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El 2020 ha puesto a prueba a todas las empresas, las cuales se vieron obligadas a ser eficientes, capaces de funcionar de manera remota y con presiones presupuestales que llevaron al límite los flujos de caja en muchas de ellas.
Manuel García, gerente de Avancys. Foto cortesía.
La pandemia obligó a las empresas a tener aún más control del gasto y de los costos de operación, optimizar los inventarios, identificar con claridad cómo rotan, cuáles no se venden y cómo salir de ellos, cómo entregar los pedidos con un control eficiente de las entregas en los tiempos acordados, tener colaboradores sincronizados aunque todos trabajen desde su casa y una serie de procesos que debían ser administrados de manera integral y articulada a pesar de las circunstancias.
Algunas lo lograron, otras aún tratan de salvarse y otras lamentablemente entraron en quiebra. ¿Pero en dónde estaban las respuestas? Sin lugar a dudas en la transformación digital. El mundo cambió y ese giro trajo la necesidad de tener visibilidad en internet, presencia en redes y un sistema operativo que facilite ese paso de lo tradicional a lo digital.
Así lo explica Manuel García, gerente de Avancys, al establecer que “las empresas que aún no han dado ese paso es urgente que lo hagan porque el mundo cambió, todo se ha volcado a lo digital y debes estar allí y tener las herramientas para gestionar. Hay que tener control de las operaciones de manera remota sin que estés allí físicamente y eso se logra con herramientas de tecnología para que tengas información en tiempo real, mecanismos de control y sistemas de facturación digital”.
Para esto las empresas deben contemplar la implementación de plataformas digitales, un software por internet en la nube que le dé un manejo integral de la empresa y así facilitar los procesos, hacerlos eficientes y ajustables a las necesidades de cada compañía.
“Es entender que tu contador no necesita estar en la oficina para presentar las declaraciones de impuesto y que todos los soportes como facturas, RUT y cámara de comercio de tus clientes y proveedores así como cualquier documento los puedes tener en la plataforma y esto con todas las normas de seguridad 24 horas del día. También puedes tomar fotos de los despachos que estas realizando y de esa manera saber cuánto tiempo se demoró la entrega y si se logró la satisfacción de tus clientes. Es ser eficientes, es decir hacer más en menos tiempo”, puntualizó Manuel García.
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Para el gerente de Avancys, Colombia es un país en el que a la gente no le gusta invertir en tecnología porque lo considera un gasto y no se da cuenta que las que lo hacen sobresalen y avanzan y más aún en períodos complejos como los que se viven, porque los ayudan a ser más competitivos.
“Estas plataformas las puede implementar desde la tienda de barrio que requiere un control de sus inventarios, hasta el más complejo proceso de importación de productos. Es decir micros, pymes o grandes empresas pueden ser eficientes en su proceso de digitalización. Hay soluciones desde 50 mil pesos mensuales como el producto de facturación electrónica, hasta la más compleja solución que puede costar 350 mil pesos por usuario mes, dependiendo de la complejidad y el alcance del proceso”, explicó García.
La clave está en no temer dar el paso hacia lo digital y ponerse a la vanguardia de lo que exigen los nuevos rumbos que ha tomado el mundo. Avancys te da estas recomendaciones para evitar desaparecer a pesar de las difíciles circunstancias:
Cinco puntos clave…
- Tener una plataforma en la nube que te permita tener acceso a la información de tu empresa desde cualquier lugar, en cualquier momento, registrar toda la información a medida que ocurre en una plataforma para una gestión integral de tu empresa.
- Factura electrónica con proveedor tecnológico.
- Control de todos tus procesos a un solo click: pedidos, despachos, inventarios, declaración de impuestos, informes financieros, vencimientos de impuestos.
- Aumento de la productividad y disminución de costos administrativos.
- Indicadores de gestión que te permitan saber cómo vas, tales como: flujo de caja, rentabilidad, productos más vendidos, clientes más importantes, rotación de inventarios, rotación de cartera y mucho más. Así mismo a tomar de manera acertada las decisiones estratégicas de la empresa.
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