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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

El concepto de control interno moderno se aparta de la concepción legal y constitucional, convirtiéndose en un genuino instrumento de la labor gerencial, lo que obviamente releva la responsabilidad administrativa en cabeza del representante legal y sus funcionarios o empleados delegados

Es frecuente recibir solicitudes y consultas de los profesionales de Auditoría Interna, donde argumentan cómo los representantes legales en relación con su autoridad que les asiste, endilgan funciones, actividades, compromisos e investigaciones, de tipo administrativo a la Unidad de Auditoría .

Lo anterior, no sólo desvirtúa la esencia de lo que significa el autocontrol, si no que desprende la concepción moderna de actuación de éstas oficinas, fundamentadas en la asesoría y evaluación;  por lo que no es legalmente viable que se le adscriban funciones de tipo administrativo; sin dejar de considerar  el malestar y contraposición que se genera entre auditor y auditado por esta clase de divergencia.

En relación con la Auditoría Interna, el  modelo lo concibe como una función eminentemente asesora y evaluadora, sin componente operativo diferente al que requiere para hacerse un juicio sobre los temas objeto de evaluación, por lo que debe ocuparse de aquellos asuntos sobre la cual esta idóneamente preparada.

La auditoría interna no se creó para ejercer el control, si no para velar que el mismo se realiza por quienes tienen la responsabilidad de hacerlo; de tal suerte que el control es una actividad natural de sus responsables o dueños de los procesos como componente de su labor administrativa.

De otra parte, y para que el modelo no revista retroceso, a las Auditorias Internas no les está permitido participar en los procesos administrativos, salvo que sea el de evaluar o asesorar a la administración a través de recomendaciones respetuosas no vinculantes; caso contrario nos estaríamos devolviendo a la coadministración por parte de las Auditorias, ejercida en décadas anteriores con resultados desalentadores,  y por ende la disolución de las responsabilidades propias de los dueños de los procesos.

La atención a las quejas y reclamos de los clientes y usuarios de la organización, es uno de esos casos, donde la administración traslada la investigación y en ocasiones la responsabilidad de solucionar la problemática planteada al grupo auditor, siendo consiente que la queja o reclamo provine de un proceso cuya responsabilidad tiene un dueño, el cual debe asumir, corregir y darle solución no solo a la queja si no a la causa que generó la insatisfacción del cliente, como una manera de propiciar el mejoramiento continuo y cercenar desde la raíz el problema en cuestión.

Es también muy común observar, como las disposiciones, reglamentos, normatividad, etc… endilga funciones y actuaciones a las unidades de Auditoría interna, las cuales no pueden ser eficientemente atendidas, en razón a la poca capacidad física y de talento humano con que cuenta estas unidades, convirtiendo  entonces la presencia de la Auditoría en figura decorativa en los esquemas organizacionales, ante los limitados recursos y respaldo que la alta dirección les ofrece, y por consiguiente falta de credibilidad frente a la competencia de los profesionales asignados a ese cargo tan relevante.

Esta falta de respaldo es más evidente cuando el nivel de capacitación y socialización que ostentan no es suficiente frente a sus competencias,  donde a mi criterio deben conocer más o igual que el mismo representante legal, para que se conviertan en verdaderos asesores y respaldo en la consecución de los objetivos y metas de la organización.

Hay una labor que las Auditorias Internas pueden hacer de manera ocasional en la medida de su programación, y es el acompañamiento a ciertas actuaciones que la administración realiza, se trata de: toma de inventarios, licitaciones, audiencias públicas, comités, mesas de dinero, baja de bienes, entrega de obras, empalmes entre administraciones, implementación de procesos etc… con un atenuante y es que el auditor no puede avalar el proceso a través de firmas, autorizaciones, confirmaciones; por lo que su participación se limita  simplemente a actuar como observador.

De tal suerte, que para que las actuaciones de la Auditoría Interna no se configure como un apaga – incendios, sus actividades y funciones en lo posible deben estar concebidas en un Plan General de Auditoría (PGA), aprobado por la alta dirección, el cual deslegitimiza tal accionar que se reclama y que paradójicamente es sobre el cual debe combatir con mayor propósito la organización como responsable del control interno y la Auditoría en su labor de asesoría.

En razón a lo anterior

  • Considerar la Auditoría como el mayor aliado de la organización.
  • Revestirlo de personal idóneo y capacitado suficiente, para que con su asesoría la administración se sienta segura de sus actuaciones.
  • Darle importancia a sus recomendaciones que seguramente lograra obtener el mejoramiento organizacional que se persigue.
  • Considerar la Auditoría como unidad independiente, que si bien tiene una dependencia administrativa, ejerce funciones propias de evaluación y asesoría.
  • Recordar que la Auditoría no ejerce el control de la organización, pero sí verifica que se ejerza por los responsables de hacerlo, dueños de los procesos.
  • El valor agregado que las Auditorias producen, está materializado en informes producto de sus actuaciones.
  • Demandar de las unidades de Auditoría Interna capacitación y socialización sobre la cultura del autocontrol a cada uno de los miembros de la organización, tanto directivas como administrativas.
  • No endilgarles funciones operativas, diferentes a su actuación propia de asesoría y evaluación y en concordancia con su PGA.

Reflexión: “Las improvisación en todas sus formas, es sinónimo de debilidad en el sistema de control interno de las organizaciones”

 

Marcbon/007  

E-MAIL:   marco.bonilla@auditool.org

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