La factura electrónica, un paso hacia la transformación digital

Un país que se alinea con la economía digital requiere métodos de gestión digitales.

Colombia es uno de los países latinoamericanos con una normatividad vigente y robusta para la implementación de la factura electrónica y podría contribuir a la meta de 15 mil millones que espera contabilizarse en la región para este 2017. El Estado y los empresarios, tienen la decisión en sus manos.

Hoy en día, las empresas buscan optimizar y hacer rentables la mayoría de sus procesos críticos, uno de estos, es el de la facturación. Por tal motivo, la existencia de modelos de facturación electrónica en Colombia resultan fundamentales para el mejoramiento de la competitividad de nuestro país, frente a los procesos de modernización del Estado, de integración económica e inserción de las nuevas tecnologías en la sociedad colombiana.

Pese a la importancia y expectativas que genera el uso de este tipo de herramientas electrónicas, aún persiste entre las organizaciones varias interrogantes sobre: ¿qué es la factura electrónica?, ¿cuál es su origen?, ¿quiénes pueden implementarla?, ¿cómo es su proceso? y ¿qué beneficios trae para las empresas y el país?. El desconocimiento o temor deriva en un efecto de ‘bicicleta estática’, donde las empresas y entidades se estancan en procesos críticos y no le apuestan al cambio, ni al uso de las tecnologías.

Una herramienta tecnológica que reduce brechas

El documento electrónico equivalente a la factura tradicional de carácter tributario y mercantil es conocida como la factura electrónica, la cual se puede generar, enviar, administrar, conservar y exhibir a través de una plataforma tecnológica asegurada a través de una firma digital, encriptación de datos y repositorio seguro de la información digital. El Gobierno Nacional a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), impulsó recientemente la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, finalizando en el mes de octubre un plan piloto que culminó con 59 empresas interesadas en ser facturadoras electrónicas o proveedores de servicios tecnológicos. A la fecha se han expedido 33 resoluciones de habilitación para facturar electrónicamente en el país y recientemente se emitieron las primeras facturas bajo esta modalidad por una suma superior a los dos mil millones de pesos.

Tanto las grandes compañías como las empresas de menor tamaño, pueden implementar la facturación electrónica, y de esta manera cerrar la brecha entre estos dos segmentos al optar por un canal transaccional acorde con sus requerimientos y capacidades. Este es uno de los pasos claves hacia la transformación digital en diferentes sectores de la industria y la economía del país. No debe olvidarse que la implementación de la factura electrónica es una obligación para las empresas colombianas, razón por la cual, los empresarios deben estar preparados para su aplicación.

La empresa o entidad pública (de tamaño mediano o grande) que desee implementar el proceso, podrá utilizar los servicios de un operador tecnológico autorizado por la DIAN. Las entidades de certificación digital cuentan con idoneidad y experiencia comprobada, además de ser las que blindan el modelo con altos niveles de seguridad mediante el uso de firmas digitales y estampas de tiempo que garantizan la autenticidad e integridad de la factura electrónica.

El contexto internacional y los retos para Colombia

Los analistas internacionales afirman que el mercado de la facturación electrónica está creciendo por todo el mundo. En el 2015, la firma suiza Billentis, experta en análisis de mercado, publicó el informe: “Facturación electrónica, entrando en una nueva era 2015”, en el que afirmó que casi 42 millones de los 500 mil millones de facturas expedidas en todo el mundo fueron sin uso de papel. En otro informe que publica la misma consultora a inicios del año en curso, se estima que en el 2017 se podrán procesar más de 35 mil millones de facturas electrónicas en el mundo y se destaca que en América Latina esta cifra crecerá en un aproximado de 15 mil millones.

«La existencia de modelos de facturación electrónica en Colombia resultan fundamentales para el mejoramiento de la competitividad de nuestro país»

Colombia no ha sido pionero en materia de facturación electrónica; países como Chile, Perú, México, Uruguay y Paraguay han sido los primeros en realizar avances significativos. Chile pasó en una década de tener cero incidencia de la factura electrónica a contar con el 89% de las empresas facturando por esta vía. La normatividad habilitó el uso de la firma electrónica avanzada como indispensable para asegurar la autenticidad e integridad del título en dicho país. Es por ello que su modelo se ha tenido en cuenta para el desarrollo técnico y normativo en Colombia.

Según cálculos de Certicámara, entidad pionera en materia de certificación digital, en el país hay unas 900.000 pymes formalizadas que emiten más de 80 millones de facturas al año. Un mercado que sin dudas beneficiará el recaudo, el control fiscal y que a su vez permitirá que Colombia sea punto de referencia en la región. El registro de facturas electrónicas permitirá el fondeo de las mismas masificando el factoring en el país, brindando a su vez importantes ventajas para los empresarios.

 
Empresas pueden ahorrarse hasta el 60%

Dentro de las ventajas que se pueden identificar de un sistema de facturación electrónica se encuentran:
• Mejora del control financiero de la organización: la capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas incrementa el control sobre los flujos financieros dentro de la entidad.

• Reducción de costos: se ha estimado que el costo asociado al proceso de creación y gestión de una factura en papel asciende, en promedio, a un total de entre 600 y 6 mil pesos. El mismo proceso realizado mediante medios electrónicos permite un ahorro aproximado del 60% de dichos costos.

• Optimización de los procesos de cobro: mediante la integración con los medios de pago y entidades financieras, se logra reducir tiempos y automatizar las acciones de validación.

•Servicios adicionales: el establecimiento de servicios de valor añadido, tales como líneas personalizadas de financiación, programas de fidelización, enlaces con canales de reclamaciones permiten mejorar el posicionamiento de las organizaciones que lleven a cabo este proceso.

•Se evitan las pérdidas de los títulos: a su vez se facilita el cobro y se habilita el fondeo electrónico de las facturas electrónicas.

Por: Héctor José García
Director Académico del Centro de Estudios de Derecho y Tecnologías de la Informaciones y las Comunicaciones -CEDT- de la Facultad de Derecho de la Pontificia Universidad Javeriana. Actualmente Presidente Ejecutivo de Certicámara S.A., Colombia. (Entidad de Certificación Digital y Autoridad de Registro).