Economía digital exige modelos digitales

A partir del 1° de enero de 2019, todas las pequeñas, medianas y grandes empresas deberán emitir sus facturas de forma electrónica, sin ninguna excepción. Apoyarse con un operador certificado evita distracciones operativas innecesarias dentro de cada organización.

Este modelo de transacción que, según la DIAN, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, tiene muchas ventajas. Lo primero a resaltar son sus costos. Las facturas impresas oscilan entre $2.000 y $6.000, mientras las electrónicas, entre $300 y $600.

También la factura electrónica evita el uso de papel, tintas, envío y la acumulación física, ya que son almacenadas en Data Center con copias de respaldo. En cuanto a seguridad, este tipo de facturación está protegida por la firma digital, que garantiza su autenticidad e integridad.

Cabe resaltar que las firmas de factoring debidamente autorizadas podrán masificar una alternativa de financiamiento para las mipymes, a partir de la negociación de las facturas electrónicas, en el marco del registro que se creará para ese fin.

Lo que se debe hacer

Lo primero que deben hacer los contribuyentes es elegir un proveedor idóneo de factura electrónica, que sea un operador certificado y que le instale en su ERP contable, el módulo de emisión y recepción de factura electrónica.

Es importante que las empresas realicen un estudio de procesos internos relacionados con la facturación, identificar el sistema contable y de facturación, diseñar las soluciones de acuerdo con la normativa y personalizaciones, realizar reingeniería de procesos relacionados con la facturación, planificar y priorizar los requerimientos, codificar, implementar, programar e integrar, llevar a cabo las pruebas generales con todos los sistemas y procesos, así como notificar a los clientes y proveedores.

Ante la Dian, los empresarios deben realizar el registro como facturador electrónico en el Muisca, indicar el software de proveedor tecnológico, recibir la resolución de facturación electrónica, actualizar el RUT con nueva responsabilidad, solicitar los rangos de numeración y las claves técnicas por cada rango, y notificar la fecha de inicio de facturación.

Seguridad y confianza

Las facturas electrónicas son auténticas e íntegras. Esto significa que son firmadas electrónicamente por quien dice ser y que su contenido no puede ser modificado o alterado con el paso del tiempo. Esto se logra gracias a la firma digital, que es el mecanismo que emite Certicámara para garantizar la idoneidad, seguridad y fiabilidad de la factura electrónica.

Y es que apoyar a grandes contribuyentes en el país, para implementar factura electrónica y medias empresas, evitará que tengan que asumir sanciones que van desde 2.000 SMMLV hasta el cierre del establecimiento de comercio, por no implementarla.