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Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
El gobierno corporativo, entendido como el conjunto de directrices que dan conducción a las organizaciones, requiere de un concejo de administración ( el concejo ), bien informado, sólido y efectivo. Entre los comités que apoyan al concejo para cumplir con su responsabilidad con los accionistas y la sociedad, destacan el de auditoría, remuneraciones y nominación, entre otros.
El comité de auditoría (el comité ) tiene un rol esencial en la construcción y sostenimiento de organizaciones eficaces y confiables. La vigilancia que ejerce el comité tiene un efecto en la transparencia, no sólo respecto de la forma en que se manejan los recursos, sino también en relación con la información concerniente al desempeño y la promoción de un ambiente propicio a los valores éticos y éstos, a su vez, afines a la misión y objetivos institucionales.
El rol del comité puede variar de una organización a otra, dependiendo de su entorno legal, económico y social; noobstante lo anterior, generalmente, considera lo siguiente:
– Supervisa la integridad de la información contenida en los estados financieros.
– Vigilar la efectividad del sistema de control interno contable.
– Evaluar el alcance y efectividad de los sistemas establecidos por la administración para identificar, evaluar y dar seguimiento a los riesgos financieros y de negocios. Esta responsabilidad la asume el comité, en tanto no exista un comité de riesgos.
– Revisar eficacia y eficiencia de la auditoría interna.
– Proponer la designación del auditor externo y evaluar la independencia, objetividad y eficacia.
– Aprobar y , en su caso, implementar la política para la autorización de servicios adicionales, distintos de los de dictaminación de estados financieros, de parte del auditor externo, con el fin de evitar el posible menoscabo de su independencia y objetividad.
En Estados Unidos, específicamente en el ámbito del sector público, tanto la Government Finance Officers Asociation ( GFOA ) y la Office of Management and Budget (OMB ) recomienda la práctica de establecer comités de auditoría o su equivalente.
El comité de auditoría es un elemento integrante de la gobernabilidad y rendición pública de cuentas; su rol es en apoyo a la responsabilidad que tienen los órganos de gobierno de cumplir con las obligaciones legales y fiduciarias, especialmente con respecto a la integridad de la información financiera, el sistema de control interno y el ambiente ético.
Entre las responsabilidades que tienen estos comités, destacan la aprobación del alcance de la auditoría, así como su efectividad; vigilar los estados financieros y el control interno; recomendar la aprobación de los estados financieros; dirigir investigaciones especiales para órganos de gobierno, y la administración de riesgos ( reducción de ingresos, malversación de recursos, información financiera fraudulenta, incumplimiento de disposiciones legales y conflicto de intereses, entre otros).
Estructura del comité de auditoría
Un aspecto a considerar para que el comité de auditoría funcione como se espera de él, es la estructura que se le provea para cumplir con sus responsabilidades. Las experiencias que se observa en cuanto a su estructura, se sintetiza en lo siguiente:
· Tamaño
El número de miembros es de por lo menos tres y hasta cinco. Está demostrado que una membrecía pequeña redunda en un mayor grado de eficacia.
· Compensación de los miembros
Dependiendo de la regulación de cada país, en algunos existen disposiciones específicas que rigen este aspecto y en otras están en vías de adoptar algunas políticas al respecto. Cuando no existen disposiciones especificas, la compensación depende de lo que al efecto acuerde el concejo. La ley Sarbanes- Oxley establece que con el fin de que los miembros alcancen la independencia de criterio, el comité esté formado por directores independientes a la organización de que se trate y no deberán aceptar compensaciones por consulta o cualquier otro servicio de parte de la institución o sus subsidiarias. La evaluación de los miembros es parte de las responsabilidades del concejo y se busca que tengan clara la responsabilidad que implica el cargo, que tengan el talento y la suspicacia profesional para cuestionar con profundidad acerca de los temas incluidos en la agenda del comité y evitar respuestas superficiales y que cuenten con experiencia en la dirección de negocios, idealmente en el tipo de industria o actividad de la organización de que se trate.
En estas circunstancias, el director general de la organización no forma parte del comité. Se observa la tendencia a que los vínculos del comité lo sean por un periodo determinado (tres años, en algunos casos, con posibilidad de un segundo periodo) con el propósito de fortalecer la independencia y fomentar una visión renovada de los miembros.
· Frecuencia
La práctica mundial señala que son cuatro reuniones del comité al año, dejando la posibilidad para la celebración de reuniones extraordinarias cuando resulte necesario y a petición del concejo, la administración o de los auditores internos o externos.
