¿Cómo cuidar los presupuestos de viajes en la empresa?

Mantener a flote las finanzas empresariales resulta ser un reto para las compañías, especialmente en tiempos de incertidumbre y crisis cuando las condiciones y medidas de distanciamiento obligaron a las empresas a adquirir nuevos gastos para garantizar el teletrabajo exitoso de los empleados. Un ejemplo de ello puede ser el envío de material de apoyo como lo son computadores, sillas ergonómicas y hasta escritorios.

El informe advierte sobre los fraudes empresariales asociados a viajes. Foto cortesía.

Sin embargo, la compra de objetos y el pago de viajes y viáticos requiere que se haga un estricto control de los gastos para así evitar fraudes y no exceder el presupuesto de la organización. De hecho, cifras de SAP Concur revelan que un tercio de los fraudes empresariales son resultado de las debilidades que existen en el control interno y que el 75% de los líderes financieros afirman que sus negocios suelen exceder los presupuestos de viajes, gastos y facturas.

Una de las principales razones por las que el control no resulta eficiente, es porque algunas empresas aún no han automatizado sus procesos y continúan haciendo el registro de recibos de forma completamente manual, arriesgándose a que el margen de error sea mucho más alto y se presenten pérdidas en las facturas e inconsistencias a la hora de hacer el reporte de gastos por cada empleado.

El informe de SAP Concur así lo confirma, al revelar que el 81% de los líderes financieros admiten la existencia de puntos ciegos cuando se trata de viajes, gastos y facturas de la compañía.

Además, cifras de la Asociación para Profesionales Financieros revelan que solo el 9% de las compañías tiene acceso a los datos en tiempo real para el análisis y el control de los gastos. Ante este tipo de fallas y falta de recolección de datos precisos, lo ideal es implementar soluciones tecnológicas que permitan tener precisión en los datos y faciliten la gestión interna, aprobación de facturas y pago de viáticos o viajes.

“Contar con herramientas especializadas para la gestión de gastos no solo permite reducir los tiempos de aprobación y ejecución de tareas, sino que también brinda la posibilidad de que todo el equipo de trabajo esté alineado con las políticas de la empresa y de esta manera se pueda evitar el fraude, reducir las pérdidas económicas”, afirmó Lilly Levi, Chief Operating Officer para SAP Concur Latinoamérica.

De igual forma, las soluciones le permiten a la compañía crear estrategias más acertadas con base a los datos arrojados por las aplicaciones o plataformas y también permitirán tener equipos de trabajo mucho más ágiles y dedicados a la ejecución de proyectos importantes para el desarrollo empresarial y no solo  a la realización de tareas que pueden ser automatizadas.

Recuerden contarme sobre posibles temas e invitados para este blog, para mi programa de TV Negocios en tu Mundo y para nuestra colección de libros Historias de Negocios Altamente Inspiradoras. Me encuentran en mi mail juany@agenciastm.com y mis redes sociales: Twitter, Linkedin, Faceboook e Instagram. En este link de Amazon encuentran un libro (ebook) interesante de la colección con unas historias muy útiles para empresarios y emprendedores. Y acá pueden solicitar el volumen 8 de la colección, recién lanzado, en la Librería Nacional.