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“Inclusive para las empresas sin ánimo de lucro, más allá del fin social, todas las entidades que existen en el mercado, la clave del éxito en el logro de sus objetivos, es saber administrar, controlar y planear los recursos de los que disponen para ejecutar su objeto social (personas, materiales, tecnología, espacios físicos, etc.)”. La frase corresponde a mi bloguero invitado, Juan Felipe Osorio Pérez, Master y Especialista en Finanzas, además de Experto en FP&A (Financial Planning & Analysis). Acá están sus planteamientos:
Juan Felipe Osorio nos invita a manejar unas finanzas modernas en nuestras empresas. Foto cortesía.
“El de las Finanzas es un campo del conocimiento que facilita la administración de los recursos, y cada vez va ganando relevancia dentro de la planeación de los negocios, más aún, luego de haber pasado por una pandemia la cual ha incrementado el costo de operar: mayor inflación, menor disponibilidad de materiales, aumento de impuestos para inversión social, mayor competitividad entre empresas, entre otros.
La masificación del trabajo remoto amplió las oportunidades de trabajar para empresas del exterior, lo que para muchos roles, representa un incremento en la oferta laboral, y por ende, un incremento en la expectativa salarial local que compita con una compensación más atractiva en dólares, euros u otra moneda extranjera más valorizada que la moneda local.
Todo esto ha generado que las empresas tengan un nivel más alto de dinamismo, que requiere una mayor rapidez en adaptarse a los cambios del mercado, y reaccionar de forma más efectiva, y para ello deben preparar mejor sus herramientas de planeación y administración con las que puedan evaluar y tomar decisiones cada vez en menos tiempo. Para eso, es fundamental trascender en la concepción de las Finanzas, y hacerla parte del ADN de la operación.
Finanzas como Business Partner del negocio.
Ya no es un área de archivo, que presenta reportes “post-mortem” de periodos anteriores, donde se conoce si la empresa ganó o perdió utilidades, y que, por tiempo, es difícil redireccionar las estrategias para mejorar los resultados en el futuro próximo. Finanzas debe estar involucrado en el día a día del negocio, anticipando resultados en los proyectos y mejorando la toma de decisiones recurrentes de todas las áreas de apoyo:
- Ventas y Comercial: Desde la elaboración de las propuestas comerciales, garantiza que los precios y los costos de los servicios/productos estén alineados con los márgenes esperados del negocio, la disponibilidad y costo de los recursos, y la recurrencia en la facturación. También contribuye al seguimiento del Pipeline y las proyecciones de nuevos negocios y nuevas ventas, que permitan proyectar los ingresos futuros de la compañía y determinar la probabilidad de expandir la operación y la inversión en nuevos proyectos internos.
- Talento Humano / Talent Acquisition: Facilita el entendimiento de cuánto cuesta contratar una persona, según su compensación, tipo de contrato y país de locación, además de los implementos que se requieren comprar para que el colaborador desarrolle sus funciones (Computador y accesorios, licencias de software, entrenamientos, etc.). A través de modelos financieros podrá garantizar que el costo total del empleado (con prestaciones e implementos de trabajo) no exceda el costo total esperado sobre el cual se definieron los precios, y se garantice la rentabilidad esperada. Así el reclutador tendrá varias opciones para ofrecerles a los candidatos en la negociación del tipo de contrato y compensación que le resulte más atractiva según las tendencias del mercado.
- IT / Soporte Técnico: Contribuye a determinar si es mejor comprar o rentar un equipo, según el tipo y duración del proyecto o rol para el cual será contratado un recurso. También podrá evaluar con mayor efectividad el método de financiación de los recursos tecnológicos, si a través de compra directa, Leasing, Renting u outsourcing, según los costos de cada opción.
- Operaciones / Delivery: Contribuye al entendimiento del “seasonality” financiero del proyecto (comportamiento de los ingresos y los costos a través del tiempo) según las horas laborales de cada mes (no todos los meses tienen el mismo número de días y para multinacionales no todos los países tienen el mismo número de días feriados no laborales), el flujo de facturación del proyecto (si está definido por horas laboradas, valor fijo por mes, facturación por hitos alcanzados, facturación anticipada o al entregar el producto terminado), todo en función de la planeación del flujo de caja del proyecto y del negocio per sé.
- Administración y Tesorería: Contribuye al seguimiento del flujo de caja, en cuanto a los tiempos de pago definidos con los proveedores, tiempo estimado de cobro de cartera para recepción de ingresos, seguimiento del comportamiento de la tasa de cambio para compras e ingresos en moneda extranjera, disponibilidad de efectivo para adquisición de nuevos bienes y servicios requeridos por la empresa.