Agenda anual del comité de auditoría
Cada una de las cuatro sesiones extraordinarias del comité puede variar, si bien es cierto que se centran en el cumplimiento del rol que tienen asignado y la forma que se desahoga la agenda u orden del día; sin embargo, se observa que en la práctica se tiende a que cada una de las cuatro reuniones traten temas distintos, de manera que en el transcurso de ellas se realice una revisión cuidadosa de los siguientes temas:
· Primer Trimestre
Revisión del informe preliminar de la auditoría de estados financieros del año del ejercicio recién concluido; cumplimiento del plan anual del auditor interno y principales hallazgos y recomendaciones; consistencia del informe anual de la organización con los estados financieros, y revelaciones relevantes con respecto a la situación financiera así como de operación vinculadas a los estados financieros, incluidos los riesgos.
· Segundo trimestre
(Posterior a la emisión de los estados financieros y la carta de recomendaciones del auditor externo a la administración.)
Revisión e implementación de recomendaciones de control interno de los auditores externos e internos; evaluación del trabajo desarrollado por ambos auditores: auto-evaluación del comité de auditoría, informe anual del comité al concejo, incluidas las recomendaciones sobre el control interno y políticas contables, principalmente.
· Tercer Trimestre
Revisión del informe intermedio del auditor externo ( cambios significativos en los criterios contables, estimaciones contables, ajustes relevantes en la contabilidad, otros comentarios relevantes), y aprobación del plan anual de auditoría interna del siguiente año.
· Cuarto trimestre
Revisión de la evaluación de riesgos de negocios financieros, identificados por los auditores y la administración, y seguimiento a las recomendaciones de los auditores así como auto-evaluación anual del comité.
La agenda del comité depende de la magnitud y complejidad de la organización, según se trate; sin embargo, los temas quedan esencialmente circunscritos a la vigilancia de la información financiera, evaluación de riesgos, auditoría interna y externa, ambiente ético así como a la auto-evaluación de su estructura y funcionamiento.
Atributos del comité de auditoría
A partir del reconocimiento del papel que tienen los comités en el proceso de la gobernabilidad institucional, es indispensable tener claras cuáles deben ser sus características más sobresalientes.
La efectividad del comité de auditoría es el principal atributo y para ello debe afrontar con éxito los siguientes retos:
a. Promoción de un ambiente ético afín a los valores y misión institucional. Es cierto que esta es una responsabilidad del concejo de la administración y de los encargados de la administración, pero el comité es el responsable de fomentarlo y asegurar su observancia.
b. Independencia de los miembros del comité, la cual impulsa y estimula la objetividad del trabajo que desarrolla es un bastión de la transparencia.
c. Composición y experiencia de los miembros. La práctica mundial observa la necesidad de balancear la experiencia y conocimiento de los miembros, de manera que en su conjunto se logre una perspectiva amplia que beneficie la calidad de sus decisiones. En algunos países es obligatorio de que por lo menos uno de los miembros posea experiencia en finanzas. El conocimiento de la misión, objetivos, riesgos y procesos sustantivos de la organización de parte de los miembros del comité es un atributo esencial para que estén en posibilidad de emitir opiniones bien informadas y trascendentales.
d. Compromiso de los miembros del comité. El nivel y grado de compromiso de los miembros impacta la efectividad del comité; por ello, es deseable que el tiempo dedicado a cumplir con su responsabilidad sea el suficiente para, no solamente informarse apropiadamente de los asuntos, sino para interactuar tanto con el concejo de administración como con los directivos y los auditores. La práctica indica que es deseable que un miembro del comité no participe en más de tres comités de auditoría y que su cargo se extienda por más de tres años y sólo por causas fundadas se pueda designar por un periodo adicional. La diligencia y la probidad son elementos insustituibles en los miembros de un comité de auditoría.
e. Contar con un estatuto debidamente autorizado por el concejo de administración. En esencia, el mandato del comité debe especificar su propósito, obligaciones y responsabilidades.
f. Establecer específicamente sus funciones. A partir de la aprobación del estatuto es necesario desarrollar un documento forma que especifique sus funciones y comunicarlas tanto al concejo como a los directivos de la administración, así como el número de reuniones al año y la agenda correspondiente. El alcance de las funciones varia de acuerdo con las circunstancias de cada organización, lo cual evita sobrecargas de trabajo.
