Heinsohn presentó un servicio en la nube que centraliza la información de la nómina y la actualiza en tiempo real con funciones de autogestión.
Ángela Castillo, Heinsohn.
Las pequeñas y medianas empresas enfrentan el desafío de ser más eficientes y rentables en una era de continua reactivación económica y —al mismo tiempo— deben ser capaces de apropiar tecnologías que les ayuden a modernizarse y cumplir efectivamente con la normatividad vigente.
En ese camino, se han encontrado con una serie de reglamentaciones que las obliga a reportar a la Dian los valores devengados y deducidos de la nómina de sus colaboradores. Un proceso repleto de especificaciones técnicas que exigen la clasificación del contenido mediante nodos, formatos de presentación, códigos, formatos de archivos y medios de transmisión, entre muchos otros.
“La nómina electrónica no es solo una palabra de moda de la que todos hablan”, dice Ángela Castillo, gerente de proyecto Nómina Pyme de Heinsohn, “El 11 de febrero de 2021 la Dian expidió la Resolución 0013 que reglamenta la nómina electrónica, la cual sirve de soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA”.
La fiscalización de los ingresos laborales llegó como una obligación tributaria que deriva en una modernización tecnológica…
La transformación digital es una necesidad para todas las empresas, sin importar su tamaño, actividad, antigüedad, etcétera. Es la única forma para que logren sistematizar la información circulante dentro del negocio. El software les permite a las empresas la precisión, agilidad y facilidad para llevar el control y orden en las actividades diarias y de fiscalización que con el pasar del tiempo son más exigentes. La modernización promueve la disminución de la informalidad y que las compañías sean más competitivas. Esto, sin duda alguna, también genera tranquilidad a los colaboradores.
“El software permite la precisión, agilidad y facilidad para llevar el control y orden de las actividades diarias y de fiscalización que con el pasar del tiempo son más exigentes”.
¿Hay un cronograma?
En efecto. Para llevar a cabo esta actividad la Dian estableció un cronograma con grupos asignados según el tamaño de las compañías para realizar la presentación de forma paulatina. Conforme a lo estipulado en las Resoluciones: 000013 del 11 de febrero de 2021, 000037 del 2021, 000063 del 30 de julio de 2021, y la 000028 del 28 de febrero de 2022.
Es que muchas veces la tecnificación se produce a partir de regulaciones, pero las pymes no saben cómo hacerlo. ¿Ustedes cómo les ayudan?
Heinsohn cuenta con personal capacitado que está en constante actualización en lo referente a la legislación laboral. Esto nos permite desplegar de una forma adecuada las actualizaciones en el software para que siempre estén vigentes y poder cumplir con la ley, y entidades como la Dian y UGPP. También realizamos capacitaciones, webinars, manuales de usuario, en los que damos a conocer estas nuevas funciones derivadas de las legislaciones. Dado que algunas empresas desconocen esta información, esto abre la puerta para que se actualicen y afiancen el conocimiento. Al final, esto les permitirá llevar sus procesos de la forma indicada.
Ustedes mencionan que habrá un ‘bienestar laboral de los empleados’… ¿Qué significa esto?
Heinsohn Nómina Pymes es un software que cuenta con la funcionalidad para que el colaborador se autogestione en tiempo real. Para lograrlo, hemos creado un portal web que permite: Consultar: comprobantes de pago, certificados laborales, certificados de ingresos y retenciones, reportes de retención en la fuente; solicitar Vacaciones y reportar incapacidades; realizar trámites tales como traslado de EPS, cambio de fondo de pensiones y cesantías y cambio de cuenta bancaria; y, finalmente, actualizar la información bien sea personal o familiar. También tenemos App móvil gratuita, que cuenta con las mismas funcionalidades del portal web, lo cual realmente permite que a un solo clic obtengas todo lo que necesitas, ahorrando tiempo, dinero, y generando felicidad en tus colaboradores.
“Heinsohn Nómina Pymes es un software que cuenta con la funcionalidad para que el colaborador se autogestione en tiempo real.”
