Los inventarios y la observación de la toma física
Por: CP Alexander Camargo M. Colaborador de Auditool.
En la actualidad, la toma física de los inventarios se presume que es efectuada por todos los auditores de estados financieros; sin embargo, no siempre fue así. Antes de la década de 1930, los auditores normalmente no asumían la responsabilidad de determinar la existencia física o la exactitud del conteo del inventario. La evidencia de auditoría de las cantidades de inventario estaba restringida a una certificación de la gerencia que verificaba que la cantidad expresada era correcta. Fue solo hasta 1938, con el descubrimiento de un fraude importante en la compañía McKesson & Robbins, fabricante de productos farmacéuticos, lo que ocasionó que la profesión contable reevaluara sus responsabilidades con respecto al inventario.
Como resultado de ese fraude, se desarrolló el material que, a la larga, se incluyó en las Normas Profesionales. El apartado 4 de la ISA 501 requiere:
“Si las existencias son materiales para los estados financieros, el auditor obtendrá evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a su realidad y a su estado mediante:
- Su presencia en el recuento físico de las existencias, salvo que no sea factible, con el fin de: (Ref.: Apartados A1–A3)
- Evaluar las instrucciones y los procedimientos de la dirección relativos al registro y control de los resultados del recuento físico de las existencias de la entidad (Ref.: Apartado A4)
- Observar la aplicación de los procedimientos de recuento de la dirección (Ref.: Apartado A5)
- Inspeccionar las existencias (Ref.: Apartado A6)
- Realizar pruebas de recuento (Ref.: Apartados A7–A8)
- Aplicar procedimientos de auditoría a los registros finales de existencias de la entidad con el fin de determinar si reflejan con exactitud los resultados reales del recuento de las existencias”
Los procedimientos de observación de la toma física del inventario generalmente se efectúan en la fecha del balance general del cliente o próxima a esta. Es necesario que obtengamos suficiente evidencia competente durante la observación del inventario. Si no obtenemos esta evidencia, todo nuestro esfuerzo de auditoría puede deteriorarse gravemente. Nuestra capacidad de efectuar procedimientos apropiados de auditoría y ejercer el debido juicio durante la observación del inventario es nuestra mejor protección contra este riesgo.
Existe la presunción de que los inventarios se observarán excepto en caso de que los montos no sean significativos para los estados financieros. En caso de que no se observen los inventarios, el equipo de trabajo debe documentar cómo se compensó la presunción (p.ej., pruebas fuertes de control, incluyendo procedimientos de conteos cíclicos).
El objetivo del auditor durante la observación del inventario es obtener evidencia sobre la integridad, exactitud y existencia de las cantidades de inventario registradas por el cliente. También se obtiene evidencia sobre la condición de los inventarios (valuación).
Las actividades con las cuales un auditor puede abordar este procedimiento incluyen:
Antes de la toma física:
Además del conocimiento del cliente y la industria, el auditor deberá obtener los procedimientos de conteo de su cliente y validar lo adecuado del tratamiento de los siguientes asuntos:
- Instrucciones adecuadas
- Competencia del personal
- Supervisión de los equipos de control
- Separación e identificación de la mercancía a contar
- Identificación de la mercancía obsoleta, de poca salida y valuación del inventario
- Control de movimiento del inventario durante el conteo
- Control de etiquetas y hojas de conteo
- Identificación de mercancías de terceros
- Procedimientos de corte
Igualmente, se debe establecer contacto con el responsable del Inventario en el Cliente, así como de todas las localidades que serán objeto de observación. El auditor debe obtener la dirección e instrucciones de cómo llegar a la localidad del inventario, así como de cualquier permiso u autorización para el ingreso.
El día anterior al inventario es importante comunicarse con el cliente y reconfirmar: fecha, hora de inicio y finalización de la toma física.
Seleccionar los procedimientos de control que se efectuarán en la toma física, estos pueden incluir el identificar que el cliente:
- Supervisó los equipos de conteo
- Emitió y controló las etiquetas de conteo
- Entrenó y dio instrucciones a los equipos de conteo.
Definir las respuestas al riesgo de auditoría, cómo se determinará el tamaño de las muestras y cómo se realizará su selección, para lo cual se requiere obtener los registros contables correspondientes.
Durante la toma física
Los procedimientos para desarrollar incluyen:
- Asegurarse de que los equipos de conteo estén observando los procedimientos de conteo del cliente.
- Observar si el personal de supervisión está desempeñando sus funciones.
- Efectuar conteos de prueba.
- Comparar los conteos de prueba con los registros perpetuos del cliente, si fuese apropiado.
- Verificar la fecha de corte de los documentos de recibo de entregas, producción y envíos.
- Considerar si se están observando los procedimientos del cliente para:
- Identificar los artículos potencialmente obsoletos y de poca salida
- Identificar el inventario en consignación
- Rastrear el movimiento de la mercancía durante el conteo
Todos los artículos que son seleccionados para ser contados por el auditor deben documentarse. Asimismo, debe incluirse información pertinente como:
- Referencia del artículo
- Descripción del artículo
- Ubicación del artículo
- Cantidad en existencia
- Cantidad según los registros del cliente
- Medida por unidad
Normalmente, el auditor debe comparar la cantidad de los artículos seleccionados para el conteo con los registros del cliente y calcular las diferencias que se observen. Esto incluye:
- Volver a contar los artículos con el cliente.
- Efectuar el nuevo conteo durante la observación. No esperar a hacerlo después de la observación.
- Solicitar al cliente que corrija la etiqueta del inventario si hubo error.
- En caso de múltiples errores, reevaluar el riesgo de que ocurran errores e irregularidades significativos y la cantidad de conteos de prueba efectuados.
- Determine si se trata de errores aislados (p.ej., al equipo de conteo, artículo, tipo, etc.)
Además de la observación de la toma física y los reconteos, el auditor debe estar atento a identificar:
- Artículos potencialmente obsoletos
- Inventario en consignación
- Movimientos del inventario durante el conteo
Terminado de efectuar todos sus conteos de prueba y todas sus pruebas de controles durante el proceso de observación. Existen procedimientos adicionales que el auditor puede ser requerido a realizar, por ejemplo:
- Registrar u obtener la información (de la hoja) de control de las etiquetas del inventario
- Comprobar los procedimientos apropiados de corte
- Preparar un memorando
Después la toma física
Normalmente, las actividades a desarrollar después de la observación de los inventarios físicos incluyen, entre otros:
- Conciliar el inventario físico con el inventario en libros
- Comprobar las fechas de corte
- Comprobar la lista del inventario final
- Efectuar un seguimiento de las respuestas de confirmación sobre el inventario
- Considerar el período interino (o sea, el período entre la fecha del conteo y fin de año), si aplica
- Confirmar inventarios en poder de terceros
- Preparar un informe para la administración
La toma física de inventarios presenta diferentes dificultades a los auditores principiantes y expertos por lo que es muy importante las labores de capacitación que se desarrollen, en donde se puedan compartir las experiencias y conocimientos.
CP Alexander Camargo M.
Contador Público, CFCS “Especialista Certificado en delitos financieros”, Especialista en Control Interno de la Universidad Militar Nueva Granada, con Maestría en Gestión Integral del Riesgo de la Universidad Externado de Colombia (Pendiente Tesis). Con más de 25 años de experiencia en procesos de aseguramiento y consulta en empresas de diferentes sectores de la economía, adquirida en firmas internacionales de auditoría, KPMG y CROWE. Actualmente CEO de C&G Auditores y Consultores Ltda.
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