Independencia de los miembros del comité de auditoría
Al respecto, es una práctica de reconocimiento mundial que la designación de los miembros de los comités recaiga en personas sin ninguna relación profesional con la organización y sus subsidiarias, según se trate.
En algunos países existen regulaciones que establecen los requisitos particulares que apoyan la independencia. La sección 301 de la Ley Sarbanes- Oxley establece los requisitos de independencia para los miembros del comité, haciendo notar aspectos relacionados con la aceptación de honorarios y la relación de la empresa emisora de valores y con sus subsidiarias.
Independencia de los auditores externos
La selección y evaluación de los auditores externos es una responsabilidad del comité, como ya se comentó, pero también lo es vigilar y asegurar su independencia con el propósito de evitar impedimentos a la objetividad. En el entorno internacional de los negocios existen disposiciones que regulan, entre otras cosas, las siguientes: conflicto de intereses derivados de la relación con la empresa, alcance de los servicios proporcionados por el auditor, rotación de despachos o socios, revelación de los honorarios pagados a los auditores, etcétera.
Manejo de competencias para los miembros de los comités de auditoría
Como ya se mencionó, la calidad de los miembros del comité es determinante en los resultados del mismo. Aunque en algunos países no es nuevo el concepto de educación continua para los miembros de los concejos de administración y de los comités de auditoría, la importancia de este tema va en aumento, en Estados Unidos, con las recomendaciones emitidas por el BLUE RIBBON COMMITTEE en relación con el asesoramiento de la efectividad de los comités de auditoría corporativos.
El ámbito del marco de competencia hace énfasis en las siguientes áreas de conocimiento:
– Misión y objetivos de negocios.
– Cultura organizacional.
– Marco regulatorio y entorno de negocios pertinentes a la organización.
– Contabilidad e información financiera.
– Administración de riesgos.
– Auditoria (interna / externa).
– Transparencia y rendición de cuentas.
– Conocimientos técnicos o especializados, según proceda.
Esta necesidad está provocando en el mundo el surgimiento de centros de excelencia para el desarrollo continuo de miembros de los concejos de administración y comités de auditoría.
Principales cuestionamientos del comité de auditoría
El comité, durante el desarrollo de sus actividades y particularmente durante la celebración de las reuniones periódicas , expresa distintos cuestionamientos, tanto a los responsables de la función contable-financiera, como al auditor externo y al interno.
A continuación se presenta una breve lista enunciativa de los cuestionamientos que típicamente hace el comité de auditoría:
a) Responsables de la función contable – financiera
· Variaciones más frecuentes de los estados financieros en relación con el presupuesto y sus causas.
· Principales cambios en las operaciones.
· Cambios significativos en los principios de contabilidad y sus efectos en la información financiera.
· Razonabilidad en el cálculo de estimaciones.
· Medidas adoptadas para identificar el seguimiento de riesgos financieros y controlar los existentes.
· Operaciones importantes o inusuales.
b) Auditor externo
· Razonabilidad del alcance del programa de trabajo.
· Áreas donde se hayan identificado debilidades relevantes, fraudes, errores de alto impacto o debilidades importantes en el control interno contable.
· Impedimentos al alcance y ejecución del trabajo.
· Principales hallazgos derivados de la auditoría y atención a las recomendaciones emitidas.
· Razonabilidad de las estimaciones y cumplimiento de los principios de contabilidad.
c) Auditor interno
· Efectividad del programa anual de trabajo.
· Impedimentos al alcance y ejecución del trabajo.
· Principales deficiencias de control interno o de cumplimiento.
· Resultados del trabajo desarrollado en cuanto al control interno en los sistemas de información, al ambiente de control y la identificación de riesgos financieros y del negocio.
· Coordinación de esfuerzos con el auditor externo.
· Seguimiento y atención a las recomendaciones formuladas.
La lista de cuestionamientos contiene sólo algunos de un número mayor de ellos dependiendo de la naturaleza y complejidad de la organización y, además, tomando en consideración que un mismo cuestionamiento puede hacerse a cualquiera de las tres instancias antes descritas o a todas ellas.
Recursos para los comités de auditoría
La estructura y funcionamiento de los comités requiere de la asignación de recursos adecuada al alcance de sus responsabilidades; por lo tanto, la organización debe proporcionar servicios administrativos de apoyo para los trabajos de planeación del comité, coordinación de las reuniones periódicas, control y seguimiento de acuerdos, entre otros.
