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Si te estás preguntando cuáles son los beneficios del uso de software para la recepción en hoteles has llegado al lugar indicado, ya que, si tienes un negocio hotelero y estás pensando en renovar el sistema de gestión de tu negocio, puedes estar seguro que un PMS (Property Managment System) es sin duda alguna una la herramienta para la gestión de tu propiedad que necesitas.
Los sistemas de gestión manuales que utilizaban los negocios hace 20 años han dejado de ser útiles y estos simplemente dificultan el trabajo, ocasionan errores y perdida de recursos y de tiempo. Es por este motivo que en esta ocasión te queremos hablar sobre las principales ventajas y beneficios del uso de lo último en tecnología de recepción, para que así tengas claro por qué es realmente recomendado que actualices tu negocio y utilices un software para la recepción.
¿Qué son y para qué sirven los softwares para la recepción en hoteles?
Un software para la recepción en hoteles sirve gestionar las tareas y los registros que están relacionados con los huéspedes que se hospedan en un hotel, motel, camping, hostal y cualquier negocio de alquiler vacacional. De forma que actualmente destaca como una de las mejores opciones para conseguir la mejor optimización y eficiencia en la recepción de tu hotel.
Gracias a que estas herramientas permiten optimizar las funciones que anteriormente tenían que hacer los empelados de forma manual, estos softwares hoteleros dejan que los trabajadores del hotel puedan gestionar su negocio de una forma más eficiente. En gran parte esto se debe a que permiten ver la información en tiempo real, lo que termina mejorando la toma de decisiones y ahorrar tiempo en la organización.
Es importante que tengas en cuenta que los sistemas PMS funcionan como la plataforma central, es decir que además de permitir gestionar algunos aspectos de tu negocio como la gestión de perfiles de clientes, reservas, inventario, etc., se puede conectar con otras herramientas como los CMS, sistemas de gestión de revenue managment o el channel managaer
Aunque lo cierto es que el número de herramientas con las que se puede conectar es muy amplio, ya que también podemos incluir otros servicios de terceros y herramientas, pudiendo hacer la conexión a través de una API, lo que aumenta drásticamente las funciones que la herramienta de gestión puede realizar. En pocas palabras, se puede conectar con todos los softwares y aplicaciones que puedes necesitar para una gestión efectiva de tu hotel o negocio de alquiler.
El funcionamiento de las herramientas para la gestión de propiedad
Muchas personas cometen el error de pensar que el funcionamiento de estas herramientas es muy complejo, motivo por el que suelen prescindir de ellas. Sin embargo, debes de tener en cuenta que su funcionamiento es más sencillo de lo que podrías imaginar, comenzando por el hecho de que las funciones básicas del software para la recepción en hoteles son muy sencillas.
Por ejemplo, cuando llega un huésped para hacer check-in, los trabajadores del hotel reciben la reserva del huésped a través del PMS, la cual se pudo haber introducido directamente en el software, a través de un motor de reservas o de un OTA. Incluye toda la información relacionada a la reserva como el tipo de habitación, su precio, la fecha de llegada y de salida e incluso información sobre el perfil del huésped, como los datos de su tarjeta de crédito y la información de contacto.
Anteriormente los PMS permitían facilitar de cierta forma los procesos, pero aún requerían que los trabajadores ingresarán la información del huésped, como el check-in y los cargos extra, para luego contabilizarlos con el cliente cuando hacia su check-out y procesarlos. Sin embargo, en la actualidad existen una gran cantidad de softwares que automatizan todos los flujos de trabajo y optimizan el trabajo de recepción. Esto cubre desde la entrada de los huéspedes, todos los cargos que hagan durante su estancia y hasta la salida.
Principales beneficios del del uso de software para la recepción en hoteles
A lo largo de este artículo ya te hemos hablado sobre algunas de las principales ventajas que aporta esta herramienta, pero con el fin que tengas muy claro cómo se puede ayudarte a mejorar y automatizar los procesos de tu hotel o negocio, queremos destacar los principales beneficios del uso de este tipo de software:
Permiten ofrecer un mejor servicio
Gracias a que el software permite automatizar la gran mayoría de las tareas diarias repetitivas que terminan consumiendo gran parte del tiempo y esfuerzo del personal, los trabajadores pueden invertir más tiempo en mejorar la experiencia de los huéspedes, lo que termina reflejándose como un incremento en los ingresos obtenidos y posiblemente un cliente que regrese.
Eliminan errores humanos
De la mano del beneficio anterior, gracias a la automatización de ciertos procesos y a una mejor gestión de la información o los clientes, se evita procesar de forma manual información. Esto no solo permite ahorrar tiempo, sino que evita errores humanos en el procesamiento de la información.
Esto termina siendo especialmente útil al momento de procesar los pagos, ya que al utilizar un sistema de pagos integrados los cálculos se hacen de forma automática. Simplemente se tiene que deslizar la tarjeta o dar un toque para que los datos de la tarjeta queden guardados en el perfil del huésped dentro del sistema.
Mejora la eficiencia
¿Alguna vez llegaste a un hotel y tuviste que esperar varios minutos a que el empleado procesará la información y te diera tu habitación? Con el uso de un software para la recepción en hoteles todo el proceso se hace casi de forma automática, pudiendo realizar tanto el check-in y el check-out mucho más rápido, consiguiendo que la experiencia general del cliente será mejor.
Mejora las estrategias y toma de decisiones
El hecho de tener todas las áreas del hotel dentro de un mismo gestor te permite tener información y cuentas claras. El procesamiento de datos automático y el procesamiento de informes permiten que todo el personal del hotel tenga más tiempo para analizar la información y poder crear estrategias que permitan generar mejores resultados. Incluso hay herramientas que dan consejos en sus análisis con el fin de que se mejore la eficiencia el negocio.
Como puedes ver, la optimización y eficiencia en la recepción de un hotel termina jugando un papel muy importante, por lo que es importante contar con las herramientas necesarias para asegurarse de que el negocio realmente está funcionando de la mejor forma posible.
