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Por: Jesús Aisa Díez – España – Colaborador de www.auditool.org
Fortalezas y debilidades de las Unidades de Auditorías internas según encuestas a los clientes y a nuestros colaboradores.
Uno de los productos obtenidos en las evaluaciones de calidad de las Unidades de Auditoría Internas, realizadas de acuerdo con lo los protocolos The Institute of Internal Auditors, son los resultados de las encuestas efectuadas a una muestra representativa de los clientes de la Unidad evaluada, así como también de los propios miembros del Departamento/Gerencia de Auditoría.
Estas encuestas constan, en el apartado correspondiente a los clientes, de 24 preguntas, agrupadas en seis grandes bloques: (i) Relación con la alta dirección, (ii) Personal de Auditoría, (iii) Alcance de los trabajos de Auditoría, (iv) Procesos e informes de Auditoría, (v) Administración de la función de Auditoría y (vi) Valor agregado. En tanto que las preguntas realizadas a los miembros de la Unidad de Auditoría evaluada son 36, agrupadas en tres apartados: (i) Relación con la Gerencia, (ii) Evaluación de la capacitación /experiencia de los auditores y (iii) Evaluación de la práctica de la actividad de Auditoría.
Los resultados de estas encuestas permiten cubrir varios objetivos, en primer lugar, a los evaluadores de la función sometida al proceso de supervisión de la calidad, conocer cuál es la percepción que existe en la Organización en relación con los servicios prestados por la función auditora, pero desde una doble perspectiva: los clientes y los propios miembros de la función auditora.
Finalmente los resultados de estas encuestas son facilitados a los responsables de las Unidades de Auditoría Interna evaluadas, incluyendo una comparativa de las respuestas individuales obtenidas en su Organización versus la media acumulada de las evaluaciones previamente realizadas; lo que permitirá realizar un doble análisis: el individual a través de la interpretación de los resultados obtenidos directamente en la propia empresa, y otro de alcance relativo comparando las respuestas obtenidas en la empresa con las conseguidas en el resto de Organizaciones evaluadas. Con estos dos análisis se podrán conocer las debilidades, o fortalezas, manifestadas por los encuestados de nuestra empresa, pero también los gaps que pudieran existir entre la situación particular y la media aportada como referencia, lo que posibilitará saber si estamos “mejor” o “peor” que el promedio del conjunto ya evaluado.
A esta última información agregada es a la que queremos prestar atención, identificando los puntos fuertes y las debilidades de la actividad auditora considerada en forma colectiva, en base a las respuestas a las citadas cuestiones trasladadas a los encuestados (clientes y auditores).
En primer lugar comentar que la situación reconocida por los propios auditores puede estar situada en cuatro niveles: Malo (1), Regular (2); Bueno (3) y Excelente (4).
Habitualmente los puntos mejor valorados por los auditores en sus respuestas se corresponden con las siguientes Preguntas:
4. Entendimiento de la misión y objetivos de la actividad de la auditoría interna,
11. Objetividad e Independencia,
27. Ser objetivo y actuar con independencia,
28. Comprender y aplicar los valores centrales,
29. Asumir responsabilidades en el desarrollo del trabajo.
En tanto que las oportunidades de mejora, dado que su valoración es inferior al 3 (correspondiente al nivel Bueno), serían, las que a continuación señalamos:
19. Seminarios de formación dentro de la compañía. Temas específicos.
20. Seminarios de formación dentro de la compañía. Temas generales.
21. Seminarios externos, temas de auditoría.
22. Seminarios externos. Otros temas.
25. Rotación entre departamentos operativos.
26. Participación/asociación en organizaciones empresariales.
De donde se puede observar una elevada demanda de formación de los auditores, que entendemos es un aspecto al que se debiera conceder la atención que ello merece.
Pasando ahora a las respuestas/opiniones de los clientes, entre los que se habrá considerado: a una representación de la alta dirección y a determinados responsables operativos de entes auditables recientemente supervisados, elegidos conjuntamente entre el Director de Auditoría Interna y el Director del Proyecto de Auditoría.
Los cuestionarios son, como en el caso anterior, totalmente confidenciales, y se han de devolver, una vez cumplimentados, directamente al Director del Proyecto de evaluación interna, sin la intervención de ningún responsable de la Unidad de Auditoría Interna evaluada.
A fin de potenciar la bondad de las opiniones, las respuestas a los cuestionarios permiten el anonimato, como forma de garantizar la total y absoluta discreción sobre el origen de las opiniones.
Entendemos significativo destacar que de las 24 preguntas incluidas en los cuestionarios, ninguna de ella se sitúa, en promedio, en una puntuación inferior al 3, nivel Bueno. En tanto que las que alcanzan los niveles más altos, son:
Pregunta Nº 2.Dependencia y ubicación organizacional de la Unidad de Auditoría Interna en la Organización.
Pregunta Nº 3. Acceso libre y sin restricciones de Auditoría Interna a la información.
Pregunta Nº 6. Profesionalidad de los auditores internos.
Con estos datos, entendemos que, al menos las Unidades de Auditorías internas que se han sometido a las evaluaciones externas que los respaldan, podrían asegurar globalmente que consiguen un nivel de satisfacción de sus clientes internos muy alto, por lo que su actividad tendría la calidad requerida.
Independientemente a esta satisfactoria visión global desde la perspectiva de los clientes, la información acumulada también servirá de referencia para que las distintas Organizaciones, individualmente consideradas, comparen la situación expuesta por sus clientes internos, con la media recogida en las estadísticas. Datos que a tales efectos, no solo de los clientes, sino también de los miembros de los equipos de auditoría, se aportan como resultado de las evaluaciones, a fin de puedan analizarse y detectar las fortalezas que se deriven de las respuestas, pero también las debilidades de las que deberían preocuparse para no alejarse de la media de la profesión realizada con calidad.
Por consiguiente, y sirviendo lo comentado de ejemplo de la utilidad que se deriva de los procesos Quality Assesment, debemos reiterar la conveniencia de abordar estos análisis, no solo para atender un requerimiento del citado Institute of Internal Auditors, sino para poder aprovecharse de los aportes de valor que de ellos de derivan.
Espero que lo comentado y compartido pueda aportarles algún beneficio-
Importante: En el mes de abril estaré en Colombia dictando el curso, «Evaluaciones de Calidad de la Función de Auditoría Interna». Los interesados pueden obtener mayor información ingresando desde el siguiente link: http://bit.ly/1jcyCqM
Del Autor: Jesús Aisa, Ingeniero Técnico Industrial Universidad Politécnica de Madrid, Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad Complutense de Madrid, Ex-Subdirector General Corporativo de Auditoría Interna de Telefónica SA., ponente de diversos cursos y workshops sobre materias relacionadas con el control interno. Evaluador certificado de Quality Assurance y director de múltiples evaluaciones de calidad de Unidades de Auditoría Interna realizadas en el ámbito iberoamericano, tanto en España, Portugal, como en diversos países latinoamericanos (Chile, Perú y Colombia). Ponente y conferencista en diversos eventos internacionales, tanto en España, como Iberoamérica. Colaborador de www.auditool.org
