Las organizaciones están creando y almacenando información de forma compulsiva. Esto ha generando un nuevo fenómeno conocido como ‘acumulación de datos’, en el cual se acopian de manera enfermiza inmensas cantidades de hojas de cálculo, borradores en Word, presentaciones, videos personales, cuadros de presupuesto y cientos de archivos que no sirven para nada y en cambio, hacen engordar los discos duros a niveles insospechados.

Así como muchos individuos acumulan periódicos, revistas, juguetes, ropa o zapatos pensando que les serán útiles en el futuro, las empresas también acumulan toneladas de datos, la mayoría de ellos considerados ‘chatarra digital’. Basta con revisar un reciente estudio global de Veritas Technologies, que reveló que un promedio de 85% de todos los datos procesados y almacenados se clasifican como ‘oscuros’. Eso incluye datos redundantes, obsoletos o triviales (ROT es la sigla que se usa).

PERO, ¿QUÉ RAYOS ES UN ‘DATO OSCURO’?

Si no entiende lo que significa un ‘dato oscuro’ ¡no es el único! Según el blogger de tecnología Isaac Sacolick los datos oscuros son “aquellos datos que aunque no se les ha encontrado un uso adecuado (hasta ahora), se mantienen ‘por si acaso’”. Mejor dicho, un dato oscuro es aquel cuyo valor aún no está identificado.

“En las empresas conviven los ‘datos prioritarios’ y los ‘datos ROT’”, me asegura Hernán Roth, Director de Ventas y Servicios Técnicos para Latinoamérica de Veritas Technologies, para quien los primeros son aquellos que “se analizan frecuentemente, se utilizan para tomar decisiones del negocio y hacen parte de la jornada operativa de las empresas”, mientras que los segundos “son inútiles y hay que eliminarlos periódicamente de forma segura”.

Sin embargo, los directivos sienten miedo de borrarlos, a pesar de que son solo eso: basura. “Es como si tuvieran temor de utilizar la tecla ‘borrar’”, prosigue. Además, el 40% de los datos almacenados por las empresas no se han tocado desde hace más de tres años.

Ante este panorama, muchas organizaciones aún no saben qué tipo de datos tiene. Tampoco son conscientes sobre como descubrir valor en esa información; y lo que es peor, no saben cuál es el riesgo asociado a tener datos oscuros o ROT.

“Es como si tuvieran temor de utilizar la tecla ‘borrar’”

“Parece que la cultura de la acumulación de datos se ha apoderado de las organizaciones”, continúa Roth, para quien “los directivos son indiferentes con respecto a la política de retención de ellos, ya que los datos pueden ser cualquier cosa, desde información valiosa y crítica para el negocio hasta información no compatible.”

TONELADAS DE DATOS Y POCO PRESUPUESTO

Resulta que cuando las empresas comienzan a escarbar dentro de la maraña de datos guardados, descubren que la mayoría de ellos no representa ningún valor y, por el contrario, deben pagar no solo por almacenarlos sino también por gestionarlos y protegerlos.

Steve Vranyes, CTO de Veritas, cree que el problema común con el que luchan las organizaciones “es la contradicción entre la curva exponencial de crecimiento de los datos y la restricción de recursos y presupuesto”. Aún así, “con solo realizar pequeños cambios es posible generar grandes resultados en costos de almacenamiento”.

Por pequeños cambios, Vranyes se refiere a nuevos esfuerzos en materia de archivo, supresión o migración de datos, especialmente para evitar acumular grandes cantidades de información que –a la larga- derivará en una serie de problemas difíciles de sostener.

¿CÓMO PREVENIR LA ACUMULACIÓN?

Entonces, ¿qué hacer para prevenir la acumulación de datos chatarra?. Hernán Roth sale al paso indicando que “es importante eliminar periódicamente los datos ROT, de ser posible de forma semanal, con el fin de liberar recursos”. También aclara que los datos deben clasificarse “según sea su utilidad y no basándose en su confidencialidad, proyecto o tipo”. Finalmente, vale la pena establecer procedimientos para evitar que los empleados utilicen los recursos de almacenamiento corporativos para su uso personal.

Si Usted es de los que todavía guarda datos empresariales sin relevancia y obsoletos, es hora de salir de ellos».

Si Usted es de los que todavía guarda datos empresariales sin relevancia y obsoletos, es hora de salir de ellos. Si piensa que migrar toda esa chatarra digital a la nube le resolverá sus problemas, piénselo de nuevo, ya que el asunto no solo va a empeorar, sino que además los costos en infraestructura y gestión crecerán como la espuma, al igual que los datos.

Por el contrario, si inicia desde ya un plan estructurado para descubrir cuál es su información útil podrá aprovechar mejor esos datos en beneficio del negocio y de su bolsillo.

“Comprar más equipos y ampliar la infraestructura para soportar más almacenamiento es como echarle gasolina al fuego”, deja caer Roth. “Es un círculo vicioso que terminará por reventar el presupuesto y poner en riesgo el negocio. No vale la pena exponerse”.