¿Cómo detectar fraude en los procesos de contratación?

Por:  Julián Ríos. Colaborador de www.auditool.org 

A pesar de que existen varios métodos que pueden usar diferentes entidades para llevar a cabo la contratación de bienes y servicios, las compras por lo típico se basan en procesos de licitación que proporcionan un ambiente de competencia libre y abierto, tanto en la empresa pública como en la privada.

Contratistas, proveedores y vendedores entregan sus propuestas confidenciales basados en los requerimientos del contratante y gana aquella que sea más competitiva.

Esta competencia libre y abierta, donde contratistas, proveedores y vendedores tienen el objetivo de ganar, puede crear un ambiente propicio para el fraude, donde cualquier ventaja que pueda sacar un competidor sobre otro es valuable. En consecuencia, los procesos de contratación por concepción son suceptibles al fraude.

FASES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN COMPETITIVA

Antes de hablar sobre la detección, hablaremos sobre las fases que se emplean comúnmente en estos procesos de contratación competitiva: Pre-solicitación, Solicitación, Evaluación y asignación y por último Administración. En cada una de estas fases puede estar presente el fraude y veremos a continuación algunos de ellos.

FRAUDE EN LA FASE DE PRE-SOLICITACIÓN

En esta fase, la entidad contratante identifica sus necesidades, desarrolla el pliego de licitación, determina el método a utilizar para adquirir los bienes y servicios y finalmente desarrolla un criterio de asignación para la evaluación. En esta fase pueden estar presentes los siguientes fraudes:

• Necesidad de reconocimiento: cuando se solicitan bienes y servicios innecesarios o de forma excesiva.
• Bid Tailoring: cuando los requerimientos y especificaciones están direccionados a un contratista, proveedor o vendedor en específico.
• Bid Splitting: cuando un proyecto grande que requiere de licitación competitiva se divide en proyectos más pequeños para realizarlos por procesos abreviados y directos.
• Métodos injustificados de contratación: cuando se contrata de forma directa o cuando se crea el proceso de contratación con pocos días para que otros contratistas no tengan tiempo de participar.
• Cambio de órdenes: cuando se tiene previamente preparada una propuesta como ganadora con el precio mas bajo y se planea ajustar después al precio real.

Los fraudes cometidos en ésta fase obedecen mayormente a un contacto de amistad, cercanía o trato de conveniencia económica entre las personas que identifican los requisitos y el contratista, vendedor o proveedor.

FRAUDE EN LA FASE DE SOLICITACIÓN

Esta fase envuelve las actividades de la invitación, preparación y puesta de la licitación en conocimiento para el público en general. En esta fase pueden estar presentes los siguientes fraudes:

• Manipulación de la licitación: cuando el empleado ejerce influencias para ir direccionando su apetito hacia un contratista.
• Fuga de información: las propuestas comerciales son confidenciales en los procesos de licitación competitivos hasta que se cierre la etapa de participación. Un empleado corrupto puede entregar información de éstas propuestas a otros competidores antes de cerrarse la convocatoria.
• Colusión entre contratistas: cuando se confabulan dos o más proveedores para vencer a la competencia e inflan los precios artificialmente.
• Precios defectuosos: cuando los contratistas inflan los precios intencionalmente a través de negocios previos con el empleado contratante.

Los fraudes cometidos en esta fase obedecen mayormente a la promesa del pago de comisiones del proveedor al empleado contratante a cambio de ejercer influencias.

FRAUDE EN LA FASE DE EVALUACIÓN

En esta fase los empleados encargados de evaluar las propuestas de la licitación, conducen reuniones y tienen discusiones, así como negociaciones. En esta fase aún se les puede dar oportunidad a los contratistas, vendedores o proveedores para modificar sus propuestas. Al final, los empleados seleccionan una propuesta ganadora. En esta fase pueden estar presentes los siguientes fraudes:

• Manipulación de la licitación: cuando el empleado ejerce influencias para seleccionar un contratista.
• Fuga de información: las propuestas comerciales son confidenciales en los procesos de licitación competitivos hasta que se cierre la etapa de participación. Un empleado corrupto puede entregar información de éstas propuestas a otros competidores antes de cerrarse la evaluación.
• Colusión entre empleados y contratistas: entre más nivel de poder tenga un empleado que participe en la evaluación, más fácil será para él influenciar a otros para la elección de su proveedor, con el que previamente acordó un beneficio económico.

Los fraudes cometidos en esta fase se dan más fácilmente debido al conocimiento que tienen los empleados encargados de evaluar de todas las propuestas y sus precios. Así, pueden negociar con más precisión sus beneficios económicos a cambio de su elección.

FRAUDE EN LA FASE DE ADMINISTRACIÓN

Durante esta fase, la parte contratista empieza a ejercer su actividad de acuerdo con las obligaciones adquiridas. En esta fase pueden estar presentes los siguientes fraudes:

• Bienes y servicios que no cumplen: cuando se falla en el cumplimiento de las especificaciones del contrato o hay sustituciones del producto o servicio ofrecido originalmente.
• Abuso en el cambio de órdenes: cuando se generan adendas al contrato modificando sus responsabilidades y reduciéndolas.
• Sobrecostos: cuando en colusión con los empleados se generan sobrecostos justificados y se cargan al contratante con el motivo de ganar más dinero.

Los fraudes aquí presentes obedecen a la necesidad de extraer dinero del contrato en ejecución para el beneficio de empleados y contratistas.

CÓMO SE DETECTAN ESTOS FRAUDES ?

Existen muchas formas de detectar este tipo de fraudes. Se puede realizar un Análisis y evaluación de riesgos de fraude en la institución, se puede llevar a cabo una investigación corporativa usando Software especializado para la detección del fraude, se puede conformar un Equipo de investigación, se puede realizar una Investigación encubierta y finalmente se puede usar el conocimiento en investigación de fraudes especializado en las licitaciones a través de los Red Flags, de los cuales hablaremos en los próximos artículos.

Referencias

Procurement Fraud, (Paul Guille, 2015), Chapter 12, http://www.cips.org

 

 Julián Ríos

Investigador de Fraudes certificado por la ACFE (Asociación de Examinadores del Fraude Certificados), Ciber Investigador experto en Inteligencia y Contrainteligencia certificado por el Instituto McAfee, Profesional en seguridad de la Información certificado por ISC2 (Certified Information Systems Security Professional) y perito Forense Informático (CHFI) con énfasis en la gestión de incidentes (ECIH) y hacking ético (CEH), certficado por EC-Council. Lleva 10+ años dedicado a la gobernanza en el campo de las tecnologías de la información, certificado en COBIT, ITIL, Red Hat y hoy en día se dedica a aplicar todos los conocimientos en seguridad de la información y las TICs para combatir el fraude de manera innovadora, desarrollando nuevos productos y metodologías. Colaborador de Auditool.

Medellín, Colombia

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