Modernización de la reportería financiera.
No todos los Directivos y Gerentes son expertos en los conceptos financieros, ni se les hace fácil entender un extenso contenido numérico en los reportes. Hay 2 puntos clave para contribuir a una solución para ello:
- La capacidad del financiero de exponer la información en un lenguaje más familiar y menos técnico. Que todos, desde la perspectiva de cada rol, entiendan con facilidad la información que reciben, así podrán tomar acciones mucho más asertivas en sus actividades y procesos. Conocer de antemano a quien va a ser dirigido el informe, facilitará saber qué tipo de lenguaje utilizar, inclusive, usar palabras, modismos o expresiones técnicas propias de cada área permitirá conectar más fácilmente la atención de los espectadores.
- Presentar la información de una manera más visual, más interactiva, a través de dashboards o gráficas que permita para los no financieros visualizar más amigablemente el comportamiento de las tendencias, las proporciones de los servicios, el comportamiento de la rentabilidad y las causas de los resultados. Disponer la información al público de forma que al leerla los números y gráficas cuenten la historia por sí mismos, y que el lector pueda interpretar intuitivamente, pero más importante aún, de forma efectiva y clara la información, y que las explicaciones sean más un complemento y no una lectura repetitiva de lo que ya se visualiza en el informe.
Para esto, Finanzas debe ampliar sus conocimientos en herramientas tecnológicas como Power Pivot, Power BI, Python, ERPs, entre otras, así como en conocimiento de color coding para guiar al lector en donde debe fijar su atención, qué está favorable y qué no, y en conocimientos en diseño, para comprender qué tipo de gráfica debe presentar según el contenido, y saber estructurar la visualización, para que la lectura sea coherente y resalte las prioridades de lo que el público objetivo desea saber, según la finalidad de la reunión.
Automatización de la información financiera.
Por el dinamismo del mercado, los Directivos cada vez más van precisando poder conocer los informes financieros en menos tiempo y, para poder lograr exitosamente estas expectativas, Finanzas debe reducir cada vez más los tiempos de consolidación y análisis de los resultados.
Para eso, tener un conocimiento en estructuración de bases de datos, y automatización de reportes se va volviendo cada vez más relevante en la generación de valor del área a la hora de publicar sus entregables. Para ello Finanzas podrá entonces:
- Mejorar el conocimiento técnico en Excel, para ir más allá de tablas y usar herramientas como Macros, Power Query y Power Pivot, en la que, únicamente alimentando una base de datos, se actualicen las gráficas y visualizaciones de manera automática.
- Complementar el uso de Excel con otras herramientas como Power BI, que además de mejorar la visualización de la información, permite sincronizar en tiempo real los resultados con los datos que se almacenan en diferentes plataformas tecnológicas que pueda estar usando la compañía.
- Implementar Sistemas Integrados de Información (en ingles llamados ERPs) que faciliten centralizar toda la información de la compañía: Horas laboradas del personal, sistema de nómina, facturación y cartera, datos del personal, distribución por centros de costos, contabilidad de pagos, presupuestos y proyecciones. Para esto es importante definir bien los parámetros de ingreso de información al sistema, de forma que se reduzca sustancialmente los tiempos operativos de limpieza y organización de datos, y se puedan generar reportes integrados en menos tiempo.
- Implementar herramientas de RPA (Robotic Process Automation) que faciliten la consolidación de información desde varias plataformas tecnológicas no compatibles (además de correos, archivos locales y compartidos en nube), de forma que se pueda invertir menos tiempo en trabajo operativo y más tiempo en análisis y diagnóstico de los resultados.
El Departamento de Finanzas es un aliado estratégico en la administración de los negocios, y así como las dinámicas del mercado van cambiando, la manera en cómo se desarrollan las actividades y procesos de Finanzas también debe ir evolucionando, hacia ambientes más tecnológicos y ágiles, con un contenido más comprensible para todo tipo de público que precisa tomar decisiones con base en información financiera actualizada y de mayor calidad.
Recuerden contarme sobre posibles temas e invitados para este blog, para mi programa de TV Negocios en tu Mundo y para nuestra colección de libros Historias de Negocios Altamente Inspiradoras. Me encuentran en mi mail juany@agenciastm.com y mis redes sociales: Twitter, Linkedin, Facebook e Instagram. Les invito a leer Historias de Negocios Altamente Inspiradoras -versión Pandemia-, que pueden conseguir en este link de la Librería Nacional. Es un texto muy potente y útil.
