Ingrese o regístrese acá para seguir este blog.
¡Venturoso 2023! Una pregunta de moda al inicio de cada año: ¿con tantas reuniones a qué horas trabajo? Y como moda hay que saberla lucir.
Iniciemos con una máxima administrativa al respecto: comienza por entender que las reuniones hacen parte de tu trabajo. Es así de claro. El punto es cómo logras que las reuniones sean productivas, manejando el estrés diario con todas las afectaciones, incluso, las extralaborales.
La agenda que debes tener en cuenta para tu trabajo
Pero, ¿cómo puedes lograr que una empresa pueda administrar una agenda diaria, semanal, mensual o semestral para que tengas “tiempo para trabajar”, es decir, un espacio claro para realizar o gestionar tareas derivadas de las reuniones presenciales o virtuales a las que asistes.? Como jefe, en cualquier cargo eres responsable de tu tiempo y el de tus colaboradores y, si estabas buscando costos ocultos encontraste uno de ellos. Dicen que el tiempo es oro, así que no lo derroches. El tiempo es dinero y mal administrado impacta en el estado de resultados generando pérdidas. A continuación, más allá de “tips”, algunas recomendaciones que reestablecen el valor del tiempo para que las reuniones sean productivas y generadoras de dinero:
Primero, identifica las reuniones a las que debes asistir o a las que te invitan. Realiza un inventario de los comités a los que perteneces y por lo tanto saca cuentas de cuántas son las respectivas reuniones, su periodicidad y tiempo consumido. Adicionalmente, elabora un listado de las reuniones a las cuales te invitan, ya sea por costumbre o por alguna otra causa que aún no encuentras la razón de por qué debes estar allí.
Evalúa si el tiempo de duración de cada reunión es apropiado o sientes que el tiempo se pierde y deberías estar aprovechándolo en otras cosas, e identifica en cuáles eres consciente que no eres productivo, no aportas, no eres contributivo. Por otro lado, están las reuniones en el que eres multitarea, es decir, realizas otras acciones como diligenciar tableros, responder correos, chats internos, incluso ser programador de reuniones. Estas preguntas y otras que te hagas, son el inicio del camino para entender que puedes ser más productivo.
En segundo lugar, es clave que se identifique el tipo de reunión a las que asistes. Si son informativas, consultivas o deliberativas. Cada una de ellas determina cuál es y cómo debe ser el (PTR) – Participación, Responsabilidad y Tareas que se deriva para ti y cada uno de los asistentes dependiendo del tipo de reunión.
Si las reuniones son informativas, afina la capacidad de escucha para realizar las mejores preguntas que conlleven a tener comprensión absoluta de lo que se está indicando y, además, cuál es el grado de PRT que te corresponde a ti y a tu equipo en caso que tengas uno.
Ahora bien, si la reunión es de índole consultivo, tener claro que te debes haber preparado para hacer una participación con aporte productivo. Esto sugiere que, quién convoque haya indicado previamente el tema de la reunión citada con el objetivo de realizar la debida revisión de los puntos que pueden ser incidentes en el tema en cuestión y tus aportes sean para generar alto impacto. Si la reunión fue solicitada sin programación alguna, tu responsabilidad reside en estar siempre actualizado, enterado de lo que ocurre en tu órbita laboral (datos, indicadores, hechos).
Esto permite que tu capacidad de reacción en vivo y en directo esté fundamentada con argumentos sólidos.
Cuando las reuniones son de naturaleza deliberativa, esto traduce a hacer un debate para toma de decisiones en situaciones y tiempo de la reunión, es prudente, tal y como en la reunión tipo consultivo, que exista una preparación del tema y las decisiones lo ameriten. Además, llegar con disposición total para tener debates abiertos, manteniendo claro que el objetivo de la reunión es el beneficio de la organización no el triunfo personal.
Tercero, en los tipos de reuniones antes descritos es fundamental que cada participante determine cuál es su (PTR) – Participación, Responsabilidad y Tareas, lo anterior tiene enormes ventajas para quienes asisten y también para los no presentes. Algunas de ellas son: bajos niveles de ansiedad por saturación de trabajo, claridad del camino a seguir, confianza en si mismo, distribución adecuada de la agenda de trabajo, relacionamiento interpersonal, mejora sustantiva del clima laboral.
Cuarto, recomiendo que las reuniones tengan una estructura 40 y 20 minutos, esto significa que, para una reunión empresarial y sustanciosa, por ejemplo, de una hora, la distribución del tiempo sea de la siguiente forma: 10 minutos para relacionamiento entre los asistentes, generar el ambiente apropiado, saludo activo, preguntar por la salud, bienestar y demás aspectos de cotidianidad interna o externa a la empresa, que permita intencionalmente saber la disposición y pulsar el clima de los participantes en la reunión. Esto es estratégico para los propósitos de la reunión.
La cronología de las reuniones
Y tener 40 minutos para el desarrollo de la reunión y entrar en materia, desarrollando el tema central y ser consiente que el tiempo es recurso no renovable hace que lo aprovechemos como debe ser.
En ese tiempo, centra la atención en la reunión, todos merecen la misma concentración para ser atendidos y escuchados, aquellos que se consideran multitareas, hacen que se repita lo que se ha dicho o escapan a dar muy baja importancia de algo que se trató y era clave para los propósitos de la reunión. Es cuestión de respecto, no de aprovechamiento del tiempo.
Los últimos 10 minutos son dedicados para las conclusiones en términos del propósito de la reunión, lo suscitado en el desarrollo de la misma, la claridad de cuál es el PRT de todos y cada uno de los asistentes y del plan de gestión: acción, articulación y seguimiento derivado de la reunión.
Si eres la persona que convoca la reunión, asiste puntualmente a la hora señalada, si eres de los convocados, también se puntual para iniciar sin retrasos.
Tanto convocante como asistentes recuerden terminar a la hora indicada para tal efecto. Todos los participantes como ejercicio diario deben destinar en sus agendas el tiempo que tomará cada una de las acciones por desarrollar a partir de las responsabilidades encomendadas en las reuniones. Busca que las reuniones sean en ciertas franjas de horas que sean las más apropiadas para la productividad, esto debe ser consensuado en cada organización.
Finalmente, si asistes a otro tipo de reuniones o consideras que debemos profundizar en algún u otro tema relacionado con el presente artículo, escríbeme y seguro que encontramos cómo hacerlo productivo para ti, tus compañeros. Recuerda, las reuniones son parte de tu trabajo por lo tanto buena cara y excelente gestión.
Javier Roberto Ospina Bermeo
Profesor Asociado de la Facultada de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas
