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Actualmente, las empresas del sector de la tecnología cuentan con productos y servicios que, desde el punto de vista técnico, satisfacen en su totalidad las necesidades de la administración pública. Sin embargo, muchas veces no logran un acercamiento eficaz con las entidades y no pueden dar a conocer sus ventajas competitivas casi siempre debido a la falta de capacitación que tiene el personal del área comercial en este tema. Lo cierto es que las empresas deben estar listas para asumir el reto y superar la barrera que en ocasiones supone el acercamiento efectivo al sector gobierno. Por lo tanto, para asumirlo y lograrlo les aconsejo tener en cuenta estos cinco aspectos principales:
- Tener conocimiento general del presupuesto estatal y específico de los planes de compras de las entidades públicas.
Así como se tiene un cronograma a nivel interno que permite apoyar al cliente del sector privado de acuerdo a la estructuración y planeación del presupuesto de cada empresa, las empresas que quieren acercarse al sector estatal deben tener un conocimiento, por lo menos básico, de la estructuración de los presupuestos a nivel estatal, ya sea nacional o regional, de acuerdo a su plan de cobertura y además deben tener un conocimiento específico de los planes de compra que dichas entidades van a llevar a cabo en el término del año fiscal, todo esto con la finalidad de estar atentos oportunamente a la participación en procesos públicos de selección.
- Identificar claramente las entidades, oficinas o departamentos que tienen necesidades que puedan ser satisfechas con su producto o servicio.
De acuerdo al conocimiento que se adquiera respecto a los planes de compra, cada entidad tendrá presupuesto asignado para cada oficina o departamento interno. En este proceso, usted ubicará las dependencias que tienen el deber de satisfacer las necesidades estatales en las que encaja su producto o servicio y así le será más fácil ubicar, en el portal de compras del estado colombiano, los procesos o proyectos que estas entidades publiquen con la finalidad de que la ciudadanía participe en los procesos públicos de selección. «Debe ubicar las dependencias que tienen el deber de satisfacer las necesidades estatales en las que encaja su producto o servicio.»
- Contar con condiciones jurídicas, financieras y de experiencia correctamente registradas en el RUP
La idea de participar en procesos públicos de selección no podrá hacerse realidad hasta tanto su empresa se encuentre debidamente registrada en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, con jurisdicción en el lugar de domicilio de su empresa pues de lo contrario, el incumplimiento de este requisito invalidará su participación en el proceso. Este registro permite tener claras las condiciones jurídicas, financieras y de experiencia con las que usted cuenta y de esta manera identificar las oportunidades en las que puede participar activamente. Asegúrese de contar con una inscripción que esté en línea con los objetivos finales de su empresa, y aproveche al máximo la experiencia con la que su organización cuenta.
- Tener claridad sobre las condiciones jurídicas en que se pueden ofrecer con mayor ventaja comercial los bienes y servicios.
Cada bien o servicio comercializado por su empresa, tiene una mejor forma de ser ofrecido jurídicamente y esta forma debe estar clara al momento de presentar ofertas o al momento de decidir sobre la participación en procesos de contratación. Por ejemplo, algunas empresas de tecnología venden productos que permiten la venta independiente del mismo sin necesidad de adquisición de productos adicionales, otras venden el producto a determinado precio solo bajo la condición de adquirir el licenciamiento adicional con el que el mismo se ofrece, y otras en cambio, ofrecen el licenciamiento ilimitado bajo la condición de compra o comodato de ciertas cantidades de equipos. Todas estas formas jurídicas de venta, licenciamiento, comodato de equipos, etc. deben estar claras para saber en qué tipo de procesos encaja la empresa y bajo qué condiciones resulta más ventajosa la participación. «Las formas jurídicas de venta, licenciamiento, comodato de equipos, etc. deben estar claras para saber en qué tipo de procesos encaja la empresa».
- Contar con personal capacitado en el área comercial, con conocimiento del sector estatal y sus procesos específicos.
Las ofertas que se presentan a clientes del sector privado, se presentan en condiciones de competitividad totalmente diferentes a las ofertas que se presentan en el marco de procesos de selección en el sector estatal. Para el manejo de ofertas con el Estado es importante capacitar al área comercial en los tipos de procesos públicos que manejan las entidades y la normatividad que se aplica a cada uno, en adición a sus formas y tiempos. Aunque sobre ello se debe tener un conocimiento mínimo, es importante conocer del tema para garantizar al mismo tiempo una calidad en la oferta que se presenta.
Finalmente, le recomiendo hacer un plan de acción para la introducción de su empresa en este tema que tenga en cuenta la capacitación del área comercial y la identificación previa de los objetivos a lograr. Cualquier inquietud no dude en consultarme en info@abogadotic.co o por medio de nuestra cuenta en twitter @NODAbogada.
*Tenga en cuenta que los presupuestos estatales pueden ser consultados en las páginas web de las entidades y los planes de compra en la página de contratación del estado colombiano.
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