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Por: Vladimir Martínez Rippe – Director de www.auditool.org

 

Se acerca el cierre contable, y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte de la Administración de la Compañía  es efectuar un conteo de las existencias del inventario con corte a 31 de diciembre de 2013 o una fecha cercana al cierre en la que participen sus auditores.

 

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando menos una vez al año para que sirva como base en la preparación de los estados financieros y, si es aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del sistema de inventarios de la entidad, el que le sea aplicable.

 

La preparación de los inventarios, parte de la definición que debe tener toda organización dentro de su estructura organizacional, como en sus políticas y procedimientos de las áreas responsables de realizar los inventarios, así como de participar activamente en su ejecución.

 

Así las cosas, el líder de organizar el inventario deberá analizar las posibles fechas para la realización del inventario, teniendo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos:

 

a. Fecha del cierre contable

b. Días con mayor número de entrega de pedidos

c. Días con mayor número de ingreso de productos y/o materias provenientes de los proveedores.

d. Visitas de entes de control externo o interno.

e. Actividades de capacitación y/o integración.

 

Una vez se han analizado las anteriores variables, el líder de realizar el inventario, deberá presentar una propuesta con diferentes alternativas de días para su realización, de tal forma que las áreas involucradas en la realización del inventario, tales como producción, ventas, compras, contabilidad y administración acuerden la mejor fecha,  propendiendo por reducir el impacto en las operaciones de la organización.

 

Comunicación de la Fecha de Inventarios

 

Una vez se ha definido la fecha del inventario, se deberá realizar un comunicado a toda la organización informando la fecha de la realización del inventario, por lo cual deberá asegurarse que dicho comunicado llegue a todas las áreas y niveles de la organización.

De igual forma, se deberá comunicar tanto a los clientes como proveedores la fecha límite para la recepción y entrega de productos.

 

Adicionalmente, según las políticas y procedimientos que definen las áreas que deben participar activamente en el inventario, se deberá solicitar la confirmación por escrito de la participación de los funcionarios, asegurando que el día o días del inventario tendrán disponibilidad en su agenda y por tanto no tendrán ningún impedimento para su asistencia.

 

Elementos de la Bodegas

 

Si bien las bodegas en donde se encuentran los productos a inventariar se deben caracterizar por el continuo orden y aseo, se recomienda  que el líder del inventario realice un recorrido por la bodega, verificando los siguientes aspectos:

 

• Aseo general de la bodega

• Adecuada marcación de las rutas de evacuación, así como  la existencia de los elementos de primeros auxilios y el adecuado funcionamiento de la red contra incendios.

• Elementos de dotación suficientes y en buen estado para todos los funcionarios de la bodega, tales como casco, gafas, botas, guantes y batas.

• Estado de los montacargas, escaleras y demás elementos para el conteo en alturas.

• Adecuada calibración de los equipos de peso y lectura, necesarios para la realización del inventario.

 

Productos a inventariar

 

El líder del inventario deberá verificar que se cumpla con los siguientes parámetros tanto de los productos a inventariar como de los que no forman parte del inventario de la organización:

 

• Ubicación de los productos en la localización que corresponde

• Identificación adecuada de los productos  (sticker, código de barras)

• Los productos obsoletos o dañados, deben estar separados del inventario en buen estado, así como deben estar plenamente identificados o rotulados.

• Los productos de mayor valor deben estar adecuadamente custodiados.

• Toda mercancía facturada que no pueda ser retirada para la fecha del inventario, deberá ser separada del inventario, adjuntando una copia de la documentación soporte de su facturación, así como deberá identificarse de forma visible que no forma parte del inventario.

• El inventario que se encuentre en custodia de terceros, deberá contar con toda la documentación soporte.

• Se debe definir la logística que tendrá la toma física del inventario en custodia de terceros, pues es fundamental que un funcionario de la organización verifique tanto su existencia como su estado.

• En caso de contar con bodegas en diferentes puntos geográficos, se debe coordinar el desplazamiento de los funcionarios que participaran en dichos inventarios. 

• El inventario de terceros deberá estar separado y/o identificado plenamente.  

 

Preparación del instructivo para el inventario

 

Toda toma física de inventarios debe contar con un instructivo que sea lo suficientemente claro y entendible para los participantes del inventario, y el cual contenga como mínimo lo siguiente:

 

• Fecha, hora y ubicación donde se realizará el inventario.

• Indicaciones para el ingreso a la bodega.

• Descripción del vestuario que se debe llevar, y en caso de ser necesario instrucciones sobre la organización del cabello y uñas.

• Descripción de las funciones y responsabilidades de la Mesa de Control.

• Nombre del funcionario líder de la Mesa de Control.

• Relación de los funcionarios que hacen parte de la mesa de control, y los cuales no deberán estar involucrados en la operación que administra y custodia los inventarios.

• Definir y documentar los grupos de conteo para el primero, segundo y posible tercer conteo, los cuales deberán estar conformados por funcionarios externos a la administración del inventario, así como deberán ser rotados entre los equipos de cada conteo.

• Asignar a los grupos de conteo el acompañamiento de un operario del inventario.

• Limite de fechas para el ingreso y salida de producto tanto físico como en el sistema.

• Metodología a seguir para la realización del corte de documentos, así como relación de los documentos que deben ser objeto de dicho corte.

 

Capacitación para la realización del Inventario

 

Se sugiere que mínimo una semana antes de la realización del inventario, se  programe la capacitación con los funcionarios que participaran en el inventario y la cual debe orientarse a cubrir los siguientes aspectos:

 

• Identificación de las rutas de evacuación.

• Ubicación de los elementos de primeros auxilios.

• Reconocimiento en la bodega.

• Organización de los productos en la bodega (familias de productos, tamaño, almacenamiento caótico, almacenamiento en bloqueo o almacenamiento ordenado, entre otros.)

• Identificación de los diferentes tipos de productos.

• Identificación de los productos que por sus características o composición son de cuidado en su manipulación.

• Identificación de las zonas en donde se encuentra el producto en mal estado

• Instrucciones para el conteo de productos por peso o medidas.

• Identificación de los productos con su referencia para el registro en las planillas de conteo.

• Explicación de la utilización de las herramientas para el conteo, tales como lectores de código de barras.

• Elementos de seguridad que se deben utilizar en el inventario.

• Conteo de elementos en alturas.

• Descripción del trabajo en equipo que deben realizar los grupos conteo.

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