8 consejos para elegir un proveedor de servicios ERP

Sin duda la elección de el ERP que mejor se adapte a nuestras necesidades y que más garantías de futuro pueda ofrecernos es un factor clave, sin embargo no lo es menos acertar con el proveedor de servicios (Socio Tecnológico) en el que vayamos a depositar la confianza de implantarlo y ponerlo en marcha en nuestra empresa.

En este sentido, vamos a indicar algunos puntos que consideramos importantes a la hora de poder evaluar la capacidad del proveedor de servicios para ponerlo en marcha.

Experiencia con el ERP. Resulta algo evidente que cuantos más proyectos haya implantado con ese ERP («Con ese ERP«, más importante de lo que parece y lo detallaremos más adelante) más experiencia tendrá y más garantías de éxito y de contar con un trabajo serio y profesional podrá ofrecernos.

Resulta bastante habitual encontrar proveedores de servicios que si bien pueden tener una larga y dilatada experiencia en implantar distintos sistemas de gestión, optan por dar el salto y comenzar a implantar herramientas de mayor entidad como los ERP. 

Bajo mi punto de vista es importante contar con la confianza de un proveedor de servicios que conozca a la perfección las «entrañas» del ERP por la experiencia de una cantidad suficiente de proyectos en su trayectoria.

Dedicación exclusiva. Bueno… o al menos «casi exclusiva»…. Es decir, existe una gran cantidad de proveedores de servicios que dentro de su portafolio cuentan con dos o más soluciones ERP, esta situación hace que sus técnicos dediquen tiempo en ocasiones a trabajar con la tecnología, base de datos y estructura y funcionalidad de un ERP, y en ocasiones a trabajar con la tecnología, base de datos y estructura y funcionalidad de otro ERP.

Cuando un proveedor de servicios se dedica en exclusiva a la implantación de un único ERP, sus técnicos y consultores se dedican durante toda su jornada a generar conocimiento y experiencia sobre ese ERP, por lo que su dominio será mucho superior que el de aquellos que tienen diversificado su esfuerzo.

Capacidad comercial. Si bien es una manera de evaluar muy subjetiva, ya que existe la posibilidad de que aunque el equipo comercial no tenga un gran dominio de los aspectos relevantes al ERP sí puede tener un gran equipo técnico detrás, lo que sí es cierto es que detrás de un equipo comercial serio y solvente con una gran capacidad de información sobre cualquier aspecto del ERP, detrás de él con toda seguridad habrá un equipo técnico realmente solvente.

Metodología de implantación contrastada. La implantación de un ERP no es algo que se pueda tomar a la ligera, por lo que un proveedor de servicios que pueda mostrarnos antes de tomar la decisión los pasos y fases por las que pasará la implantación es un aspecto que nos aportará seguridad sobre la experiencia generada a lo largo de su trayectoria.

Una cotización detallada. A lo largo de mi trayectoria me he podido encontrar con cotizaciones de implantación de un ERP entregadas en una sola página. La implantación de un ERP es algo más serio que eso. 

La cotización debe contener no solo la valoración económica, sino reflejar con detalle las fases e hitos que se realizarán en el proyecto, así como cualquier condicionante expresado ante el cliente. El mejor ejemplo es cuando nos encontramos valorando la adquisición de un ERP y el comercial nos dice; «No te preocupes, eso entra en el proyecto», si eso es así, no tendrá ningún inconveniente en que quede debidamente reflejado tanto en la cotización como en los correspondientes contratos.

Que sepa decir «No». Cuando en la fase de preventa indicamos nuestras necesidades y preguntamos si eso lo cubre el ERP y se nos responde a todo que si…. Ese es momento para sospechar…. Un proveedor de servicios serio y profesional procurará trasladar al cliente con exactitud lo que puede esperar del ERP y también indicara con el mismo esmero que es lo que no puede esperar de él. 

Por contra, un proveedor de servicios poco serio, nos dirá que si a lo que queramos con tal de conseguir la firma del proyecto, en este sentido, si dudamos, podemos realizar alguna pregunta… «trampa», algo que aunque no necesitemos, sea desproporcionado con la intención de valorar si nos van a decir que si a todo con tal de aumentar nuestras expectativas o es lo suficientemente serio y profesional como para responder con sinceridad.

Reconocimientos. Aunque no es un aspecto indispensable, sin duda que el proveedor de servicios disponga de reconocimientos sobre su labor y capacidad es algo que debería aportarnos más confianza.

Socio tecnológico. En definitiva, cuando buscamos un proveedor de servicios debemos, no solo seleccionar esa empresa a la que comprarle el ERP y nos lo instale, sino aquella empresa que nos acompañará durante mucho tiempo y que debe colaborar con nosotros en la definición y ejecución de nuestra estrategia tecnológica.