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Retomando este tema, recordemos que la Guía expedida recientemente por el Departamento de Justicia (DOJ) y la Bolsa de Valores (SEC) de los Estados Unidos aporta elementos valiosos para la construcción o reforzamiento de los Programas de Cumplimiento (Compliance).
Es así como además de redundar en aspectos para el diseño de Políticas de Regalos, entretenimiento y viajes; (tratado en la Parte I de este escrito), identifica los elementos para la efectividad de un Programa de Cumplimiento (Compliance).
Al respecto menciona que el tamaño de la compañía y el sector en que actúan son determinantes para los Programas de Cumplimiento; al igual que las necesidades, los riesgos y retos de cada empresa en particular.
Subestima los Programas de Cumplimiento (Compliance) estandarizados: si el Programa de Cumplimiento es diseñado cuidadosamente, implementado de manera seria, y justamente aplicado, la empresa podrá prevenir, detectar y remediar hechos de corrupción.
Para la experiencia de estas dos entidades un Programa de Cumplimiento (Compliance) es efectivo si cuenta con los siguientes elementos:
- Compromiso de los lideres y una política claramente articulada contra la corrupción:
La alta gerencia y la junta directiva deben adherirse y transmitir sin ambigüedades los Programas de Cumplimiento a la gerencia media para que ésta a su vez, los transmita al resto de la empresa.
Menciona, cómo frecuentemente encuentran casos de Programas de Cumplimiento muy consistentes en el papel pero que la alta gerencia ha fallado en su efectiva implementación.
- Código de Conducta y Políticas y Procedimientos de Cumplimiento (Compliance).
Reconoce al Código de Conducta como el cimiento sobre el cual se edifica un Programa de Cumplimiento. Este debe ser claro, conciso y accesible a todos los empleados y terceros que actúan en representación de la empresa.
Las políticas y procedimientos deben detallar responsabilidades, controles internos, prácticas de auditoria , régimen disciplinarios, acordes con el tamaño y naturaleza del negocio; y que reflejen un conocimiento profundo sobre:
ü los riesgos asociados al negocio,
ü el modelo de negocio;
ü los productos y servicios,
ü los terceros;
ü los clientes,
ü las interacciones gubernamentales, y
ü los riesgos del sector y geográficos.
- Supervisión, Autonomía y Recursos
Un responsable de la supervisión e implementación de un Programa de Cumplimiento, debe tener autonomía, ascendencia y acceso a la alta gerencia, sin perjuicio que sea trabajador de la compañía.
La disponibilidad de recursos destinada a garantizar la adecuada difusión del Programa de Cumplimiento (Compliance) dependerá del tamaño de la empresa y sus propios riesgos previamente identificados.
- Valoración de los Riesgos
Con el fin de resaltar la importancia de la realizar una correcta valoración de los riesgos reales la Guia puntualiza: “Destinar una cantidad de tiempo desproporcionada supervisando modestas atenciones, y regalos, en lugar de enfocarse en grandes licitaciones, pagos cuestionables a terceros consultores, o descuentos excesivos a clientes y proveedores, puede indicar que el Programa de Cumplimiento (Compliance) es ineficiente. ”
5. Entrenamiento y Continuo Asesoramiento
Para garantizar el efectivo cumplimiento de sus políticas y procedimientos, deben transmitirlas debidamente a toda la empresa.
Esto incluye entrenamientos (presenciales, on-line, teóricos y prácticos) periódicos y certificaciones a directores, empleados y terceros críticos y especiales a áreas críticas como la comercial y financiera.
Dependiendo del tamaño de la compañía, deberá evaluarse la posibilidad de instaurar una forma de asesoría continúa para la solución de consultas.
6. Medidas de incentivo y disciplinarias.
Contar con políticas que prevean sanciones proporcionales y adecuadas para casos de violación- Así mismo el comportamiento ético y el cumplimiento del Programa debería ser parte de las políticas de incentivos de la empresa bien representada en los bonos anuales de desempeño o en promociones a los trabajadores.
7. Auditorías para Terceros.
Los terceros pueden en nombre la compañía cometer actos de corrupción. La forma de relación, el conocimiento del tercero, sus antecedentes, son relevantes en el momento de realizar auditorías a éstos.
De igual forma es recomendable contar con contratos en los que el servicio y los pagos se encuentren claramente descritos.
El tercero debe tener acceso a los contenidos del Programa de Cumplimiento de la empresa que representa-
8. Reportes confidenciales e Investigaciones internas
La organización debe proveer para los trabajadores y terceros de mecanismos de denuncia anónima y sin retaliaciones (hotlines, ombudsmen) y contar con un procedimiento serio y confiable de investigación interna.
Las lecciones aprendidas y las consecuencias de una investigación deben ser insumo para las revisiones y actualizaciones de los Programas de Cumplimiento.
9. Mejora Continua: Revisiones Periódicas
Debe tenerse en cuenta que los cambios en los negocios, en su entorno, las leyes que lo gobiernan y los posibles vacios exigen un revisión constante y periódica.
Resalta por último la guía la importancia de realizar Due Dilligence en temas de Cumplimiento (compliance) a las compañías objeto de adquisición o absorción por una fusión.
