Las relaciones entre la administración, la Junta y la Auditoría en tiempos de pandemia

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

La actual pandemia ha impactado múltiples aspectos de la vida diaria de las personas y de las compañías debido a su complejidad e incertidumbre. Aún parecen faltar meses para contar con una vacuna efectiva y accesible para la mayoría de la población y por tal razón ha habido importantes afectaciones económicas, que han puesto a las empresas en una dinámica novedosa y de adaptación para procurar su supervivencia.

Uno de los principales cambios que se ha observado al interior de las compañías tiene que ver con las relaciones entre la administración, la Junta y la Auditoría. Ante la falta de claridad en el comportamiento de los mercados y de las relaciones entre gobiernos, incluso locales, a lo que se suma la incertidumbre por el impacto de la pandemia en el mediano y largo plazo y las dificultades propias de las compañías, la manera en que se relacionan los órganos de dirección y control ha cambiado radicalmente.

Los contactos frecuentes y los esquemas ágiles empleados al inicio de la pandemia por parte de los directores, ejecutivos y auditores, como respuesta a la gestión de crisis poco a poco fueron adquiriendo normalidad. La separación entre las funciones de gobierno y gestión se ha desdibujado y la toma de ciertas decisiones individuales ahora es conjunta. Tanto para garantizar una toma de decisiones eficaz como para apoyar la gestión, se ha vuelto común que la junta apruebe las políticas de la empresa en relación con la asignación de recursos y la salud y seguridad de los empleados. La Junta o Consejo han proporcionado apoyo a la gerencia visto bueno a ciertas decisiones que normalmente no subirían al nivel de la junta, pero que en las actuales circunstancias tienen una incidencia significativa en la vida de las empresas.

En la medida en que la pandemia avanza, ciertos cambios que parecían temporales se han vuelto permanentes. Cambios en procedimientos, rutinas de trabajo, ubicaciones físicas, etc., se han modificado y ello ha impactado la labor de la auditoría, que ha tenido que adaptarse a nuevos esquemas de trabajo, revisiones remotas, uso intensivo de la tecnología, entrevistas virtuales y otro gran número de cambios en el quehacer diario.

Los miembros de Juntas y Consejos que cuentan con experiencias en otras crisis pueden hacer valiosos aportes a la gestión en las actuales circunstancias. De ahí que el contacto más frecuente con la alta dirección sea valioso, así como su participación en la toma de decisiones. En esta nueva realidad, los auditores deben comprender la conveniencia o necesidad de este proceder y hasta que punto se afectan los roles de gobierno y dirección.

La comunicación corporativa ha cambiado drásticamente durante la pandemia con el propósito de crear una mejor alineación entre gobierno y gestión. Han variado los destinatarios, los contenidos en las comunicaciones internas y externas y la frecuencia, entre otros cambios. Ahora más que nunca, los accionistas, los inversionistas, los proveedores y el público en general esperan de las compañías más y mejores respuestas a la crisis, por lo que la alineación es crucial para entregar respuestas efectivas y eficientes al escrutinio público.

Al interior de las compañías hay cambios en la manera en que los equipos de la dirección, la auditoría  y la junta o consejo se están comunicando. En un entorno en el que las decisiones empresariales pueden afectar el bienestar, la salud y la seguridad de la fuerza de trabajo o tener impactos en la situación financiera de la organización, es esencial que los líderes corporativos tengan la información necesaria para garantizar la supervivencia de la empresa. Ciertas industrias tales como la hotelería, el turismo y el transporte, por ejemplo, requieren que sus comunicaciones respondan a las expectativas de grupos tan diversos como organizaciones gubernamentales, reguladores, accionistas, empleados y clientes entre otros.

Ahora los miembros de junta o consejo cuentan con información frecuente, en algunos casos diaria, acerca de las operaciones de las compañías puesto que las circunstancias han hecho que la planificación a largo plazo varíe con frecuencia. La información sobre las condiciones de salud pública, las posibilidades de acceso seguro a los lugares de trabajo, las políticas de gobierno, la seguridad de los clientes, el trabajo remoto y las restricciones de viaje están teniendo prioridad y son temas relevantes para las responsabilidades de planificación y supervisión de la junta.

Con un mayor volumen de información e incrementos en la frecuencia de comunicación entre la gerencia y la junta o consejo, las evaluaciones de la auditoría y sus opiniones sobre cifras y datos implican cambios en la frecuencia de evaluación y el alcance de las revisiones. Los auditores deben identificar la información relevante para su análisis y no dedicarse a probar cada cifra y cada informe. No hay que perder tiempo valioso en actividades rutinarias y operativas que no aportan valor en perjuicio de evaluaciones a temas críticos que afectan el logro de objetivos.

Otro asunto que es necesario considerar es la nueva normalidad o lo que se prevé acontecerá luego de la pandemia. Anteriormente, los miembros de junta o consejo no participaban en las operaciones diarias, para evitar ineficiencias e intromisiones. Ahora, luego de tener una participación más activa requieren planear como deben ser las relaciones entre los órganos de gobierno, control y gestión en el futuro. No es claro si el actual entorno participativo cambiará pronto. La frecuencia de las comunicaciones y los temas tratados podrían modificarse radicalmente.

Los auditores deben entender la nueva realidad y estar atentos a cuáles cambios serán permanentes y que situaciones volverán a retomar la dinámica existente antes de la pandemia. Deben ser proactivos frente a temas como los siguientes:

• Retorno a funciones y responsabilidades originales por parte de la Junta o Consejo frente a la administración de la compañía
• Frecuencia de las reuniones de comités
• Contenido de las comunicaciones y necesidad de evaluar datos y cifras
• Necesidad de aprobación de decisiones administrativas por parte de la Junta o Consejo
• Cambios en la planeación de actividades
• Frecuencia y contenido de informes y reportes de auditoría

La actual situación de crisis ha traído diferentes lecciones aprendidas. Las sinergias entre habilidades y capacidades de los miembros de los órganos de gobierno, control y dirección de las empresas han mostrado la importancia de un conocimiento multidisciplinario y cierta flexibilidad en la toma de decisiones aprovechando experiencias y habilidades de diferentes actores. La necesidad de anticiparse a los riesgos y sus impactos y la construcción de escenarios posibles con base en las circunstancias presentes requieren de auditores con una mentalidad abierta pero crítica y escéptica frente a la realidad. La innovación y la disrupción en procesos y metodologías para evaluar procesos y riesgos se constituyen en herramientas vitales para superar la actual crisis con éxito. La colaboración y la comunicación siguen siendo primordiales a medida que la crisis sigue su curso.

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia