¿Cómo diseñar un código de ética ajustado a la medida de su organización?

Por: Iván Rodríguez. Colaborador de www.auditool.org

Disposiciones en los códigos de ética

En un código de ética, las disposiciones son los estándares específicos de comportamiento y las expectativas de rendimiento que una organización elige resaltar y abordar en dicho documento. Las disposiciones del código pueden ser breves o completas según el objetivo. Abordan una amplia variedad de temas, desde preocupaciones legales y regulatorias, a las relaciones con las partes interesadas de la organización y la aplicación de los valores. Es importante destacar que las disposiciones del código indican a los empleados qué comportamientos no son aceptables en su organización . La elección de los temas que se incluirán en un código suele estar influenciada por tres factores:

• El propósito y los objetivos del código;
• El propósito y los objetivos generales de su organización; y
• Las preguntas o inquietudes expresadas por sus usuarios previstos: sus empleados y partes interesadas.

Al decidir qué temas abordar, las siguientes preguntas contribuyen:

• ¿Cuáles son las principales leyes y regulaciones aplicables a la organización?
• ¿Qué salió mal en el pasado?
• ¿Qué más puede salir mal?
• ¿Qué orientación se necesita ofrecer a los empleados?
• ¿Qué se necesita aclarar o confirmar?

A continuación, se encuentran algunas disposiciones comunes que se encuentran en diferentes códigos. La lista de disposiciones no es exhaustiva, ni los títulos de las categorías son definitivos. Las organizaciones tienden a etiquetar y categorizar sus disposiciones de código de muchas maneras diferentes, dependiendo de sus características únicas, sus objetivos para el código, etc. El contenido del código también puede variar sustancialmente entre las organizaciones dependiendo de su industria, regulaciones / requisitos y objetivos. Algunas de las disposiciones mencionadas, suelen figurar en documentos tales como los contratos de trabajo, políticas al interior de las compañías y otros equivalentes:

Cumplimiento, Integridad y Anticorrupción

• Precisión de las finanzas corporativas y los informes financieros
• Registros de empleados e informes de gastos
• Sobornos
• Contribuciones políticas

Conflictos de interés

• Regalos y propinas
• Actividad política
• Empleo externo
• Miembros de la familia
• Divulgación de intereses financieros

Información del empleado, del cliente y del vendedor

• Mantenimiento de registros e información
• Privacidad y confidencialidad
• Revelación de información
• Prácticas de empleo
• Acoso laboral
• Igualdad de oportunidades
• Diversidad
• Trato justo del personal
• Equilibrio trabajo-familia
• Discriminación
• Prácticas laborales justas
• Drogas ilegales y alcohol
• Uso de propiedad y recursos de la organización
• Ejercicio apropiado de la autoridad
• Actividades voluntarias de los empleados
• Relaciones románticas con compañeros de trabajo
• Incentivos y sistemas de reconocimiento

Temas ambientales

• Compromiso con la sostenibilidad
• Salud y seguridad del empleado

Recursos de ética y cumplimiento

• Línea de consejos de ética
• Procedimientos de reporte
• Línea directa de denuncia anónima / confidencial
• Resumen del proceso de investigación
• Política anti-represalias y protecciones para informantes
• Responsabilidad y disciplina para los infractores
• Programa Ombuds (Defensor)

Internet, redes sociales y medios

• Uso de internet y redes sociales en el trabajo
• Sitios y contenido prohibidos
• Políticas relacionadas con publicaciones sobre empresas, productos de trabajo o compañeros de trabajo
• Relaciones en línea entre los gerentes y sus informes

Relaciones con terceros

• Obtención (bienes y/o servicios)
• Negociación de contratos

Es importante además de contar con un código de ética, su apropiada difusión y conocimiento al interior de la organización y efectuar de manera periódica revisiones acerca de su cumplimiento.

 

[1] Artículo basado en: http://www.ethics.org/resources/free-toolkit/code-provisions

 

C.P. Iván Rodríguez –   ivan.rodriguez@auditool.org  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia

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