Viajes y gastos en 2025: cómo la tecnología y la economía están redefiniendo el panorama
Por Marco Pérez, Director regional de SAP Concur para la región Norte de América Latina y México.
El panorama de la gestión de los viajes y gastos corporativos ha evolucionado gracias a la tecnología. En un año como el que empieza, con particularidades como la desaceleración de la inflación, la creciente influencia de la inteligencia artificial y los cambios en la gestión financiera, nuevas tendencias en la gestión de gatos le están dando forma al rumbo de la industria.
El impacto de la desaceleración de la inflación
Uno de los factores más importantes para 2025 será la ralentización de la inflación, lo que permitirá que las empresas optimicen sus presupuestos de viajes y gastos. Durante 2023 y 2024, el aumento de los costos obligó a las empresas a reducir la frecuencia de los viajes de negocios. Sin embargo, con una mayor estabilidad económica, se espera que los presupuestos actuales rindan más, permitiendo un aumento en los desplazamientos corporativos sin necesidad de incrementar significativamente los gastos.
Este nuevo escenario también traerá ajustes en las políticas de gastos, especialmente con la automatización de procesos financieros. Con la IA facilitando la revisión de informes de gastos, las empresas podrán reconsiderar la necesidad de aprobaciones manuales, reduciendo la carga administrativa y permitiendo mayor eficiencia.
Mayor confianza en la IA como asistente en los viajes de negocios
La inteligencia artificial está llamada a seguir desempeñando un papel clave en la gestión de viajes y gastos. Si bien los viajeros aún tienen algo de escepticismo sobre el uso de la IA para tareas complejas, como la reserva de viajes o la presentación automática de gastos, cada vez más empleados la utilizan para obtener recomendaciones, detectar tendencias y encontrar anomalías en sus reportes de gastos.
A medida que las empresas puedan ir refinando sus soluciones basadas en IA, la confianza en estas herramientas crecerá, lo que podría acelerar su adopción en la automatización de procesos más críticos. Adicionalmente, se espera que la demanda de experiencias digitales más sofisticadas aumente, obligando a las plataformas de gestión de viajes a ofrecer interfaces más intuitivas y respuestas en tiempo real ante interrupciones imprevistas, como eventos climáticos extremos.
La colaboración entre finanzas, IT y seguridad
El papel del departamento financiero seguirá expandiéndose más allá de la gestión de presupuestos. En 2025, los CFOs y sus equipos tendrán una mayor colaboración con las áreas de tecnología y seguridad, impulsando inversiones en innovación y protección de datos. Con el retorno a las oficinas y el aumento de los viajes de negocios, también crece la necesidad de fortalecer la seguridad digital y minimizar riesgos asociados con la privacidad de los datos financieros y personales.
La adopción de nuevas tecnologías también implicará una evaluación más rigurosa del retorno de inversión (ROI) en herramientas de IA, así como una mejor integración de soluciones de gestión de gastos con los sistemas empresariales existentes para garantizar el cumplimiento normativo y la sostenibilidad.
Consolidación de las agencias de viajes y los beneficios de NDC
Otro fenómeno clave en 2025 será la consolidación de las agencias de gestión de viajes (TMCs, por sus siglas en inglés), lo que podría generar negociaciones más complejas entre proveedores y empresas. A medida que estas agencias buscan mayor volumen de transacciones y mejor tecnología para optimizar costos, la inteligencia artificial jugará un rol crucial en la automatización de tareas como la interpretación de políticas de viaje y la atención al cliente.
Por otro lado, las aerolíneas seguirán beneficiándose de la adopción de New Distribution Capability (NDC), permitiendo una oferta de servicios más personalizada y flexible para los viajeros. Esto podría traducirse en tarifas más competitivas y paquetes adaptados a las necesidades de cada empresa y empleado.
Por otro lado, la tendencia del trabajo híbrido continuará en 2025. Un posible resultado, con más empleados regresando a las oficinas y más empresas buscando contratar personal dentro de una distancia de traslado razonable, es una disminución en la cantidad de viajes que combinan trabajo y ocio. Sin embargo, con un número creciente de millennials no sólo como viajeros corporativos, sino también en roles de toma de decisiones, se espera que las empresas que han fomentado una cultura de flexibilidad en los viajes de sus empleados continúen ofreciendo esos beneficios.
El 2025 traerá consigo un panorama dinámico para la gestión de viajes y gastos corporativos. La tecnología, la seguridad y la optimización del presupuesto seguirán siendo prioridades clave para las empresas. La consolidación del mercado, el avance de la IA y la evolución de las políticas financieras jugarán un papel determinante en la manera en que las organizaciones abordan sus estrategias de movilidad y gasto. Adaptarse a estas tendencias será fundamental para mantenerse competitivo en un mundo empresarial en constante transformación.
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