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Por: Jesús Aisa Díez – Director Proyectos de Evaluaciones de Calidad del Instituto de Auditores Internos de España (IAI)
La recomendación por parte del Institute of Internal Auditors (IIA) respecto a que las Unidades de Auditoría Interna desarrollen un Programa de aseguramiento y mejora de la calidad no es reciente, pues la Norma 1.300, que es la que incide en este aspecto, podemos considerarla un patrón de actuación ya clásico, al estar incluido en el Marco internacional para la práctica profesional de Auditoría Interna desde hace ya bastantes años.
Como sabemos en la citada Norma se incluyen dos tipos diferentes de actuaciones: (i) las evaluaciones internas a realizar por el personal de la propia organización y (ii) las evaluaciones externas al menos cada 5 años efectuadas por personal cualificado e independiente a la empresa. Siendo a estas últimas a las que queremos dedicarles estos comentarios.
Si nos atenemos a la información relativa a esta actividad evaluadora realizada por el Instituto de Auditoría Interna de España (IAI), podríamos concluir, sin ser excesivamente críticos, que esta Norma no está muy extendida dentro de los hábitos y procedimientos a utilizar por las Unidades de Auditoría Interna (UAI), ya que son todavía muchas las que en estos momentos no han evaluado externamente su actividad, e incluso que no disponen de un Programa de aseguramiento en el que se describa la forma en la que se valora la calidad de los servicios prestados por el Departamentos de Auditoría Interna a las Organizaciones.
Las razones que justifican esta situación pueden ser múltiples, tales como: desconocimiento de la conveniencia de efectuar evaluaciones de calidad, confusión respecto del alcance de las evaluaciones requeridas por la ISO 9.001, temor a no cumplir con los requerimientos exigibles por el IIA para emitir una opinión favorable, limitaciones presupuestarias que desaconsejen involucrarse en un proyecto de evaluación externa, desconfianza sobre el valor añadido que pueda derivarse de estas evaluaciones, etcétera, etcétera.
Dada mi condición de Director de proyectos de evaluaciones de calidad por el IAI, y ante el posible conflicto de intereses que pudiera imputárseme, no voy a comentar sobre las razones expuestas anteriormente, salvo a la correspondiente al temor a no poder cumplir con los requisitos exigibles para obtener un dictamen favorable respecto al grado de cumplimiento de las Normas, ya que, adicionalmente, creo que es la razón de mayor peso para que las UAI´s no se decidan a evaluarse externamente.
Si esa fuese la causa mayoritaria por la que no se programen evaluaciones externas, parece oportuno hacer algunos comentarios con los que clarificar la situación:
En primer lugar que el IAI, desde hace ya algún tiempo, ofrece a las Organizaciones que se encuentren interesadas en la realización de estas evaluaciones externas de calidad, pero que alberguen dudas sobre su nivel de adecuación real a las Normas que le son de aplicación, la posibilidad de realizar, sin ningún compromiso para ambas partes, de una pre-evaluación sobre la situación en la que se encuentra la UAI respecto a los requerimientos formales exigibles (estatuto de auditoría, código de ética, manual de procedimientos, determinación del plan anual de auditoría, dependencias funcional y jerárquica del Director de Auditoría Interna,….), de forma que se puedan emitir las recomendaciones que se consideren precisas con las que adecuar los protocolos manejados por la UAI analizada a los requerimientos normativos del IIA; las cuales, una vez atendidas, aumentarán las posibilidades de obtener la buscada opinión favorable como resultado de la evaluación.
En segundo lugar debemos señalar que la obtención de la certificación que acredita una actividad de la UAI ajustada a las Normas, no requiere un exhaustivo cumplimiento de los preceptos normativos, pues debemos recordar que lo que se exige para obtener su máximo nivel, el deseado “generalmente cumple”, se concede cuando la UAI dispone de “procedimientos, estructuras y políticas de la actividad que cumplen con los requisitos de la norma, sección, categoría o elemento del Código de Ética en todos sus aspectos materiales, independientemente de que existan algunas oportunidades de mejora que se reflejarán en las oportunas recomendaciones”.
Adicionalmente, en el supuesto de que no se hubiese realizado la pre-evaluación procedimental citada anteriormente, o habiéndose efectuado, la aplicación práctica de los procedimientos corregidos no estuviesen aún plenamente integrados en el día a día de la UAI, lo habitual es posponer la emisión del informe final hasta que se hayan atendido las acciones correctoras que resultaran pertinentes, según el plazo estimado por los responsables de atenderlas.
En cualquier caso, lo que sí debemos considerar es que, siendo importante la obtención de la certificación que acredite la actuación de la función auditora evaluada a los principios normativos aplicables, quizás lo sea también el conocimiento e identificación de las mejores prácticas que pudieran reconocerse como aplicables en cada caso, con las que incrementar el valor aportado por la UAI a la Organización. Aspecto este que siempre se incluye en los informes facilitados por el equipo evaluador, en base a la experiencia obtenida del análisis previo de otras Auditorías.
Por lo que hemos comentado, considero que las evaluaciones externas no son decisiones que deban adoptarse necesariamente sin poder disponer de alguna referencia previa que sitúe a los responsables de las UAI respecto de su nivel de cumplimiento de las Normas, lo que permitirá adoptar, en cada caso, las medidas que se consideren más adecuadas a sus intereses.
En este sentido, y como checklist de fácil y rápida cumplimentación con el que poder identificar las fortalezas y las debilidades que concurran en la estructura y funcionamiento de los Departamentos de Auditoría Interna en el que desarrollamos nuestra actividad, a continuación reproducimos un cuestionario que permita concluir sobre la situación en la que realmente nos encontremos. Sirviendo de referencia respecto de los puntos sobre los que habría que incidir.
Nuestro deseo es que si se realiza este ejercicio de autoevaluación los SIES superen ampliamente a los NOES, puesto que así se evidenciaría una posición de la función de auditoría en sintonía con las Normas del IIA, así como un buen número de buenas prácticas; pero si esto no se consiguiese en el primer intento, el esfuerzo de cumplimentar el cuestionario nos permitirá conocer los puntos en los que habría que trabajar para conseguir una mejora continua de la actividad
Jesús Aisa Díez:
Ex-Subdirector General Corporativo de Auditoría Interna de Telefónica SA. Director Proyectos de Evaluaciones de Calidad del Instituto de Auditores Internos de España (IAI). Director Técnico de FSH Consulting. Ponente y conferencista en diversos eventos internacionales, tanto en España, como Iberoamérica. Colaborador del Blog de Nahun Frett y www.auditool.org.
Visita su blog: http://auditoriainternasiglo21.blogspot.com.es/
