10 Tips para prevenir el fraude y la corrupción

Por: Marco Bonilla. Colaborador de www.auditool.org

El flagelo de la corrupción y el fraude, antes que ser ignorados, hay que afrontarlos; y una de las formas más radicales de hacerlo es, implementando políticas de control que eliminen estas prácticas. Prácticas que no sólo impactan la economía de las empresas, sino que se desarrollan al núcleo poblacional generando altos índices de indigencia, criminalidad, pobreza, falta de empleo, entre otros; por lo que requiere de un desarrollo homogéneo y coherente. No obstante, sino existen políticas realmente eficientes y eficaces desde el propio Estado, este látigo social dañará todos los procesos de organización empresarial, que hasta ahora sólo se ha revisado,  a través de pañitos de agua tibia, ocasional y parcialmente.

Definamos en principio qué es “política”: “En términos simples las políticas de las empresas son el lineamiento de acuerdo al cual se guía su funcionamiento al interior de la organización. Por ejemplo una política es que todas los empleados siempre deben usar uniforme, o que los descuentos son máximo de 10%, etc. las reglas administrativas son las normas que hay en la empresa pero siempre van de acuerdo con la política y la filosofía de la compañía”

Esta sencilla pero clara definición nos indica que las “políticas” son medidas y/o  estrategias de control organizacional que requieren ser revisadas para encausar el camino y lograr mitigar las desviaciones que afrontan las empresas.

A continuación sugiero, un modelo exigente y estandarizado para las empresas y adoptado por organismos superiores las siguientes:

1.  Una política de Estado para desarrollar y emprender en todos los niveles y  sectores de la población, con el fin de revisar, desde el núcleo familiar y las aulas, la formación educativa basada en el respeto, la honradez, la puntualidad y la disciplina;  así  se propiciaría un cambio cultural profundo alrededor de éstos valores.

2.  Las normas están fundamentadas en postulados universales, los principios en la constitución y la ley, las políticas, los métodos y los procedimientos, en normativas reguladoras; todas ellas con sanciones ejemplarizantes; sin embargo, se requiere pasar del dicho al hecho, con ejemplos sin atenuantes y contemplaciones.

3.  Adoptar la misión de la empresa como una política de observancia permanente, donde todos los involucrados deberán conocerla y aplicarla con rigor en todas las actuaciones de la organización desde lo operativo, lo normativo, lo financiero-contable, entre otros.

4.  Sin ninguna excepción, y en todos los niveles de la organización, es fundamental como política de selección de personal realizar un proceso de méritos, en donde el perfil profesional, la hoja de vida, tanto en lo personal como laboral, sea motivo de evaluación y consideración rigurosa por quienes les corresponde calificarlos, cuidando de hacer pruebas psicotécnicas y confrontando recomendaciones y referidos para lograr una vinculación transparente.

5.  La formalización de procesos y procedimientos, como política organizacional, proporciona la guía operativa básica de las empresas, pues limita al personal a realizar las actividades de manera improvisada y por conveniencia y al contrario fortalece la segregación de funciones y la independencia de actuaciones y responsabilidades.

6.  La política en la utilización de TICS, además de agilizar y mitigar la labor operativa, proporciona mayor respuesta en tiempo real sobre la información, para la toma de decisiones efectivas. Es, a través de éste medio, que se origina con mayor frecuencia el fenómeno de la corrupción y el fraude, por lo que se hace necesario ejercer una labor de auditoría y supervisión permanente con respuestas inmediatas y correctivas.  Es importante generar la mayor atención sobre la autorización, el registro, el soporte, la operación y la custodia que dan lugar a la  formulación de estados financieros; su permanente conciliación, confirmación, arqueos y pruebas sobre los mismos, proporcionan seguridad en los movimientos económicos de la organización y sus resultados.

De la misma manera, los presupuestos en la obtención de los ingresos y en la aplicación de los gastos e inversiones, así como su programación, debe ser una política de control  permanente para adoptar en las organizaciones. La vinculación de los usuarios y /o clientes, y de la claridad de su información, proporciona y evita el ingreso de operaciones ilícitas, el lavado de activos, el contrabando, entre otros.

7.  La Urna de cristal como política para identificar, valorar, rectificar y controlar las quejas, reclamos o  irregularidades detectadas por los clientes y/o usuario. La principal virtud de este sistema, será buscar la celeridad como se investigue y se corrijan las causas y se tipifiquen las acciones corruptas y fraudulentas, para que sean sometidas por los comités o grupos especializados en análisis profundos, que converjan en decisiones y  controles efectivos.

8.  Es a través de una política de la administración del riesgo, donde las organizaciones deben propiciar actividades y controles tendientes a la prevención y mitigación del riesgo, que generan eventos de corrupción y de fraude. Bajo esta circunstancia, se ejerce una verdadera política, y por lo tanto, es necesario revisar los diferentes elementos que hacen parte del sistema, especialmente la estructura organizacional y el talento humano.

9.  Política de interventoría y supervisión por medio de profesionales especializados.  Hay que reconocer que una gran parte de las operaciones, especialmente en el sector público, se realizan vía contratación. Para que este encargo sea efectivo, se debe contar con un interventor o supervisor, cuyo perfil corresponda a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y, con amplio sentido de independencia; es decir, que cumpla con los propósitos de su misión. Dicho en otras palabras, un interventor debe cumplir funciones técnicas, funciones administrativas y funciones contables.

Lo anterior, y en razón al volumen de contratación que se produce, se hace necesario la creación de unidades de interventoría, que contribuyan en la búsqueda de la armonía en el proceso, de una manera planificada. El objetivo es blindar a la organización una interventoría permanente y pertinente, a través de un grupo calificado, especializado y constituido.

10.  Una política de apoyo y respaldo a los comités de auditoría y a la auditoría interna,  revestidos de autoridad, respeto, posicionamiento y legitimidad, en donde sus recomendaciones sean consideradas relevantes e importantes, asumiendo la administración los proveídos necesarios para contrarrestar la comisión de ilícitos e irregulares anotados en los informes y las actas que se originen, en una muestra de respaldo sin equam a la función auditora.

 Marco Hernando Bonilla Martínez. –  marco.bonilla@auditool.org  

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia