Responsables del Control en las Organizaciones
Por: Marco Bonilla Martínez – marco.bonilla@auditool.org
Las auditorias no fueron diseñadas para ejercer el control, si no para velar que sea realizado por quienes tienen la responsabilidad de ejercerlo en razón a sus competencia y en relación con sus funciones. Así mismo el control no es una oficina o dependencia; son todos los elementos que hacen parte de la organización donde cada uno de ellos desempeña un componente de control y son los dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol, autogestión y auto regulación.
Veamos entonces en términos prácticos cuales son esos controles y en esencia porque los mismos garantizan el que hacer de las organizaciones:
Las normas – En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su omisión;
La misión – la observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;
La planeación – permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
El perfil del talento humano comprometido y ético – posibilita que una vez seleccionado y dirigido a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la calidad de los resultados;
Los sistemas de información – Las bases de datos de los clientes, así como la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y administrativos automatizados, permite proyectar futuras actuaciones y tomar las mejores decisiones para la organización;
Los manuales. – Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación y responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;
Los archivos – Memoria institucional, que propicia las bases y soportes de actuaciones pasadas para utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;
La alta Dirección – De su estilo a través de políticas y estrategias dependerá el desempeño de la organización en su conjunto, lo que aunado a la administración del riesgo, implica la adopción de controles preventivos que posibilita la mitigación de eventos irregulares y poco convenientes para la organización.
La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
Quejas y reclamos – manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que requieren atención;
Comunicación – Fuente de direccionamiento sobre instrucciones y operaciones, que en la medida de ser bien entendida y ejecutada se logra los objetivos que se persigue;
Revisor Fiscal – Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos competentes; el revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones. Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si siguen o no presentando.
La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación actual de la sociedad.
Auditoria interna – La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten, así como al comité de auditoria para que se adopten los correctivos necesarios.
La oficina de Control Interno o auditoria interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin de proponer recomendaciones.
Auditoria externa– Una responsabilidad muy importante de un auditor es denunciar el fraude que vea o que sospeche. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
Comité de auditoría – Tiene como principal función recomendar el nombramiento o separación del auditor interno, así como revisar y aprobar el plan de auditoria que se espera desarrollar. Adelantara una labor permanente de observación sobre la labor de la auditoria y frente a los informes financieros y de gestión.
Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de más situaciones que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su mayor responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva sobre la calidad del control interno existente.
Plan de mejoramiento: Control que posibilita asumir las recomendaciones de las auditorias y establecer compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo.
Del Autor: Marco Bonilla, consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de www.auditool.org
Blog: http://marcontrol.blogspot.com/
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