Importante utilizar un lenguaje coloquial en los informes de auditoría

Por: C.P. Mauricio Guillermo Diaz Villate – mdiazvillate@auditool.org 

Todos los profesionales de contabilidad vivimos en  un mundo de escritos e informes y no saber movernos en él acarrea  altos riesgos y costos. En la actualidad algunos especialistas en auditoria  y revisoría fiscal poseen falencias en cuanto a capacidades de lectura crítica y escritura de textos que van desde los más sencillos escritos como un  correo electrónico  hasta los más complejos  como informes de auditoria.

El informe  es el producto final de la auditoria donde  se presentan los resultados obtenidos durante el examen  y se comunica por escrito las desviaciones y la opinión  que emite el auditor revelando los problemas encontrados durante la revisión de las actividades operacionales  o cualquier otra circunstancia impracticable que tenga que reportar. Por otro lado indica las causas que originan esos ambientes y las posibles sugerencias para solucionar los problemas encontrados. Aunque, el auditor no solamente informa hallazgos negativos, sino también cualquier otra situación positiva que favorezca el desarrollo del objeto social, es decir,  reporta las buenas prácticas que encuentre y los aciertos en las operaciones.

En el  ambiente de la auditoria es muy común utilizar términos que solamente entienden los profesionales de contabilidad, por lo general, el informe final de auditoría está dirigido a los directivos de alto nivel de la entidad, los cuales pocas veces entienden  el complejo  lenguaje contable. Por esta razón se debe redactar informes ejecutivos con un lenguaje coloquial evitando el exceso de  términos contables o desconocidos. Cuando un informe de auditoría  no es claro, su lectura es incomprensible y el auditado simulará no entenderlo para así minimizar el peso del examen.

Un informe de auditoría es fruto de un proceso. Además de ser oportuno, confiable y claro se debe redactar con un estilo impersonal evitando: un tono impositivo e imperativo en las observaciones reportadas, un acento de regaño o menosprecio,  abundancia de literatura que solo hace difícil su lectura, repetir las situaciones que reporta y  sobreinformación que aumenta el volumen del dictamen. Esto no significa que se deba hacer un informe sencillo o carente de información.  El informe ejecutivo debe ser tan preciso y evidente que las observaciones realizadas se acepten de inmediato y sin necesidad de hacer aclaraciones.

Al redactar las desviaciones se debe hacer una descripción ajustada a la realidad de lo que se observo, de lo que se evidencio por medio de la evaluación, con el propósito de escribir los hallazgos  tal y como se presentan, describiendo los resultados de la auditoria lo más natural posible. Esto es, sin  hacer ninguna interpretación subjetiva del hecho que se audita, sino informar tal y como se presenta  la situación.

La escritura se halla fuertemente ligada con la formación profesional del auditor y su participación en la vida social. La escritura es un acto complejo que exige de quien escribe una buena estructuración del pensamiento y del mundo de las ideas. Cuando el auditor  escribe un informe debe tener una visión global de lo que quiere decir. Más tarde el auditado debe reconstruir el mensaje del informe y juzgar la coherencia alcanzada. En otras palabras, el auditor que redacta el informe se esfuerza durante el desarrollo de su actividad por organizar sus ideas de modo que el auditado pueda comprenderlas, observando lo que se ha informado e intenta determinar cómo se organizaron las ideas que se presentan en el dictamen.

El auditor debe tener en cuenta que los auditados y demás usuarios no van a tenerlo a él presente permanentemente para que explique el informe. De manera que si el especialista en auditoria no usa adecuadamente el lenguaje y organiza coherentemente sus observaciones su texto resultara impreciso. La coherencia y la cohesión del informe son dos propiedades fundamentales que cumplen una función esencial de comunicar. Son  dos propiedades estrechamente ligadas y en ocasiones  es difícil de establecer una línea divisoria entre ambas, pues en un informe si sus unidades lingüísticas no están cohesionadas, es difícil que el dictamen sea coherente. Redactar informes de auditoría o cualquier otro texto exige esfuerzo, dedicación, disciplina y mucha lectura. Lo importante no es cuánta superinteligencia tenga el auditor, sino como la emplea.

Hay magia en el pensar en grande…