Evalúe y elimine los factores que propician fraude en la organizacion

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De los tres elementos de fraude: presión, racionalización y oportunidad, el peor es la oportunidad. Muchas veces las compañías inducen a sus empleados a cometer crímenes que ellos ni siquiera hubieran considerado. Algunos fraudes se perpetran y perpetúan debido a la oportunidad, algunos ejemplos:

– Estar demasiado familiarizado con las operaciones (incluyendo encubrimiento de capacidades y una posición de confianza sin ninguna clase de supervisión).

– Relación cercana con proveedores y otras personas clave.

– Una empresa que no informa a los empleados acerca de las normas o medidas adoptadas para combatir el fraude, o que omite hacer acciones de seguimiento para asegurarse que los stakeholders entiendan las expectativas.
– La rápida rotación de los empleados clave, ya sea por renuncia o despido.
– Falta de vacaciones obligatorias, rotación periódica o transferencia de los empleados clave que asumen las funciones de leer y responder la correspondencia que llega durante la ausencia del titular.
– Falta de políticas de personal basadas en buenas prácticas, y procesos adicionales de escrutinio para la selección en la contratación de nuevos empleados en puestos de manejo y confianza. Por ejemplo, conocer el historial de crédito, antecedentes criminales y verificación de todas las referencias a través de terceros.
– La ausencia de políticas de personal explícitas y uniformes que sean de conocimiento de todos los empleados, y que la organización aplique consistentemente.
– No existen registros de actos deshonestos o medidas disciplinarias, lo cual sienta un precedente y envía un mensaje muy claro al resto de la organización.
– No se requiere que ejecutivos revelen información material e importante que impactaría las decisiones de inversionistas o posibles inversionistas.
– Una gestión deshonesta o excesivamente dominante, controlada por unos pocos.
– Operar en crisis, “apagando incendios” todo el tiempo.
– No prestar atención a los detalles. Los contadores forenses buscan más allá de los números y registros para determinar la posibilidad de que un fraude ha existido, está ocurriendo o va a ocurrir.
– Expectativas de productividad y resultados de gestión poco realistas.
– Las malas prácticas de compensación evidencian injusticia y fomentan un clima de animadversión hacia la organización.
– La falta de seguridad y protección de los documentos y bienes de la compañía al interior y exterior.
– Falta de programas de formación y entrenamiento que refuercen los conceptos de ética e integridad en todas las acciones.

Los empleados pueden cometer fraude en nombre de la empresa, por lo que es necesario estar alerta a algunos indicadores o “red flags” que podrían evidenciar la existencia de estas situaciones. Algunas circunstancias que pueden contribuir a la presencia de fraude en una organización son:

– Operaciones vinculadas.
– Una estructura empresarial compleja que pretende hacer perder la pista de transacciones sospechosas.
– Equipo de auditoría interna ineficaz que no planea procedimientos para detectar fraude en la organización.
– Una empresa altamente computarizada y sin los debidos controles en los sistemas de información.
– Una empresa atípica o una industria “hot”. No existen precedentes de desempeño, ya que es nueva en el mercado y puede ser el resultado de un mercadeo agresivo para posicionar esta industria.
– Una empresa que utiliza varias firmas de auditoría o que las rota con frecuencia.
– Una empresa que se niega a proveer lo que los auditores necesitan para llevar a cabo sus dictámenes o que demora la entrega de documentos.
– Una empresa que utiliza varios asesores jurídicos en diferentes áreas y que los cambia a menudo, puede ser un indicador de que está involucrada en prácticas ilegales. Una vez que los abogados las descubren, prefieren rescindir sus servicios por no comprometer sus principios.
– Una empresa que utiliza un número inusualmente grande de instituciones financieras, implica que la situación real de la empresa no se muestra a través de ninguno de ellos.
– Problemas con varias agencias reguladoras como la administración de impuestos.
– Transacciones inusuales al final del año que podrían indicar algunos de los métodos de manipulación de la información financiera.
– Un inadecuado sistema de control interno o la no ejecución del mismo. De nada sirve tener los controles si no van a ser aplicados, comunicados y monitoreados.
– Prácticas contables indebidas fuera de los principios contables generalmente aceptados.
– Desorden en el manejo de los records contables y falta de personal suficiente en el departamento de contabilidad.
– Una empresa que inadecuadamente da a conocer, en sus revelaciones de estados financieros, prácticas cuestionables o inusuales en el manejo de su contabilidad.

Son innumerables los indicadores de fraude que pueden estar a la vista de directivos y empleados, los cuales son ignorados o simplemente pasan desapercibidos. Un excelente programa de auditoría forense y prevención de fraude ayuda a crear conciencia y a alertar a todos en la organización. Crear una política de cero tolerancia al fraude es la mejor medida para prevenirlo. Recuerde, prevenir siempre es mejor que detectar e investigar. Warren Buffet sugiere, como la mejor práctica para la contratación de personal de manejo y confianza, que “Cuando contrate empleados, busque tres cualidades: integridad, inteligencia y energía. Y si los empleados no tienen la primera, las otras dos te aniquilarán”.

Por: Consuelo DiGuglielmo

Fuente: http://www.revistadelfraude.com

El anterior artículo cuenta con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org