Puntos clave para auditar las cifras de los estados financieros – Primera Parte
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El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada de auditoría para poder concluir acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la compañía auditada.
La evidencia de auditoría se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control y de procedimientos sustantivos. En algunas circunstancias, la evidencia puede ser obtenida completamente de los procedimientos sustantivos.
“Pruebas de control” significan pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría sobre la adecuación del diseño y operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno.
“Procedimientos sustantivos” significa pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría para detectar representaciones erróneas de importancia en los estados financieros, y son de dos tipos:
(a) Pruebas de detalles de transacciones y balances; y
(b) Procedimientos analíticos
Momento oportuno para la ejecución de las pruebas sustantivas
Cuando nuestro trabajo es para opinar sobre los estados financieros al cierre a 31 de diciembre, no es buena práctica auditar cierres mensuales debido a que esto es desgastante para el auditor y no le permite enfocar su trabajo en aquellas áreas en donde puede proteger o crear valor para el cliente.
En lugar de auditar estos cierres mensuales el auditor puede realizar una buena planeación y evaluación de procesos para identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y evaluar el diseño y la efectividad de los controles clave que mitigan los riesgos identificados. Con base en los resultados de estas pruebas se define el alcance de los procedimientos sustantivos.
Una buena práctica es realizar los procedimientos sustantivos en dos momentos, un pre cierre y en el cierre de fin de año.
Pre cierre:
El pre cierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de última hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc). El pre cierre es recomendable realizarlo entre agosto y octubre.
Un factor clave de éxito para un pre cierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administración de la compañía, es decir que la compañía debe preparar sus estados financieros al pre cierre como si fuera el cierre de fin de año. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informándole los beneficios que va a traer para las dos partes.
Algunas situaciones que podemos identificar en el pre cierre y que se deben comunicar al cliente para que realice los respectivos ajustes al cierre a 31 de diciembre.
- Necesidad de practicar avalúos a los activos de la compañía
- Necesidad de depurar las conciliaciones (bancos, deudores, inventarios, activos fijos, proveedores, etc.)
- Necesidad de ajustar las provisiones (cartera, inventarios, contingencias etc.)
- Necesidad de realizar el inventario de fin de año
- Necesidad de ajustar las depreciaciones
- Necesidad de actualizar el cálculo actuarial (Compañías que tienen a su cargo pensionados)
- Necesidad de solicitar certificados de las inversiones
- Necesidad de conciliar las confirmaciones recibidas
- Ajustes de los saldos por las confirmaciones recibidas
- Etc.
Existen dos procedimientos que consideramos se deben incluir en el pre cierre teniendo en cuenta su relevancia para la obtención de evidencia suficiente y adecuada.
1) Planear la participación en la toma física de fin de año
Antes del cierre a 31 de diciembre, el auditor deberá planear su participación en la toma física de fin de año, con el fin de definir el alcance y la logística necesaria para su participación.
2) Envío de confirmaciones a clientes y proveedores
Las confirmaciones de clientes y proveedores son las más difíciles de conseguir y pueden implicar invertir mayor tiempo para identificar posibles ajustes, teniendo en cuenta que en los casos en donde se presentan diferencias el cliente debe entrar a conciliar sus cifras con las cifras del tercero que confirmó. Por lo anterior, recomendamos que estas confirmaciones se envíen con un corte antes del cierre a 31 de diciembre (Ejemplo, con corte a 31 de octubre de 2010), para que el proceso de obtención, análisis y ajuste se realice antes del cierre.
Aquí finalizamos la primera parte de este tema, en nuestro próximo boletín continuaremos con este tema.
Hasta pronto!
Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
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