Recomendaciones para cierres de auditorías de estados financieros a 31 de diciembre de 2010
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Se acerca el cierre de fin de año y con esto un incremento importante en nuestras labores, por lo anterior, es clave que realicemos: una revisión del trabajo ejecutado hasta el momento, la planeación del trabajo que ejecutaremos durante los próximos meses (Aproximadamente hasta marzo 31 de 2011), y la anticipación de algunas tareas que podemos realizar antes del 31 de diciembre y que seguramente nos van a quitar una carga importante de trabajo en el 2011.
A continuación presentamos una serie de recomendaciones a tener en cuenta en nuestros cierres para las auditorías que emiten informes con corte a 31 de diciembre de 2010.
Esta serie de recomendaciones no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que sirva de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.
Recomendaciones para un cierre exitoso de nuestra auditoría
1) Realizar un precierre. El precierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre (Ejemplo: 31 de octubre) y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de última hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc).
Un factor clave de éxito para un precierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administración de la compañía, es decir que la compañía debe preparar sus estados financieros al precierre como si fuera el cierre de fin de año. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informándole los beneficios que va a traer para las dos partes.
2) Elaborar un cronograma de trabajo para el cierre en donde se tenga en cuenta:
• Las fechas de los entregables, de acuerdo con los compromisos adquiridos con el cliente, las fechas de presentación de informes a entidades de control y asamblea del máximo órgano
• Los clientes a cargo del auditor
• El tiempo presupuestado de la visita
• El personal necesario para atender a los clientes
• Fecha de la visita del auditor que revisará la provisión de renta (es recomendable que la visita del auditor que revisa la provisión del impuesto de renta se realice cuando se tengan los estados financieros finales auditados)
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3) Asegurarnos que hemos cumplido con los compromisos adquiridos en la propuesta de auditoría, con nuestro cliente. Para los temas que estén pendientes por cumplir, definir un plan de acción
4) Asegurarnos que los papeles de trabajo de planeación, evaluación de controles y precierre, fueron finalizados y revisados por personas de nivel adecuado (Encargado, Gerente y Socio)
5) Asegurarnos que para los riesgos significativos identificados hasta el momento, el auditor ha definido procedimientos de auditoría que le permiten determinar el impacto de estos riesgos en los estados financieros
6) Asegurarnos que los temas complejos que han surgido en la auditoría, hasta la fecha, han sido conocidos, analizados y solucionados por personal experimentado del equipo de auditoría Ejemplo: Socio y Gerente
7) Definir y revisar los programas de auditoría que serán utilizados en el cierre y asegurarnos que nos van a permitir obtener evidencia suficiente y adecuada para formar nuestra opinión de auditoría
8) Definir con el cliente un borrador de los estados financieros que incluya las presentaciones y revelaciones de acuerdo con el entendimiento de la entidad adquirido por el equipo de trabajo, así como con la estructura de los informes financieros de acuerdo con los PCGA. Las cifras de diciembre de 2010 pueden quedar en blanco. (La elaboración de los estados financieros debe ser responsabilidad de nuestros clientes)
9) Definir un modelo de opinión estándar
10) Enviar una solicitud de información a nuestro cliente en donde le informemos la fecha de nuestra visita y la información necesaria para el cierre
11) Si realizamos un precierre, asegurarnos que los hallazgos fueron comunicados al cliente y se definió un plan de acción para que las correcciones quedaran incluidas al cierre a 31 de diciembre
12) Asegurarnos que las oportunidades de mejora que se han identificado hasta el momento han sido comunicadas al cliente mediante una carta de recomendaciones y/o una presentación de los hallazgos
13) Programar y participar en la toma física de fin de año
14) Elaborar las confirmaciones con terceros con fecha del 2011 y en lo posible enviarlas dentro de las dos primeras semanas de enero
15) Actualizar la materialidad con los estados financieros del cierre a 31 de diciembre
16) Definir un modelo de carta de representación (Las representaciones de la gerencia, son comunicaciones firmadas por el representante legal de la compañía y el contador dirigidas al Auditor en la que la gerencia manifiesta que toda la información le fue suministrada al auditor y que los estados financieros reflejan de forma razonable la situación de la Compañía. Estas representaciones le ayudan al auditor a tener un soporte en caso de una demanda en su contra)
Hasta pronto,
Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
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