¿Es necesario rotar el personal de una organización para prevenir el fraude?

Consulta:

Consideras que es una práctica adecuada de prevención de fraude, cuando se rota de puestos a los trabajadores; por ejemplo, dentro del área de almacén, dentro del área de contabilidad, dentro del área de compras, etc.

Respuesta:

Reasignar cargos entre los miembros de su personal, rotar las responsabilidades del equipo, incrementar la segregación de funciones; o reorganizar los procesos de negocio para evitar riesgos inaceptables son actividades de control adecuadas.

A la hora de seleccionar y desarrollar actividades de control, la dirección deberá tener en cuenta si las responsabilidades han sido segregadas, asignadas o distribuidas entre diferentes individuos para reducir así el riesgo de error o de actuaciones irregulares o fraudulentas. Este análisis deberá incluir el entorno legal, los requisitos regulatorios y las expectativas de los grupos de interés.

En nuestra opinión, la rotación de responsabilidades en una misma área es una buena práctica para la prevención y detección de posibles fraudes e irregularidades, pero se debe tener presente siempre que también existen temas en contra que podrían originarse si existiera una elevada rotación de personal:

Primero: Una elevada rotación de personal puede reducir la sensación de responsabilidad de los empleados en relación al cumplimiento de las actividades asignadas y la obligación de rendir cuentas a cerca de las mismas.

Segundo: Una elevada rotación del personal, sin formación eficaz ni supervisión, puede tener como consecuencia fallos significativos en procesos claves de negocio.

Otros aspectos críticos:

Tres: La rotación de funciones y responsabilidades normalmente está integrada en la selección y desarrollo de las actividades de control. En aquellas áreas en las que no es práctico llevar a cabo una rotación efectiva de responsabilidades, la dirección deberá seleccionar y desarrollar actividades de control alternativas.

Cuatro: Los resultados del proceso de rotación de responsabilidades deben dárseles un adecuado seguimiento por parte de la dirección de la organización, con la finalidad de obtener una retroalimentación del proceso para lograr mejorar el sistema de control.

Quinto: La rotación de responsabilidades es una buena práctica para mitigar los riesgos de fraude, pero en ningún caso puede evitar al cien por cien, la posibilidad de que un individuo actúe de forma poco ética.

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Artículo publicado en el BLOG DE NAHUN FRETT. Colaborador de Auditool

Nahun Frett, MBA, CIA, CCSA, CRMA, CPA, CFE  – AUDITOR INTERNO – INSTRUCTOR – CONSULTOR – CONFERENCISTA

Es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de Auditool

Santo Domingo, República Dominicana