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La buena gestión de una organización o empresa, se define a través del análisis de sus procesos, estos deben ser bien diseñados y constantemente monitoreados para que de esa manera le aporte ventajas a la compañía. Entre ellas están la eficacia, eficiencia, la facilidad de recolectar los datos, una información fiable, para apoyar una eficiente toma de decisiones y futuras estrategias que sean acertadas.
Una vez descritos los procesos, estos deben representarse a través de un diagrama de árbol o diagrama de flujo, a fin de demostrar su realidad de la forma más detallada. Con esto, se busca identificar las distintas tareas y actividades que deben realizarse en un proceso, para que se logre un producto o resultado.
Actualmente, existen algunos problemas de organización de muchas empresas, relacionados con la participación de las personas en un proceso. Se trata, de que cada una de ellas es responsable de su parte y no del total, lo que conlleva a que no están del todo involucrados, no aprovechando el potencial humano. Esto trae como consecuencias un mando y control menos eficiente.
Hay que tomar en cuenta que estamos viviendo cambios acelerados. La velocidad de los avances tecnológicos, han promovido la innovación de los periodos de vida de muchos productos, pasando de años a meses. Las empresas deben actuar rápido, y crear un plan estratégico para no paralizarse definitivamente.
Debido a esto, las empresas deben reinventar oportunamente el análisis de sus procesos, y organizar el trabajo en torno a ellos, manteniendo su enfoque en lo principal, que son sus clientes. Otro factor influyente para la re ingeniería de estos procesos, se debe a la globalización.
Cada día se presentan nuevas formas de realizar los negocios, trayendo consigo nuevos retos que afrontar. A medida que el tiempo avanza, así como la tecnología, las empresas deben hacerlo de igual forma, adaptándose y evolucionando hacia una estructura nueva del mercado.
Por ello, la importancia del rediseño hacia nuevos procesos operativos y estructuras organizacionales, que vayan orientados hacia una competencia más activa, y así lograr las mejoras extremas en su desempeño como organización, en un corto periodo de tiempo.
Por consiguiente, es necesario el uso adecuado de las herramientas de diagrama de árbol y diagrama de flujo, a fin de reconfigurar las actividades y sus procesos, para obtener incrementos significativos en la productividad, rentabilidad, calidad y tiempo de respuesta para obtener ventajas sobre la competencia. Ambos diagramas son fundamentales dentro de toda organización.
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Diagrama de árbol:
Es una de las herramientas que interviene en el proceso de la toma de decisiones, ya que ayuda con el análisis de las mismas. Así como la investigación de mercado, la planificación de las estrategias y el abordaje de muchas conclusiones. Facilita la información necesaria para guiarse hacia la dirección correcta.
Se utiliza en diversas materias, como en el mundo de financiamiento, economía o la informática. Esta útil herramienta, también es muy utilizada por los prestamistas y bancos, para calcular sus riesgos y determinar cuales son sus oportunidades para invertir.
Además, el diagrama de árbol cuenta con muchas ventajas dentro de los análisis de procesos, esto se debe, a que permite que el equipo de trabajo pueda mantenerse vinculado en cierta forma con las metas de una tarea. También destaca, que importante es establecer las soluciones a los posibles problemas que se detecten en dichos procesos.
¿Cómo hacer un diagrama de árbol funcional para la toma de decisiones?
La elaboración de este tipo de diagrama es sencilla y específico. Aquí no se incluyen muchos elementos. Estos se les llaman nodos (se simboliza como círculos o cuadrados). Las ramificaciones o ramas, se representan con líneas que conectaran a los nodos, así como otras ramas, con el fin de obtener el resultado definitivo.
Los símbolos de nodos en forma de cuadrados indican decisiones, y los circulares se utilizan para los resultados que son inciertos. De cada nodo nacen como mínimo dos ramas, y en ellas se debe apuntar las posibles soluciones y conectarlas al nodo que sigue. De esta forma se continúa, hasta llegar al fin de todas las posibilidades. Por último, el resultado se representa con un triángulo (la decisión).
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Diagrama de Flujo:
Para lograr la representación gráfica, a través de un flujo-grama o símbolos del flujo de trabajo de un negocio paso a paso, se requiere que las personas que estén involucradas en el proceso, estén en contacto con las actividades que realizarán, ya que este personal son los más indicados para describir de forma precisa, cómo se lleva a cabo cada tarea o actividad.
Además, este personal puede aportar información valiosa, como los resultados que se esperan alcanzar y los recursos que más se demandan. Su participación en el levantamiento de los procesos, ayudará significativamente en los futuros cambios que se deban realizar.
Los diagramas de flujo son fundamentales e importantes dentro de toda organización, ya que simplifica el flujo de los datos. Son utilizados con frecuencia en informática, economía, psicología y procesos industriales, porque permite proyectar visualmente los pasos o procesos, en un sistema de negocios. En este diagrama, se componen por símbolos que indican líneas, conectores, flechas, procesos, subprocesos, terminadores.
¿Cómo crear un Diagrama de Flujo para procesos?
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Lo primero es identificar los elementos de como inicia y cómo finaliza el proceso.
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Decidir que dirección se desea para elaborarlo. Lo indicado es de arriba hacia abajo, o desde la izquierda hacia la derecha. Aunque en SINNAPS, una aplicación que permite hacerlo desde final al principio, permitiendo tener presente que se necesita en cada actividad.
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Que tipo de lenguaje se utilizará en cada fase.
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Escoger los iconos o símbolos, así como los colores.
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Dividirlos en bloques para tener una mejor expresión del proceso.
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Visualizar cada una de las actividades, y que sigan un flujo hasta el final.
Para finalizar, es importante recordar que las teorías básicas de calidad, indican que existe la necesidad de innovar y mejorar día a día los procesos, puesto que son los que proporcionan la calidad. Por tal razón, la re-ingeniería entra para reforzar las estrategias y ejecutar esos procesos, desechando los pasados paradigmas de procedimientos administrativos que no atienden y satisfacen a los clientes.
La combinación de ambas herramientas, son la clave fundamental para resideñar un negocio, reduciendo los costos y tiempos, eliminando aquellas actividades que resultan improductivas. Mejorado su calidad y reduciendo la elaboración del producto y/o servicio que se preste.
