Crónica de un fraude anunciado
Por: C.P.Vladimir Martínez – Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
En el año 2009, Andrea, una joven tímida de ojos grandes y mirada tierna, estudiante de noveno semestre de contaduría, ingresó como auxiliar contable a una Sucursal de una compañía extranjera.
Durante los 2 primeros años, Andrea demostró ser una persona trabajadora, honesta y digna de toda confianza, hasta el punto que se ganó la confianza del Sr. Steven, Gerente de la Sucursal.
A comienzos del año 2011, Andrea, fue ascendida como contadora y tesorera de la Sucursal.
Dentro de sus nuevas funciones, Andrea, debía autorizar y contabilizar el pago de las compras de materiales y servicios que eran aprobadas por el jefe de compras. Esta autorización se daba mediante una firma en el egreso y una primera firma en el cheque. Firmado el cheque por Andrea, se lo pasaba al Sr. Steven para la segunda firma, y posterior entrega al proveedor.
A finales del año 2011, en la evaluación de los procesos, los auditores de la Sucursal, identificaron que existía una debilidad importante en la segregación de funciones, debido a que Andrea participaba en toda la transacción, autorizando el pago, custodiando los bancos y realizando el mantenimiento de registros. Lo que dificultaba la prevención y detección de fraudes debido a que gran parte de la operación de egresos se concentraba en Andrea.
Debido a la gran confianza que el Sr. Steven le tenía a Andrea y a que debia economizar gastos con el fin de cumplir con el presuesto, no tomó las acciones sugeridas por sus auditores.
A finales del año 2013, el Sr. Steven es trasladado como gerente a un país en Centro América.
En ese mismo año asumió la Gerencia el Sr. Romero, quien contaba con una amplia experiencia como contralor en la industria.
El 4 de abril del 2014, el Sr. Romero, detecta que Andrea estaba falsificando cuentas de cobro por servicios de transporte de la siguiente forma:
1) Andrea en el año 2011, creó un proveedor ficticio (novio), aprovechando que tenía acceso al sistema, quien mensualmente pasaba una cuenta de cobro por transporte de materiales.
2) Con la cuenta falsa, Andrea procedía a falsificar la firma del jefe de compras.
Con la cuenta de cobro y la firma falsificada, Andrea, la niña tímida de ojos grandes y mirada tierna, procedía a autorizar el pago al proveedor ficticio (novio) mediante la firma de un cheque por un valor superior US$ 2.500.
3) Con la firma de Andrea en el cheque, autorizando el pago, el Sr. Steven, con toda confianza, procedía a realizar la segunda firma en el cheque, para el respectivo pago al proveedor ficticio.
4) Aunque sus auditores detectaron la debilidad, nunca efectuaron un seguimiento a la implementación de su recomendación.
5) El Sr. Steven se fue del país sin sospechar que Andrea, esa niña tierna con apariencia inofensiva, hurtó más de US$90.000 durante 3 años.
La importancia de la segregación de funciones a la hora de prevenir y detectar fraudes
La segregación de funciones es una de las principales actividades de control interno destinada a prevenir o reducir el riesgo de errores o irregularidades, y en especial el fraude interno en las organizaciones. Su función es la de asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las fases de una operación, desde su autorización, pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los registros maestros necesarios.
Se daría una adecuada segregación de funciones cuando para realizar una acción fraudulenta o irregularidad se requiera de la confabulación de dos o más empleados.
En los casos en donde no existe una adecuada segregación de funciones, es posible que los demás controles implementados no sean confiables.
Ejemplo:
La persona que custodia el inventario puede realizar ajustes a este, dando de baja inventario que es utilizado para beneficio personal (hurto). Al darlo de baja lo puede retirar como inventario dañado que es llevado al gasto y al momento de realizar el inventario físico (control) no se va a detectar un faltante.
Una adecuada segregación de funciones contribuye a prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades dentro de los procesos de una compañía.
La administración de la compañía, al igual que sus auditores, debe determinar si existe una adecuada segregación de funciones, verificando si las funciones de los empleados limitan la capacidad de desempeñar funciones de autorización, custodia de activos y mantenimiento de los registros al mismo tiempo.
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