El rol determinante de la alta dirección en proyectos ERP
El éxito del ERP depende del apoyo de la cúpula directiva, lo que a su vez motiva a los empleados y facilita su adopción.
Sergio Alejandro Sirenko, 1Ci
Dicen que la optimización empresarial es un paso crítico para lograr el crecimiento y adaptación para la supervivencia del negocio. Un desafío diario en el cual, la implementación de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) emerge como la clave para gestionar correctamente los procesos internos.
Implementar un ERP es fundamental para las empresas ya que integra procesos, mejora la eficiencia, facilita la toma de decisiones basada en datos, ayuda a adaptarse a cambios y promueve el crecimiento.
Por si esto fuera poco, con un ERP, las empresas pueden gestionar todas sus operaciones de manera centralizada, optimizar procesos, obtener información en tiempo real para tomar decisiones y —algo valioso— adaptarse rápidamente a los cambios del mercado para escalar el negocio sin problemas.
Sin embargo, este paso crucial puede convertirse en un verdadero desafío debido a la complejidad y la variabilidad de cada empresa, así como a la resistencia al cambio por parte de los usuarios.
CONCIENTIZACIÓN DE USUARIOS
Precisamente son los usuarios quienes deben someterse a sesiones de capacitación y supervisión antes y durante la implementación del ERP. No seguir esta simple regla puede derivar en datos inexactos y distorsionados que —a la postre— afectarán la precisión de la información disponible para la toma de decisiones.
«Durante este proceso el apoyo de la dirección es importantísimo, ya que les permite a las personas encargadas de la implementación operar con suficiente autoridad, así como mostrar a los empleados la importancia y el apoyo que tienen los directivos al proceso de implementación”, me contó Sergio Alejandro Sirenko, business development manager para Latinoamérica de 1Ci, una firma que ayuda a acelerar la digitalización empresarial.
Este reto es crucial para lograr un verdadero cambio y resultados positivos, ya que, sin el ingreso de la información correcta, el ERP no podrá proporcionar datos reales ni útiles a los tomadores de decisiones, y el proyecto será en vano.
TIEMPO Y PACIENCIA
Para Sirenko, la anhelada transformación no se consigue un cambio inmediato de la noche a la mañana. “Es algo que toma tiempo y exige perseverancia”, acota.
Es un gana-gana de dos extremos. En un lado, el proveedor, que debe ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada empresa para asegurar una entrega eficiente de información.
Y en el otro, el cliente, “que juega un papel crucial al comprometerse internamente con el cambio promoviendo una cultura que favorezca la adopción de nuevas herramientas y propicie un cambio genuino y duradero en la empresa», prosigue Sirenko.
Pues bien, la llegada de los sistemas ERP surgió como una respuesta a esta necesidad de poner a hablar correctamente a proveedores con clientes.
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¿Y EL PRESUPUESTO?
Ahora bien, un factor clave en el éxito de la implementación es el presupuesto para el ERP y así lo plantea Sirenko: “Es en este punto donde la experiencia del implementador y la obtención de información precisa del cliente son fundamentales”.
¿Cómo es eso? Pues resulta que las desviaciones del presupuesto suelen ocurrir por falta de información inicial o demoras durante la implementación tanto del lado del proveedor como del cliente. “Durante este proceso, es esencial comprender los roles de todos los implicados y respetar el alcance del proyecto», sugiere el directivo de 1Ci.
Pasemos a la eficiencia ¿Cómo se puede medir el cambio? Sirenko revela algunos ejemplos positivos producto de la implementación de su ERP, que incluyen la liberación de hasta el 50% de tiempo a los gerentes y administradores de los departamentos y negocios, así como un aumento del 40% en eficiencias del procesamiento de pedidos.
También una reducción del 30% de exceso de inventario y una reducción de gastos de producción, operativos y administrativos del 40%.
ANTES Y DESPUÉS
Ante tales métricas, Sirenko declara que: “1Ci y nuestros partners siempre buscamos establecer un antes y después de la implementación y medir los indicadores principales de las empresas en estos dos puntos de tiempo para poder llegar finalmente a los resultados anteriores”.
Sea cual fueren los resultados, la implicación activa de la alta gerencia es esencial, ya que actúa como un catalizador en la implementación, algo realmente crucial para el éxito del proyecto.
“Los empleados, al percibir su respaldo, se motivan y comprenden la importancia de seguir el proceso. Si la alta dirección no muestra interés, los empleados probablemente lo perciban así también”, remata el directivo. “Sin su orientación y ejemplo, es poco probable que el proyecto sea un éxito; por ello, los implementadores necesitan el respaldo y la autoridad tanto del cliente como de su dirección para lograr un cambio real y una transformación digital efectiva en la empresa.»
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