Automatización de procesos revoluciona la eficiencia

“El desarrollo tecnológico permite hoy a las compañías del mundo contar con sistemas y computadoras trabajando los 7 días de la semana, las 24 horas del día, los 365 días del año sin parar, sin protestar, sin pedir vacaciones y sin cometer errores. Esto que puede para muchos aún parecer un sueño, es una realidad cuando los procesos organizacionales se automatizan en más del 90%, un escenario que está cada vez más cerca de todos los empresarios, incluso de las MiPymes”. Así lo plantea el ingeniero electrónico Carlos Arturo Ponce Verjel, CEO en Controversia Ingeniería, empresa con experiencia en proyectos de tecnologías de la información y comunicaciones en diferentes países.

Carlos Arturo Ponce Verjel es el CEO de Controversia Ingeniería. Foto cortesía.

Lo anterior se conoce como tecnología RPA (Robotic Process Automation), es decir, que con la ayuda de un robot se automatizan todos los procesos de una empresa, transformando la manera de gestionar desde aspectos contables y financieros como los cierres contables, la lectura y gestión de inventarios, el control de la logística, la revisión o digitalización de documentos, la alimentación; hasta la actualización de los sistemas de información tales como: CRM para gestión de clientes; el ERP para gestión de la información de todas las áreas de la organización; los CMS para crear plataformas Web fáciles de administrar; los WMS para control de inventarios y logístico; incluso los eCommerce o carritos de compra.

“Son procesos en los que poco o nada intervendría el humano, y yendo más allá, podremos ver cómo nuestros nuevos amigos robots, nos ayudarían a hacer todas las tareas pesadas y repetitivas, en cada paso de un proceso, de manera precisa, sin errores, sin reprocesos, y liberando el tiempo valioso de nosotros los humanos, para aumentar nuestra productividad”, asegura Carlos Arturo Ponce, de Controversia Ingeniería.

Para él, “la tecnología RPA arrancará de nuestras vidas, sin compasión, gústenos o no, todas aquellas prácticas que ralentizan el progreso y la competitividad de las organizaciones. Nosotros tendremos solo dos opciones: tomar la decisión de ser los primeros en implementarla o esperar y ver cómo la competencia lo implementa, haciéndose más eficiente e incluso poniéndonos a tambalear”.

Ponce asegura que es momento de no esperar que como empresario lo saquen definitivamente del mercado por no adaptarse a tiempo, por eso comparte cinco aspectos que destacan cómo la automatización de procesos está beneficiando a las compañías.

1. Reprocesos de información: al automatizar con RPA, el porcentaje de errores es nulo, el robot toma la información que le es suministrada y no la va a cambiar o manipular, se acopla a las reglas de negocio de la organización y hace exactamente lo que tiene que hacer.
2. Tiempos muertos: muchas tareas internas dependen de otras, y se forma un efecto dominó. Cuando alguna de las tareas falla, el resto de la cadena también para o se detiene todo el proceso. La automatización proporciona el flujo continuo de las operaciones, incluso eliminando algunas que hacen ineficientes los procesos.
3. Cuellos de botella de información: en algunas tareas hay dependencia de ciertos roles o personas a cargo de actualizar información en los sistemas o los procesos, o por revisión de documentos; estos procesos actualmente pueden ser muy lentos, y están restringidos a la jornada laboral de 8 horas normalmente. Un robot asignado a esta tarea evitará esos cuellos de botella contando con una jornada laboral de 24 horas continua y eficiente realizando diferentes actividades, incluso en diferentes procesos de manera secuencial.
4. Pérdidas financieras por ausencia de control: tener la información a tiempo, actualizada, verificada a tiempo, ayudará a identificar momentos claves de inconsistencias para poder solucionarlos prontamente. La toma de decisiones se apoya en la información oportuna, actualizada, que muestre un escenario prácticamente en tiempo real. En muchas organizaciones hay incluso semanas de diferencia, entre la información que está descentralizada en documentos, incluso en formatos de papel y la que está en su software de gestión. El robot elimina estas inconsistencias y ayuda a la digitación de los documentos en el menor tiempo posible.
5. Estancamiento de la operación: se eliminan tiempos improductivos por ausentismo, enfermedad, días feriados, vacaciones del personal. El robot trabajará 7 x 24 x 365 días del año, lo que hace muy productiva su labor apoyando en librar la carga laboral.

“La función de esta tecnología RPA, no es dejar al humano sin su empleo, es apoyar aquellos roles que están saturados de tareas repetitivas y trabajo pesado, para que puedan generar alto valor a la organización desde el conocimiento, la creatividad, la innovación y las nuevas ideas, que sólo surgen cuando tenemos tiempo libre valioso”, advierte el CEO de Controversia Ingeniería.

En su opinión, el primero paso es tomar consciencia de la necesidad de automatizar, y para esto el empresario debe preguntarse: ¿las tareas que hago en la organización son repetitivas?, ¿lo que hago por la organización realmente aporta valor, o simplemente podría ser reemplazado incluso por otro ser humano de manera sencilla? Si la respuesta es sí, deberá replantear sus actividades y enfocarse en aquel conocimiento que será valioso para la organización en estas nuevas décadas de más alto desarrollo tecnológico.

También, comenta el experto, será clave evaluar su interés por adquirir nuevos conocimientos y adaptarse a los cambios. Un buen indicador puede ser la cantidad de tiempo que dedica a leer y a obtener nueva información valiosa que le permita seguir siendo competitivo.

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