Otro aspecto ligado a la necesidad de recursos determinados al funcionamiento del comité, es el correspondiente a los fondos necesarios para que dentro de ciertas circunstancias pueda contratar servicios de especialistas externos, cuando resulta pertinente a los asuntos bajo su cuidado. De igual importancia, resulta proporcionarle recursos para los miembros del comité, tener un acceso a programas de educación continua o en foros de discusión, o actualización especializada en los temas afines a la gobernabilidad corporativa.
Contribución de los comités de auditoría al gobierno corporativo
Las estructuras del gobierno corporativo en los principales mercados financieros del mundo están llamando fuertemente la atención de los accionistas, quienes están dispuestos a invertir en empresas más confiables. Las encuestas realizadas al efecto muestran que las empresas con estructuras de gobierno corporativo tienen mayor grado de atracción y mejor posicionamiento de su valor en el mercado. Las empresas no sólo administran y controlan mejor sus riesgos y, por lo tanto, mejoran su desempeño, sino también generan confianza y establecen la base para la transparencia y la rendición de cuentas. Los comités son parte esencial de las iniciativas de gobierno corporativo en los mercados financieros y contribuyen al fortalecimiento de la integridad de las instituciones.
El efecto combinado de la vigilancia de la información financiera, la auditoría ( interna y externa) y la capacidad técnica de los miembros de los comités mejoran significativamente la realidad de la rendición de cuentas e influyen positivamente en el ambiente ético y de control. El comité tiene un impacto importante en el reforzamiento del compromiso de la administración para asumir una actitud de “ cero tolerancia “ en lo que al fraude y actos indebidos corresponde, debiéndose asegurar que se han implementado estrategias para su prevención y detección.
Beneficios del comité de auditoría
El comité, cuando funciona con efectividad, beneficia directamente a la labor que desarrolla el concejo de administración en el ámbito de la información financiera, auditoría, control y riesgos. Facilita al concejo enfocarse en asuntos relevantes del desempeño institucional, la transparencia y la rendición de cuentas.
El comité agrega valor cuando apoya al concejo a cumplir con su responsabilidad a través de lo siguiente:
– Promoción de la integridad, transparencia y la rendición de cuentas.
– Mejoramiento de la calidad de la información financiera.
– Fortalecimiento de la independencia y eficacia de la auditoría interna y externa.
– Seguimiento permanente del sistema de control interno y la evaluación de riesgos
– Creación de un ambiente de control que prevenga la ocurrencia de fraudes.
– Mejoramiento de la coordinación del trabajo entre los auditores y mayor atención a la adopción de las recomendaciones.
– Contribución a la gobernabilidad corporativa.
Principales preguntas del comité de auditoría
Entre los distintos asuntos que reclaman la atención del comité y que se convierten en cuestionarios, destacan los siguientes:
a) Información financiera
– ¿Cuál es el grado de adherencia a los principios de contabilidad?
– ¿Cuáles son los principales cambios de las políticas de controles y su efecto en la situación financiera?
– ¿ El sistema de control interno contable proporciona una seguridad razonable con respecto a la obtención de información confiable y oportuna?
– ¿Cuándo existen variaciones relevantes de los estados financieros comparativos, éstas son analizadas?
– ¿Los registros e información financiera están debidamente protegidos?
– ¿Existe una adecuada asignación de responsabilidades y segregación de funciones del área contable-financiera?
b) Riesgos
– ¿Cómo se están identificando y evaluando los principales riesgos del negocio?
– ¿Quiénes son los responsables de monitorear los principales riesgos y como están siendo controlados por ellos?
– ¿Los sistemas de control interno están diseñados para prevenir posibles riesgos?
– ¿Qué nuevos riesgos están surgiendo?
– ¿Se ha preparado al personal de los niveles directivos y medios, con respecto a la naturaleza y efectos de los riesgos?
c) Auditoría interna y externa
– ¿Cuál es el avance y principales resultados del programa anual de auditoría?
– ¿La auditoría interna cuenta con los recursos y acceso a la información adecuados para cumplir con sus responsabilidades?
– ¿Cuáles son los resultados del Programa de Aseguramiento de Calidad de la Auditoría Interna?
– ¿Cómo ha cumplido el auditor externo sus responsabilidades con respecto a la auditoría de estados financieros?
– ¿Cuál es el grado de cumplimiento de las recomendaciones del auditor interno y externo?
Estos cuestionarios no tienen el propósito de ser exhaustivos y no sustituyen el buen juicio profesional de los miembros del comité, sino que sólo tienen un carácter ilustrativo.
Por: Ricardo Gutiérrez Calderón, CCSA