También hablan de ‘agilidad y facilidad’…
Sí. Si bien hoy en día las compañías realizan su proceso de nómina bien sea mediante archivos manuales o sistemas obsoletos por falta de actualización, son soluciones que no interactúan entre sí, lo que se convierte en reprocesos para quienes realizan la actividad de la nómina. Con Heinsohn Nomina Pyme es posible centralizar la información y actualizarla en tiempo real. Además, cuentas con el sustento de lo que has liquidado en el sistema cuando te encuentres en temas de fiscalización, calidad en el proceso de configuración. Brindamos una experiencia de usuario con un sistema intuitivo que te brinda agilidad y facilidad en tus procesos, sin dejar de lado la calidad y experiencia que tenemos en el mercado, para que las compañías puedan sentir tranquilidad en sus procesos, como seguridad social, nómina electrónica, parafiscales y prestaciones sociales. Trabajamos en la transformación digital, por eso es importante sistematizar las empresas en todas las áreas sin dejar de lado los procesos de nómina, que a la final son importantes para que nuestros clientes internos, en este caso los colaboradores, cuenten con calidad y servicio.
¿Cuáles son las tarifas?
Nuestros precios son calculados con base en la cantidad de colaboradores activos registrados en el sistema mensualmente,. Esto quiere decir que nunca pagarás de más y así mismo son precios que incluyen la funcionalidad de la nómina sin precios ocultos. Por ejemplo una pyme de hasta 25 empleados tiene una tarifa por mes de $446.000; una de 50 empleados $500.000 y hasta de 100 empleados $662.000. ¡Sencillo! entre mayor sea el rango de colaboradores de tu negocio, invertirás menos.
¿De qué forma su software se integra a otros sistemas en la pyme?
Esta parte es muy interesante ya que el software cuenta con la configuración de perfiles de usuario y flujos de aprobación. ¿Esto que quiere decir? Significa que, a pesar de que sea un sistema de nómina, tiene la facilidad de interactuar con otras áreas, por ejemplo: usuarios administradores del proceso de nómina, usuarios jefes de área que pueden aprobar solicitudes de sus equipos de trabajo. Generamos información que se puede tramitar en la misma área o diferentes como: generación de archivos planos para pagos de los procesos de la nómina, soportes para pagos de la Planilla de Autoliquidación de Aportes, interfaces para procesos contables, financieros, reportes para entidades como la Dian y la UGPP.
“A pesar de ser un sistema de nómina, tiene la facilidad de interactuar con otras áreas y plataformas del negocio”.
Es que la nube ayuda a ser más eficientes…
Ayudamos a las áreas en cuanto a capacidad del usuario de nómina y tecnología, esto debido a que, por ser un software en la nube, proveemos la infraestructura y ponemos a disposición los servicios para que las empresas realicen su proceso de manera ágil y sencilla. Esto genera que puedan optimizar los tiempos, ser menos operativos y tener a la mano información veraz que les pueda servir para toma de decisiones.
¿Qué servicios adicionales tienen las pymes al momento de contratar el servicio?
Nuestro servicio permite realizar el proceso de nómina incluyendo liquidación, novedades y gestión de colaboradores; Nómina electrónica; Portal de autogestión; App móvil y reportes de ley para entidades de control. Las pymes también disponen de tableros de control e informes interactivos, así como de un proceso de implementación acompañada y asistida por un líder de proyecto para configuración de conceptos y promedios con base en la legislación laboral; activación de reportes; históricos, certificaciones laborales a medida; ubicación del empleado por centro de costo y proyecto; y parametrización de su información contable, entre muchos otros.
¿Hay mesa de ayuda?
Tenemos acompañamiento virtual con soporte en mesa de servicio que incluye equipo de asesoría y soporte especializado; formación continua para tu equipo de trabajo; soporte post-venta; capacitación online; así como actualizaciones y cambios de ley sin costo adicional.
¿Por qué las pymes deberían optar por Heinsohn en lugar de otro proveedor?
Hay tres razones claves: Autogestión: Si bien el proceso de nómina es algo tradicional y que se realiza hoy en día dentro de las empresas, la opción de autogestionarse por un portal o una web es algo que facilita bastante la interacción en la compañía, agiliza y facilita los procesos de las personas encargadas del proceso de nómina, aprobaciones por jefes, brinda una experiencia de usuario precisa, eficiente, brindando felicidad a tus colaboradores. Software a la medida: Nuestra aplicación cuenta con una pre-configuración, la cual facilita los procesos de implementación y puesta en marcha. A su vez, por ser en la nube, los despliegues de versiones son rápidos y no tienen afectación. Además, nuestra capacidad de respuesta frente requerimientos de ley, es óptima; y, Experiencia y calidad: no es de ignorar que hoy hay gran variedad de sistemas para la liquidación de la nómina, pero que por una u otra razón empiezan a bajar su nivel. Nosotros somos fabricantes de software con amplia experiencia en el mercado de nómina, en el cual hemos tenido la oportunidad de llegar a diferentes industrias del mercado.
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