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En menos de 3 meses, las empresas con más de 251 empleados deben generar los soportes de nómina de manera electrónica ¿Estás listo?

Luis Fernando Jaramillo, Heinsohn.

A partir del 1 de julio próximo, las empresas colombianas con más de 251 empleados deben generar los soportes de pago de nómina de forma electrónica. Es decir, tienen menos de 3 meses para ajustar sus procesos, según una resolución emitida por la Dian.

Aun cuando la obligatoriedad de la norma será progresiva de acuerdo a un calendario que contempla los plazos según el número de empleados, hasta llegar a las empresas unipersonales, lo cierto es que, a estas alturas, todas sin excepción, ya deberían tener claro su plan de ejecución.

En Colombia existen alrededor de 90 proveedores de software certificados por la Dian con diferentes tipos de soluciones para soportar este requerimiento. Uno de ellos es Grupo Empresarial Heinsohn, quien de la mano de Luis Fernando Jaramillo ha logrado importes avances para que el grueso de las organizaciones se suba a hacer la nómina en la nube:

 

Primero fue la facturación electrónica y ahora la nómina. ¿En qué consiste este nuevo requerimiento de la DIAN y cuál es el papel que juegan los proveedores de software como ustedes?

La DIAN expidió el pasado mes de febrero, la resolución No. 00013 de 2021, por medio de la cual exige a todas aquellas empresas, pymes y personas naturales que efectúan pagos o abonos derivados de una vinculación laboral, a generar y transmitir electrónicamente a esta entidad, todas las novedades, pagos, deducciones y netos de su nómina. Para cumplir con este requerimiento, las empresas pueden desarrollar su propio software o adquirir los servicios de un proveedor de soluciones tecnológicas cloud (en ambos casos debe estar habilitado por la DIAN).  Heinsohn es uno de ellos, y como proveedor de software de nómina cloud, nuestra obligación es convertirnos en aliados de las empresas, de tal forma que les podamos ofrecer un servicio flexible, según sus necesidades,  con todas las garantías de seguridad internas y externas.

 

¿Cuándo se cumple el plazo para cumplir con este requerimiento?

En tan solo tres meses las empresas con más de 251 empleados deben empezar a generar los soportes de pago de nómina electrónica en archivos XML y tendrán plazo para transmitirlos a la DIAN, hasta el 10 de agosto. Aun cuando la obligatoriedad de la norma será progresiva, y el calendario dependerá del número de empleados hasta llegar a las empresas unipersonales, lo cierto es que todas sin excepción, ya deberían tener claro su plan de ejecución.

 

Está claro que la DIAN tendrá un mayor control sobre la administración tributaria, pero ¿Cuál será el beneficio para las empresas?

Este nuevo requerimiento es una oportunidad para la modernización. El error de muchas empresas, es que interpretan esta obligación como un formato más que hay que cumplir. Debemos verlo de una manera más estratégica y no como un problema tecnológico. Las gestiones de los documentos electrónicos ayudan a ser más eficientes, proporcionan mayor seguridad informática, ahorran tiempo y evitan incurrir en inconsistencias y errores que podrían traducirse en multas y dolores de cabeza innecesarios.

El error de muchas empresas, es que interpretan esta obligación como un formato más que hay que cumplir.

¿Cuál es su recomendación para que esto no suceda?

Debe existir una trazabilidad en los procesos de las diferentes áreas para que la transacción base sea la misma y así se puedan mitigar riesgos. Una mayor sinergia entre las áreas financiera, contable, impuestos y recursos humanos de las empresas, de tal forma, que puedan adquirir un software de nómina cloud verdaderamente robusto que dé solución a la totalidad de sus requerimientos.

 

¿Cuántos son los proveedores de software certificados por la DIAN?

El mercado colombiano cuenta con alrededor de 90 proveedores de servicios tecnológicos autorizados por la DIAN con diferente tipo de soluciones.

 

Concretamente, ¿Qué ofrece Heinsohn?

Heinsohn ha invertido una suma muy importante en su producto Heinsohn Nómina y sigue invirtiendo en nuevas funcionalidades. Este producto es lo suficientemente flexible para ajustarse a las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Otra ventaja contundente es que sus clientes operan en la nube, facilitando su administración y brindando mayor seguridad frente a las posibles amenazas internas y externas. Con Heinsohn, las empresas no tienen que buscar intermediarios, todo se integra con la solución que brinda la herramienta que es bidireccional. En un mismo módulo, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN, al tiempo que el trabajador puede consultar su información, sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso. Lo anterior optimiza los tiempos, lo que se ve reflejado también en un ahorro económico.

 

¿A qué tipo de empresas va dirigido este producto?

A cualquier tipo de organización, tanto privadas como públicas. Lo interesante es que contamos con una oferta diferencial para cubrir las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Nuestro software es lo suficientemente flexible para ofrecer soluciones que responden, tanto a organizaciones con cinco empleados, como a aquellas con más de doce mil.

 

¿Después de la Nómina Electrónica, que sigue?

Estamos atentos a que se aprueben nuevos documentos electrónicos como es el caso de nómina por horas, soporte de costos y gastos en compras, documentos equivalentes, facturas de importación entre otros. Indudablemente estamos preparándonos para lo que viene, con la misma flexibilidad comercial que nos caracteriza, no solo en Colombia y Ecuador sino customizando nuestros servicios de gestión humana y nómina para otros países en Centro América.


 

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PERFIL
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Vivo en la intersección del marketing y la tecnología. Cuento historias de innovación y negocios desde 1993, primero desde las revistas ComputerWorld y PC World. Luego en Cromos, Cablenoticias, Latinpyme, IT Manager y Gerente. Soy consultor de comunicaciones y content marketing. Premio Nacional de Periodismo CPB.

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