Prevenga el fraude en su organización

Por: Consuelo Herrera, CAMS, CFE, CP

Muchas veces los patronos terminan pagando mucho más dinero del que en realidad merecen los empleados en razón al mal uso que algunos empleados hacen de los recursos de la organización o del tiempo. Algunos de los casos donde empleados frecuentemente incurren en conductas deshonestas son:

– Uso de vehículos de la empresa con fines personales

– Manipulación de contratos para beneficiar a amigos y familiares

– Reembolso de gastos de representación con recibos falsos, duplicados, o por viajes personales

– Desempeñar funciones de otra compañía durante horas laborales

– Aceptar sobornos o favores para procesar pagos rápidamente

– Aceptar sobornos o favores para asumir una actitud de ceguera voluntaria cuando un prestador de servicios no proporciona los servicios para los cuales ha sido contratado

– Procesar pagos a contratistas con facturas falsas

– No cargar por los servicios prestados a los clientes que son parientes o amigos

– Apropiación indebida de los honorarios recibidos de clientes, y la detección de evitar no expidiendo recibos a los clientes.

Mantener una actitud observante y atenta de las funciones desempeñadas es lo mínimo que un empleador espera de una persona en posición de manejo. Por algo se dice que el contador forense ve más allá de los números. Un investigador financiero tiene la habilidad de detectar situaciones anómalas antes que sea demasiado tarde para la organización.

Lo más importante es que haya una segregación apropiada de funciones donde los empleados no puedan esconder el producto de ilícitos porque son descubiertos. Si un empleado puede manipular la información de modo que hechos delictuosos o deshonestos pasen desapercibidos, la organización está expuesta, innecesariamente, a ser víctima de empleados inescrupulosos y sus prácticas que menoscaban las ganancias de la organización.

Hay dos hechos que benefician a una empresa cuando los empleados notan que sus acciones son observadas. En primer lugar, el empleado que sobresale y realmente está comprometido con las metas organizacionales obtiene un reconocimiento merecido. Como resultado de este reconocimiento, ojalá en público, otros empleados se motivan a dar lo mejor de sí mismos. Lo contrario también es cierto. Cuando empleados deshonestos notan que sus acciones están siendo observadas, esa sola sensación de que alguien puede detectar sus ilícitos los previene para continuar defraudando la compañía porque saben que inesperadamente serán descubiertos. 

Descubrir y enjuiciar a un empleado deshonesto requiere mucho cuidado porque la organización debe tener políticas muy claras que los empleados entiendan, las cuales deben ser revisitadas periódicamente para asegurar que las políticas estén actualizadas y las sanciones por infracciones estén claramente determinadas.