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Gestionar los contratos de manera centralizada y automatizada se traduce en incremento de ingresos, reducción de costos y disminución de riesgos. 

José Manuel Jiménez, Webdox.

José Manuel Jiménez, Webdox.


Los contratos son muy importantes para cualquier organización. Forman parte de su base, ya que definen los alcances y reglas de un negocio. Son necesarios para minimizar riesgos, evitar conflictos y asegurar que se cumpla la legislación vigente. Pese a esto, históricamente los contratos no han recibido la suficiente atención que ameritan. Son documentos ‘invisibles’, almacenados desorganizadamente en largas cadenas de correos electrónicos o archivados en obsoletos medios físicos y mal gestionados.

La transformación digital, sin embargo, ha acelerado la importancia de digitalizar y gestionar los contratos, considerándolos uno de los activos más importantes de las organizaciones, haciéndolos visibles y tomando conciencia del valor que generan a todos los procesos, propone José Manuel Jiménez, CEO de Webdox. “Es en este contexto donde toma gran importancia la gestión del ciclo de vida de los contratos”.

Es decir, el proceso que determina todas las etapas por las que atraviesa un contrato, desde que se solicita, hasta que se termina o renueva.

 

¿Cómo se benefician las organizaciones al gestionar sus contratos de forma digital?

Una plataforma de CLM (Contract Lifecycle Management) ayuda a gestionar de forma dinámica y sistemática el ciclo de vida de un contrato. No solo lo digitaliza, sino que toma por completo el proceso de generación, redacción, negociación, aprobaciones, firma y seguimiento de obligaciones. Queda alojado en la nube, facilitando la interacción entre múltiples áreas de una compañía.  Tener la capacidad de gestionar los procesos contractuales de manera centralizada y automatizada se traduce en eficiencia, incremento de ingresos, reducción de costos, disminución de riesgos y mejoramiento del cumplimiento en cada organización que aplique estas buenas prácticas.

 

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¿Funciona como servicio?

Así es. Webdox CLM busca que los acuerdos de una organización estén disponibles y ordenados en línea. Para ello, ofrece una solución de software como servicio (SaaS), operada en la nube. Esta solución responde a las necesidades del usuario con una interfaz intuitiva que ahorra tiempo y costos, siempre con foco en la automatización y digitalización contractual.

Entonces, ¿Cuáles son los beneficios?

Gracias a la plataforma, es posible acelerar los procesos de venta de las empresas a través de contratos digitalizados y automatizados, reduciendo hasta un 85% los tiempos asociados a cierres de acuerdos. Además, estandariza y optimiza la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización. También controla por completo el cumplimiento de las condiciones contractuales, permitiendo extraer el máximo rendimiento en cada negocio, minimizando las pérdidas de valor. De igual forma, gestiona reportes de todo el ciclo de vida de un contrato, con el fin de entender indicadores de eficiencia, calidad y cumplimiento de contratos con clientes, proveedores y personas.

 

¿Cómo se integra a las tecnologías existentes?

Hemos identificado que, con la expansión del uso de la firma electrónica y la digitalización de la información, todas las industrias requieren del apoyo de una plataforma CLM. Nuestra hoja de ruta para 2022 incluye el lanzamiento de una serie de mejoras y nuevas funcionalidades en nuestro CLM. Esto incluye: automatización de los procesos de contratos, integración con sistemas de ventas, compras, sistemas de inteligencia de datos y firmas electrónicas; lo mismo que nuevas herramientas que facilitan la negociación, seguimiento, automatización y administración contractual, para que todo tipo de empresas colombianas puedan lograr mejores contratos.

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¿Y el cumplimiento regulatorio?

Para garantizar la validez legal en Colombia de las firmas electrónicas simples emitidas a través del software Webdox CLM, nos hemos certificado en las normas ISO/IEC 27001:2013 e ISO/IEC 27018:2019 para la seguridad de la información. Asimismo, nuestra firma electrónica cumple con los requisitos de la regulación colombiana en materia de autenticidad e integridad de los documentos firmados electrónicamente. Una vez firmado un documento con la firma electrónica simple integrada al software, se genera un certificado digital que le entrega validez jurídica al documento y autentifica la identidad del firmante. De esta forma se garantiza que la firma es segura.

 

¿Qué papel juega Colombia en su proceso de expansión y crecimiento?

El fortalecimiento de la operación en Colombia constituye un paso clave dentro de nuestra estrategia de expansión. La economía colombiana es una de las más fuertes de la región. Ha comprobado ser una de las de mejor desempeño en la pandemia, como también una de las de más rápida apropiación de tecnologías digitales. Esto nos ha llevado a avanzar con varias de las empresas top 500 más grandes del país. Algunos de nuestros principales clientes son: Telefónica Colombia, Postobón, Coosalud, Almacenes Flamingo, Melexa y Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. En cuanto a nuestro equipo de Webdox en Colombia, incorporamos nuevos talentos en las áreas de Marketing, Ventas y Customer Success.

 

Finalmente, ¿Cuál es su proyección de crecimiento en Latinoamérica?

En 2021 crecimos un 80%. Esto se traduce en la gestión de más de 3 millones de contratos para un número aproximado de 300 clientes en 12 países. En 2022 tenemos planeado crecer muy fuertemente en la región. El porcentaje esperado es 200%, apalancado en la reciente ronda de inversión Serie A de $7,3 millones de dólares. Ahora bien, planeamos continuar nuestra expansión para penetrar fuertemente el mercado en los próximos 4 años. La idea es convertirnos en una startup ‘unicornio’ para alcanzar un valor de $1.000 millones de dólares. Asimismo, queremos llevar Webdox a los cinco continentes y ser líderes mundiales en la gestión del ciclo de vida de los contratos.


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Vivo en la intersección del marketing y la tecnología. Cuento historias de innovación y negocios desde 1993, primero desde las revistas ComputerWorld y PC World. Luego en Cromos, Cablenoticias, Latinpyme, IT Manager y Gerente. Premio Nacional de Periodismo CPB.

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