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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.org
La redacción de un código de conducta implica tener en cuenta varios elementos, para que esta tarea resulte exitosa. Algunos de ellos se presentan en seguida:
Consejo 1: Pensar en términos de valores, creencias y expectativas en lugar de hechos.
En un código de conducta, más que las situaciones individuales hay que tener en cuenta aspectos grupales. En una organización hay valores y creencias compartidas que pueden ser reconocidas informalmente dentro de la organización o pueden codificarse en la forma de una declaración de valores organizacionales. Los valores de la organización son la base sobre la cual se elaborará el código de conducta. Expresan lo que un grupo de personas reunido como organización cree.
Consejo 2: Sencillez – evitar la pomposidad.
Es mejor emplear un lenguaje común generalmente empleado en la organización y que sea entendido fácilmente por empleados de todos los niveles. Esto no significa usar lenguaje coloquial. La idea es usar un lenguaje simple.
Consejo 3: Ser conciso … dentro de lo razonable.
Es importante se conciso, pero no es lo único. Una buena combinación de oraciones cortas y medianas ayuda a mantener la atención de los lectores mejor que las oraciones largas y complejas o solamente frases cortas.
Consejo 4: Usar voz activa en lugar de voz pasiva.
La voz activa tiende a transmitir ideas de forma más clara y con menos palabras que la voz pasiva. En oraciones escritas en voz activa, el sujeto realiza la acción expresada en el verbo. En voz pasiva, el verbo actúa sobre el sujeto. El uso excesivo de la voz pasiva tiende a hacer que la prosa sea plana y poco interesante, y las oraciones de voz pasiva tienden a ser incómodas. Ejemplo: «El código es de lectura anual obligatoria». [PASIVO] «Se requiere que lea el código anualmente». [ACTIVO]
Consejo 5: Usar ejemplos cuando sea apropiado.
En caso de duda sobre algún contenido, un ejemplo ayuda a dar claridad. Los ejemplos relevantes y genéricos de lo que constituye una conducta aceptable e inaceptable hacen que los códigos sean más fáciles de comprender.
Consejo 6: Escribir para los lectores.
No hay que descuidar a los lectores. Algo obvio para quien escribe puede no ser obvio para ellos. Es importante pensar en lo que se escribe, en términos de lectores que no conocen o no han tenido experiencias con códigos.
Consejo 7: Evitar ser muy pulido al redactar.
Hay que elaborar un borrador, revisarlo, editarlo y pulirlo. Hay que redactar inicialmente todo el código sin preocuparse demasiado por los errores gramaticales, la puntuación y la elección de palabras. Una vez se tiene un borrador, hay que revisarlo cuidadosamente para mayor claridad, contenido, concisión, gramática, ortografía y puntuación y corregirlo. Posteriormente, se edita la copia prestando especial atención a las opciones de palabras y el significado. Finalmente, se pule el borrador final.
Consejo 8: Leer el código en voz alta.
Al leer en voz alta, pueden aparecer errores y puntos de confusión. Escuchar las palabras puede detectar problemas que los ojos, que están acostumbrados a ver, han perdido. Si se advierten errores, se repiten los consejos 7 y 8 hasta que suene bien y se vea bien.
Consejo 9: Usar escritura fácil de leer.
Al revisar el borrador final, hay que hacer la pregunta crítica: «¿Cómo parece esto?» Hay que buscar que este borrador final parezca profesional porque los revisores que lo pasarán a la próxima evaluación. Debe evitarse el uso de palabras y frases escritas todas en letras mayúsculas, así como evitar presentar material en largos párrafos en cursiva.
Consejo 10: Pedir a algunos críticos exigentes, que lo lean.
Se debe obtener la opinión de algunos terceros. Es preferible que lo hagan quienes son críticos exigentes, que pueden ser más sinceros que otros lectores.
Basado en: http://www.ethics.org/resources/free-toolkit/style-tips
C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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