La facturación en Colombia evoluciona al entorno digital

Por: Certicámara S.A.

A partir del 1 de enero de 2019 los responsables de declarar y pagar IVA e impuesto al consumo deberán expedir factura electrónicamente.

Así como han evolucionado las formas de hacer transacciones, la facturación hace lo mismo y se pone en línea con las nuevas tendencias globales hacia lo electrónico.

Pero, ¿En qué consiste la facturación electrónica y cuáles son sus beneficios? De acuerdo con Certicámara S.A., entidad de certificación digital y proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, este documento  soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales se debe expedir, entregar, aceptar y conservar en medios y formatos electrónicos.

El objetivo principal de este proceso es facilitar el comercio electrónico, disminuir costos y mejorar el control fiscal. Además, la Dirección de Impuestos y Aduanas –DIAN- señala que este registro tiene los mismos  efectos legales que los de una factura de papel.

Cabe resaltar que por medio de la  facturación electrónica se garantiza la autenticidad e integridad del documento desde su emisión y durante todo el tiempo de conservación. Lo anterior dado que se hace uso de un mecanismo con altos estándares de seguridad denominado: firma digital, emitida por una entidad de certificación digital como Certicámara para garantizar la integridad, seguridad y fiabilidad de la factura electrónica.

Mucho se ha hablado de la obligatoriedad de implementarla en las grandes empresas, y esto sucede por la necesidad de modernizar los procesos de este tipo en el país. Vale recordar que el Gobierno calcula que en 2019 unos 500 mil contribuyentes facturen por esta vía.

Según la Dian, el modelo de facturación fue adoptado en el país por medio del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, cuyo principal objetivo es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia.

La reforma tributaria del 2016 o ley 1819 dejó en firme que todos los responsables de declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del próximo año.

Ahora bien, ¿qué hacer para implementarla? Los contribuyentes que quieran empezar su migración a la Factura Electrónica deben elegir primero un proveedor idóneo, es decir, un operador autorizado en este procedimiento y posteriormente iniciar los trámites ante la DIAN.

Certicámara, empresa autorizada para realizar este procedimiento y que ha apoyado a más de 100 empresas en todo el país, resalta lo importante de hacer un trabajo organizado para que la migración e implementación se den de manera correcta.

“Es importante que las empresas realicen un estudio de procesos internos relacionados con la facturación, identificar el sistema contable, diseñar las soluciones de acuerdo con la normativa y personalizaciones, realizar reingeniería de procesos, planificar y priorizar los requerimientos, codificar, implementar, programar e integrar, llevar a cabo las pruebas generales con todos los sistemas y procesos, y notificar a los clientes y proveedores”, explica el operador autorizado.

Ante la DIAN, los empresarios deben realizar el registro como facturador electrónico en el Muisca, indicar el software de proveedor tecnológico, recibir la resolución de facturación electrónica, actualizar el RUT con nueva responsabilidad, solicitar los rangos de numeración y las claves técnicas por cada rango, y notificar la fecha de inicio de facturación.

BENEFICIOS

La DIAN indica que esta herramienta cuida y protege el medio ambiente por lo que los beneficios van más allá del ahorro en costos económicos. Héctor José García, Presidente de Certicámara corrobora esta afirmación indicando que la factura electrónica “evita el uso de papel, tintas, envío y la acumulación física, ya que son almacenadas en Data Center con copias de respaldo. En cuanto a seguridad, este tipo de facturación está protegida por la firma digital, que garantiza su autenticidad e integridad”.

En temas monetarios los beneficios son significativos, dado que mientras las facturas impresas oscilan en precios que van desde los $2 mil hasta los $6 mil, las electrónicas pueden costar entre $300 y $600. Es importante resaltar también evita la evasión de impuestos.

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A FACTURAR?

• Contribuyentes obligados a facturar: seleccionados por la DIAN, (grandes contribuyentes, el plazo cumple el 1 de septiembre de 2018 y contribuyentes que venían facturando dentro del Decreto 1929 de 2007, deben empezar a partir del 29 de junio de 2018).
• Los contribuyentes obligados a declarar y pagar IVA y el Impuesto al Consumo, deben empezar a facturar el 1 de enero de 2019.
• Personas naturales o jurídicas que voluntariamente quieran facturar electrónicamente. Aunque la norma no establece una fecha para ellos, se infiere que a partir del 1 de enero de 2019, si la persona declara IVA o Impuesto al consumo, si no ya debe hacer iniciado el proceso.
• Las MiPymes, que se encuentren catalogadas como tal dentro de la normativa vigente, quienes si declaran IVA e Impuesto al Consumo lo deben hacer a partir 1 de enero de 2019. Sin embargo este tipo de contribuyente depende de la plataforma gratuita que la Dian ponga a su disposición.

¿Y LOS QUE NO ADOPTEN ESTA VÍA?

Por no acoger los sistemas técnicos de control que establezca la Dian, se puede llevar al cierre o clausura del establecimiento, según art. 684-2 y 657 del Estatuto Tributario.

Cuando la información no se suministre dentro de los plazos que establece la Dian, o con errores, o no corresponda a lo solicitado, ocasionará multas de carácter económico según el artículo 651 del Estatuto Tributario.